На
обложке дела в верхней части
указывается: наименование организации,
над ним (если оно есть) - наименование
вышестоящей организации, под наименованием
организации - наименование структурного
подразделения.
В
середине обложки указывается индекс
дела по номенклатуре. Например: «Дело
№ 01-91». Затем из номенклатуры дел
точно переносится заголовок.
Дата,
указанная на обложке, означает дату
заведения дела, тома, части.
Внизу
обложки указывается срок хранения
(из 4 графы номенклатуры дел).
Образец
обложки дела приведен в примере
7.
Пример 5
Пример оформления обложки дела
Принципы систематизации документов
внутри дел.
Формирование
дел состоит из распределения и группировки
документов по делам, расположения документов
внутри дел в определенной последовательности.
По окончании календарного года обложку
дела нужно дооформить: проставить количество
листов дела и уточнить крайние даты томов.
Признаки
группировки документов дела:
- номинальный - указывает
на вид документов, подшиваемых в дело;
- авторский - в заголовках к распорядительным
документам, протоколам, отчетам, планам
после указания вида документов указывают
автора;
- предметно-вопросный
(основной), отвечающий
на вопрос «о чем документы?». Следует
помнить, что в дело могут быть подшиты
документы только по одному вопросу;
- корреспондентский - определяется
по реквизиту «Адресат» или по названию
корреспондентов организаций, от которых
будут получены документы;
- хронологический - содержит указание о том, за какой
период сгруппированы документы в деле;
- географический, при
котором в дело группируют документы нескольких
организаций, объединенных признаком
территориальности (региона).
Для
дел, содержащих особо ценные документы,
а также для личных дел составляют внутреннюю
опись, в которую включают каждый подшиваемый
документ. Опись помещается в начале дела.
Основные требования к формированию
дел
При
формировании дел необходимо соблюдать
следующие требования.
1.
В дела группируются документы
одного календарного года, исключение
составляют: переходящие дела, личные
дела, которые формируются в течение
всего периода работы данного
лица в организации; документы
выборных органов и их постоянных
комиссий, депутатских групп, которые
группируются за период их
созыва; документы учебных заведений,
которые формируются за учебный
год; документы театров, характеризующие
сценическую деятельность за
театральный сезон, дела фильмов,
рукописей, истории болезней и
др.
2.
Документы постоянного и временного
сроков хранения группируются
в дела раздельно, чтобы не
усложнять отбор документов на
дальнейшее хранение.
3.
В дело включается один подлинный
экземпляр исполненного документа
или заверенная копия. Не допускается
включение в дело черновиков,
проектов, размноженных копий, документов,
подлежащих возврату. Исключение
составляют копии, которые имеют
резолюции, пометки, являющиеся
дополнением к основному документу.
4.
Каждый документ, помещенный в
дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями
основных положений ГСДОУ и
государственных стандартов.
5.
В делах не допускается разобщение
запросов и ответов, подшивка
сопроводительных писем без приложений
или без отметок об их местонахождении.
Переписка группируется в дело
таким образом, чтобы документ-ответ
помещался следом за документом-запросом.
6.
Дело должно содержать не более
250 листов при толщине не более
4 см.
7.
Небольшие приложения, независимо
от даты их утверждения или
составления подшивают вместе
с теми документами, к которым
они относятся.
8.
Размещение документов внутри
дел производится в хронологической
последовательности. Но документы
могут размещаться и в алфавитной
последовательности, например дела
с предложениями, заявлениями,
жалобами, ходатайствами и обращениями
граждан.
Правила формирования в дела документов
отдельных категорий.
Различные
категории документов имеют свою
специфику систематизации:
- распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;
- протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;
- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;
- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
- документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;
- годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;
- финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;
- документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).
В
пределах этих групп документы располагают
по хронологии. Копии приказов о
наложении взысканий, поощрениях, изменении
фамилии и т.д. в личное дело не
подшивают, так как эти сведения
записываются в дополнение к личному
листку по учету кадров.
Лицевые
счета рабочих и служащих группируют
в самостоятельные дела по алфавиту
в пределах календарного года.
Обращения
граждан формируют в отдельные
дела, используя алфавитный порядок
группировки.
Литература
- Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
- Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/ А.А. Охотников, Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.: Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)/ Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина., Т.А. Быкова и др. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
Нормативная
база кадрового делопроизводства. Состав
и виды кадровой документации. Систематизация,
хранение и уничтожение кадровой
документации.
Нормативная база кадрового
делопроизводства
Требования
к оформлению документов базируются на
нормативно-правовой базе делопроизводства,
которая представляет собой совокупность
законодательных актов Российской Федерации,
правовых и нормативных актов и методических
документов, регламентирующих вопросы
создания, технологию обработки и хранения
деловых документов, а также регулирующих
работу служб делопроизводства на всех
уровнях управления (рис.2).
В целом
нормативно-методическую базу, регулирующую
документирование трудовой деятельности
работников, условно можно разделить на
пять групп.
- Федеральные
нормативные акты, касающиеся трудового
права работников: Конституция Российской
Федерации, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных
правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту же группу
входит ряд Федеральных законов: «О государственной
тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента Российской
Федерации и постановлений Правительства
Российской Федерации.
Рисунок 5 Структура законодательной и нормативной
базы делопроизводства
- Нормативно-методические
документы - по труду, делопроизводству
по кадрам, классификации и стандарты
кадровой документации, архивному делу: Квалификационный
справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
Типовые правила внутреннего трудового
распорядка для рабочих и служащих предприятий,
учреждений и организаций; Межотраслевые
укрупненные нормативы времени на работы
по комплектованию и учету кадров; Инструкция
по ведению трудовых книжек на предприятиях,
в учреждениях и организациях; Государственная
система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), Типовая инструкция
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти; Основные правила
работы архивов организаций; Перечень
типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения, а также общероссийские
классификаторы и ГОСТы.
- Локальные нормативные акты работодателя.
К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего
трудового распорядка; положение о персональных данных
работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале,
о комиссии по трудовым спорам, о структурных
подразделениях и др.
- Литература по трудовому праву, делопроизводству
по кадрам, документированию трудовой
деятельности и др.
- Нормативные документы по кадрам самих
организаций, которые включают как общие нормативные
положения, извлеченные из федеральных
и ведомственных нормативных и методических
документов, так и специфические положения,
применяемые в организациях. К таким документам прежде всего
относятся положения о службе кадров и
должностные инструкции работников.
Состав и виды кадровой
документации
Документация
по личному составу (кадрам, персоналу)
- совокупность документов, в которых зафиксированы
этапы трудовой деятельности сотрудников.
В состав
кадровой документации входят следующие
документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия.
Документы
по личному составу являются наиболее
важными и требуют особой тщательности
и аккуратности при оформлении, ведении
и обеспечении сохранности на
протяжении длительного срока.
При работе
с документами по личному составу
необходимо учитывать, что персональные
данные (сведения о фактах, событиях
и обстоятельствах трудовой деятельности
и личной жизни граждан) согласно Закону
РФ «Об информации, информатизации и защите
информации» относятся к категории конфиденциальной
информации.
Учет
кадров - одна из основных функций, выполняемых
службой кадров. В различные периоды
существования Российского государства
для реализации этой функции составлялись
различные по составу, названиям, форме
и содержанию кадровые документы. В настоящее
время примерный комплекс кадровых документов,
оформляющих учет кадров, условно можно
разделить на две группы:
- документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:
- личная карточка формы Т-2;
- карточка формы Т-4;
- личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
- журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;
- документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:
- приказы;
- заявления;
- штатное расписание;
- структура и штатная численность;
- трудовые договоры (контракты) и др.
Систематизация, хранение
и уничтожение кадровой документации.
- Систематизация кадровых документов
Кадровые документы
являются одним из источников
информации для принятия управленческих
решений для руководства организации.
Они содержат данные о численности
персонала, сведения о должностях
и заработной плате, а также
фиксируют все движение персонала.
Чтобы можно было легко
ориентироваться в таком значительном
массиве данных, его необходимо систематизировать.
Для систематизации кадровых документов
была разрабатывается номенклатура,
и делается опись
Номенклатура в процессе
систематизации кадровых документов
помогает оптимизировать работу
с документами уволенных сотрудников,
вести учет принятых в течение
года работников, а также отслеживать
выплаты ушедшим на пенсию
или в декретный отпуск. Пользователями
этой информации являются не
только сотрудники отдела кадров,
но также и бухгалтерия, и
высшее руководство.
Формирование номенклатуры
дел проводится в течение всего
делопроизводственного года, в ходе
чего она наполняется заголовками
дел, созданных за отчетный
период. В дела заносятся организационно-распорядительные
документы, плановые и отчетные,
а также прочие документы, связанные
с условиями организации и
оплаты труда на предприятии.
Структура номенклатуры
составляется заранее, обычно
в последнем квартале предыдущего
года. В качестве разделов номенклатуры
чаще всего используют названия
структурных подразделений. Ответственный
сотрудник отдела кадров согласовывает
проект номенклатуры с работниками
архивной службы, если таковая
имеется в организации, а затем
подписывает у руководителя кадровой
службы.
При систематизации кадровых
документов и составлении номенклатуры
дел следует учитывать следующие
условия:
• Оформление. Номенклатура
дел составляется в виде таблицы
с такими графами, как: «индекс дела»,
«заголовок дела», «Кол-во дел (томов, частей)»,
«Срок хранения», «Примечания».
• Точное отражение
информации. Заголовки дел должны
быть краткими и отражать свое
содержание. Например: «Документы (планы,
списки, доклады и др.) о проведении
курсов повышения квалификации».
• Идентификация.
Индекс каждого дела должен
содержать порядковый номер дела,
а также часть индекса соответствующего
ему структурного подразделения.