Лекции по «Документационное обеспечение управления»

 Окончательное заполнение  номенклатуры дел происходит  в конце года. На данном этапе  составляется общая сводная номенклатура  дел организации, частью которой  являются дела кадровой службы. Общая номенклатура скрепляется  итоговой записью с подписью  ответственных лиц.

2. Хранение  кадровой документации

С 2000 г. действует новый перечень, который  называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Многие  документы по личному составу  имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении - ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет);
• учета приказов о командировании - ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет;
• учета трудовых книжек и вкладышей к ним - имеет срок хранения 75 лет;
• учета личных дел - имеет срок хранения 75 лет.

3. Уничтожение кадровой документации

Все кадровые документы, имеющие кратковременный  срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Литература

• Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.
• Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/Ю.А. Панасенко.- М.: -РИОР, 2009.-113 с.
• Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе/ Ш.А. Янкович.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 160с.
• интернет - систематизация

26. Номенклатура  дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика разработки  номенклатуры дел. Требования к составлению  заголовков дел. Перечни документов со сроками хранения.

Номенклатура  дел, ее значение и применение в делопроизводстве

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация и учет дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

 Кроме  того, номенклатура дел:

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• является основой для составления актов на уничтожение дел;
• может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатур дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел:

• является нормативным документом;
• содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
• устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
• применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

• устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;
• носит рекомендательный характер;
• допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел  являются методическими пособиями  при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая  организация, учреждение, предприятие  должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Методика  разработки  номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации  состоит из разделов, соответствующих  наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных  подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и  специалистов.

Документы общественных органов включаются в  номенклатуру как самостоятельный  раздел.

Последовательность  расположения разделов номенклатуры дел  соответствует утвержденной структуре  организации. При указании раздела  обязательно проставляется индекс.

Первым  разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что  именно в этом подразделении оформляется  наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 - служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 - плановый отдел, 04 - служба персонала и т. д.

Если  в организации нет структурных  подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения  можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.

Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель  генерального директора, 03 - коммерческий директор и т. д.

Составляется  номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример 6), которая приведена в  Основных правилах работы архивов организации.

 

 

 

 

 

 

 

Пример  6

Форма номенклатуры дел организации

 

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Сначала систематизируют документы  вышестоящих организаций. 

2. Затем дела с распорядительными  документами своего руководства,  коллегиального органа и т.  д. 

3. В последнюю очередь - справочно-информационные  документы (переписка, докладные  записки, справки и т. д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных  дел.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим  образом.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит  из:

• условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел разных структурных  подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По  заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут  быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, от которой получены документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который  нужен не всегда.

Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в  дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел — томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но  данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому  в ряде отраслей созданы ведомственные  перечни, которые содержат заголовки  дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых  не предусмотрен типовым или ведомственным  перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению  архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения, в данной графе  должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки:

• о названиях перечней документов, использованных при определении  сроков хранения дел;

• о заведении дел;

• о переходящих делах на следующий  год;

• о передаче дел в другое структурное  подразделение или в другую организацию;

• о выделении дел к уничтожению;

• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.

Требования  к составлению заголовков дел

По заголовку дела идет поиск  необходимого документа. Заголовки  дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие  виды документов могут быть подшиты  в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется  на основе элементов, располагаемых  в следующей последовательности: