Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке  с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

  Заголовок приказа должен отвечать  на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую  часть приказа опускают, если причина  издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная  часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от 1-го лица единственного  числа. Каждое поручение оформляется  в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя  или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные  задания они формулируются в  виде подпунктов. Каждый пункт или  подпункт распорядительной части приказа  содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе  перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение и указание — правовые акты, издаваемые руководителем организации (предприятия, учреждения) действующим на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение  и указание оформляются по тем же правилам, что и приказ. Вместо ключевого слова « П Р И К А З Ы В А Ю » используются «П Р Е Д Л А  Г А Ю»,                                   «О Б Я 3 Ы В А Ю», « Р Е К О М Е Н Д У Ю » . Короткие распоряжения и указания могут не иметь заголовка. В текстах часто отсутствует констатирующая часть.

Кроме того, распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем  коллегиального органа.

Визы  проставляются в нижней части  оборотной стороны листа.

Деятельность  организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение) — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных  органов, ход которых фиксируется  в протоколах.

По  оперативным вопросам издаются распоряжения.

Текст постановления, решения состоит  из двух частей — констатирующей (описательной) и распорядительной (постановляющей).

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, объясняет мотивы предписываемых действий.

Иногда  постановление (решение) не нуждается  в вводной части, тогда его  текст начинается с указания органа, издающего постановление, и ключевого  слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Распорядительная  часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование коллегиального органа (совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть.

Распорядительная  часть делится на пункты, как и  в приказе.

В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ».

Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А4.

Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа.

Ознакомительные визы проставляются в нижней части  оборотной стороны листа.

Литература

• Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти  и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова,  С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.:  ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.
• Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.
• Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰» , 2006. - 520 с.
• Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.
• Ермолаева А.В. Документ субъектов РФ./ А.В Ермолаева.- М.: Юристъ, 2005.- 158 с.
• Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰» , 2006. - 520 с.
• Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков  – М.: Март, Ростов н/Д: Март, 2004. -336 с.

9. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Система справочно-информационной документации.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

• организационно-правовые документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим сообщить);
• от первого лица единственного числа (считаю необходимым);
• от третьего лица единственного числа (ВНИИДАД считает возможным).

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол  оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол  содержит следующие реквизиты:

• наименование организации-автора;

• наименование вида документа (протокол);

• дату (заседания);

• регистрационный номер;

• место (заседания);

• гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.

Регистрационный номер протокола — это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов:

• он отвечает на вопрос «чего?»;

• содержит указание вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание, совещание);

• содержит название коллегиального органа в родительном падеже.

Название  вида заседания согласуется с  названием коллегиального органа, например: «совещания студенческого совета», «заседания комиссии», «собрания трудового  коллектива».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной  части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности.

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке.

Приглашенные - должности и фамилии

Если  присутствующих более 10, указывается  их общее количество, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».

Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повестки дня.

Каждый  вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с  предлога «О» («Об»).

Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

• «СЛУШАЛИ»;

• «ВЫСТУПИЛИ»;

• «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

После двоеточия на следующей строке с  абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если  имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после  фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются  в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе  полностью, т. к. является наиболее важной его частью.