Организация проведения деловых совещаний

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО  «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

       Кафедра управления туризмом 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 на  тему: Организация проведения деловых совещаний 
 
 
 
 
 
 

Студентки

ВШТ, 4 курс, ЗТТ-1                 ____________________                   Ю.В.Букатко 
 

Руководитель   ____________________              
 
 
 
 
 
 
 

МИНСК 2006

 

РЕФЕРАТ 
 

      Курсовая  работа: 36 с., 2 рис., 13 источников, 1 прил. 

      СОВЕЩАНИЕ, ВИДЫ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ, ПЛАНИРОВАНИЕ СОВЕЩАНИЯ, ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ, ЭФФЕКТИВНОСТЬ СОВЕЩАНИЙ 

      Предметом исследования является процесс организации  и проведения деловых совещаний.

      Цель  курсовой работы является  рассмотрение сущности и особенностей делового совещания, изучение технологии проведения деловых совещаний, определение условий эффективности проведения деловых совещаний.

      В процессе работы выполнены следующие  исследования:

1. определены сущность, цели и задачи служебного совещания;
2. выявлены особенности и значение делового совещания;
3. исследована технология планирования, подготовки и проведения деловых совещаний
4. выявлены условия эффективности деловых совещаний.

      Практическая  значимость работы заключается в  том, что основные положения данной курсовой работы могут быть использованы руководителем при подготовке и проведении служебных совещаний. 

      Автор работы подтверждает, что приведённый  в ней материал правильно и  объективно отражает состояние исследуемого процесса, а все заимствованные из литературных и других источников теоретические и методологические положения и концепции сопровождаются ссылками на их авторов.

 

       СОДЕРЖАНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ 
 

      Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

      Деловые встречи-совещания – одна из важнейших  форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

      Современное деловое совещание, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным средством, способным быстро реагировать на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные, рациональные и конкретные решения.

      Как свидетельствует опыт, деловые совещания  не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

      Умелая  организация служебных совещаний — не только условие решения производственных задач, не менее важно то, что она благоприятно влияет и на взаимоотношения людей, стимулируя дальнейшее их развитие. А это, в свою очередь, способно сказаться на росте продуктивности в целом работы организации.

      Тема  курсовой работы является актуальной, потому что совещание при соответствующем  уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

      Цель  курсовой работы – рассмотреть процесс организации проведения совещаний.

      В соответствии с поставленной целью  задачами курсовой работы являются:

      - рассмотрение сущности и особенностей делового совещания;

      - изучение технологии проведения  деловых совещаний;

      - определение условий эффективности  проведения деловых совещаний.

      В написании курсовой работы мне очень  помогли книги таких авторов как: Грошев И.В. и Поздняков А.А. «Служебное совещание» Джули-Энн Амос «Проведение рабочих совещаний», Мартин Д. «Как управлять собраниями», Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента» и «Менеджмент туризма». В этих книгах наиболее полно раскрывается сущность и назначение совещаний, а также процесс подготовки и проведения делового совещания.  
 
 
 
 
 

 

      

1. СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ  
ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ 

      1.1. Понятие делового  совещания 
 

      Совещание (служебное или деловое) – это способ коллективного целенаправленного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Это особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет известную целенаправленность. Это форма организации делового общения коллектива по актуальным для данного коллектива проблемам [1, c. 9].

      Служебное совещание — это:

• один из самых ответственных видов деятельности руководителя;
• воспитательная акция персонала;
• один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, а следовательно, их мотивации;
• инструмент управления причастностью сотрудников к делам подразделения и организации в целом;
• работа коллективного разума в заранее определенный временной период, в заранее обусловленном месте, для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу или проблеме;
• школа профессиональной и нравственной культуры организационного общения;
• важный фактор организации управления [3, c. 14].

      Совещание — едва ли не самый распространенный метод обсуждения и решения проблем. Оно является одним из путей поиска решений. Многие руководители не знают иных способов, при помощи которых можно принять решение. Именно возможность коллективного поиска и принятия решений делает совещание столь популярным и привлекательным.

      Руководители, склоняющиеся к авторитарному стилю  управления, обращаются к совещанию как средству, позволяющему хотя бы для вида «оформлять» собственные единолично принятые решения как коллективные. И это имеет свои выгодные стороны хотя бы потому, что дает все основания заявлять: «Как же так? Почему вы не сделали этого? Ведь мы же договорились...». Руководители, склонные к демократическому стилю управления, могут проводить совещания даже тогда, когда ситуация требует как раз единоличного принятия решения и в них нет никакой необходимости. Они организуют конференции, планерки, «оперативки» и т. д., так сказать, по привычке («посоветоваться никогда не мешает»), считая, что многочисленные, а порой многочасовые совещания и есть главные проявления демократического стиля управления.

      Некоторые руководители гордятся своим умением  организовать и провести любое совещание с любым числом обсуждаемых вопросов, с любым количеством участников и в любое время. Не говоря уже о простых любителях «повыступать» или посидеть в президиуме... Так что в «совещательной страсти» нет ничего удивительного.

      Настоящие управленцы-профессионалы в своей деятельности исходят из следующего принципа. Совещание нужно проводить тогда и только тогда, когда его нельзя не провести. Если есть хоть какая-нибудь возможность решить вопрос иначе, так и следует поступить.

      Деловое совещание в основном целесообразно проводить по следующим соображениям.

      Во-первых, при необходимости принятия по данному вопросу коллективно-коллегиального решения, учитывающего опыт многих работников, особенно специалистов разных направлений деятельности и разных подразделений организации.

      Во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений.

      В-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников, представляющих разные подразделения.

      В-четвертых, когда нужно сделать важное сообщение, которое может породить значительное количество вопросов, требующих немедленного обсуждения и уточнения на месте.