Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Для ведения контроля в ручном режиме с помощью традиционной контрольно- сроковой картотеки используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 33 подвижными разделителями:

• 31 разделитель — это число дней в месяце;
• за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце;
• за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы.

Перед первым разделителем ставят карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения (изменить срок исполнения разрешается только по указанию руководителя).

Внутри  разделов карточки располагаются по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки переставляют в часть для исполненных  документов.

В последних числах месяца (за 2-3 дня) карточки, находящиеся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

После снятия документа с контроля контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки  и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Наиболее  рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на компьютере.

Автоматизированная  система позволяет легко контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задания и требующие их исполнения.

Постановка  документа на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (контрольная дата)» в РК документа.

При ведении  текущего контроля ответственный за контроль исполнения ежедневно вызывает на экран компьютера (а при необходимости и распечатывает) список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает в этот день. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной  почты, предупреждение исполнителю  о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться в автоматическом режиме на компьютер исполнителя.

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система дает возможность просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, документов, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой их по срокам, исполнителям, видам. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации  следует сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме (рис. 7-9).

Рисунок 1.- Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

 

Рисунок 2.-Пример формы справки о документах, числящихся за исполнителем

 

Рисунок 3.- Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Для получения  определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий  тип отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15 дней.

В Приложении 10 к ГС ДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения документов. Им нужно пользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству организации.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.

В распорядительных документах срок исполнения указывается  по каждому пункту.

На  документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут  быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.

На  документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу ставится отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель - напоминание исполнителю о том, что документ контролируется.

Второй этап - проверка хода исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения  документа должны идти только через  секретаря.

Помимо  текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или корреспонденту дан ответ по существу.

Третий этап - снятие документа или задания с контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. На обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль  исполнения исходящих документов ведется  исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов /  В.Ф. Янковская // "Секретарь-референт" 2007,  №11
• Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. — 304 с.

23. Организация делопроизводства по обращениям граждан.

Организация приема граждан — одна из важнейших функций службы делопроизводства.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители  или ответственные работники.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются:

• дата приема;

• фамилия, имя  и отчество пришедшего на прием посетителя;

• суть вопроса;

• фамилия  ведущего прием;

• результаты рассмотрения обращения.

При большом объеме работ  такая регистрация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных  карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем  во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными  обращениями.

Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожают, так как  штамп на них может являться доказательством  даты получения документа. Кроме  того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому  конверт сохраняется вместе с  документом до конца решения вопроса  и подшивается в дело.

На самом документе  в нижнем правом углу проставляется  штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения  и начала работы с ним в данном учреждении. К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или  копиях. Их надо скрепить вместе с обращением.

Затем все обращения  передаются на регистрацию, которая  ведется по единой форме. Регистрацию  рекомендуется вести на компьютере или на регистрационно-контрольных карточках (рисунок 4).

 

Рисунок 4. Форма регистрационно-контрольной карточки

 

Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, необходимо выяснить, не является ли данное обращение повторным.

Зарегистрированный документ представляется руководителю или его  заместителю для принятия решения.

По  установившейся практике заявления  и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, разрешается, в порядке исключения, продление сроков до ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Весь процесс рассмотрения обращений  граждан подлежит обязательному  контролю. Контроль за своевременным  разрешением вопросов из рассматриваемых  документов возлагается на должностных  лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Все движение контролируемого  документа, передача его от исполнителя  к исполнителю отмечается на карточке (или в журнале) с указанием  не только фамилии исполнителя, но и  даты передачи ему документа. Обращение  снимается с контроля только после  фактического выполнения принятого  по нему решения, о чем производится отметка в контрольно-ревизионной  карточке. Распоряжение о снятии с  контроля дает лицо, принявшее решение  по данному документу.

Результаты  решения вопроса, поставленного  в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее  делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить  анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или  квартал) составляются аналитические  справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных  решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком, сколько находится на исполнении.

Работник, ведущий текущее  хранение обращений, формирует эти  обращения в дела отдельно от общей  переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все  относящиеся к этому вопросу  документы, собранные в процессе его рассмотрения, то есть каждое обращение  составляет в деле самостоятельную  группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан  хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в справочных и  других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность  всех документов, несут руководители учреждений, организаций и предприятий. Сроки хранения этой категории документов указаны в ст. 56 Перечня типовых  документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного 6 октября 2000 г. руководителем Росархива.

Литература

• Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина,  Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова - СПб.: Питер, 2007. - 224 с.
• Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству.- М.: ИКЦ «Март», Ростов н/Д: «Март», 2005.- 320 с.

24. Задачи  делопроизводственной службы по формированию дел. Принципы систематизации документов внутри дел. Правила формирования в  дела документов отдельных категорий.

Задачи  делопроизводственной службы по формированию дел.

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование  дел способствует оперативной обработке  и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает  порядок в организации делопроизводства учреждения.

Каждое  структурное подразделение формирует  исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
• оформление обложки дела.

Формирование  дела начинается с начала года.

На  каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.