Организация проведения деловых совещаний

      В-пятых, когда необходимо добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных важных и серьезных действий.

      В-шестых, если необходимо проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения некой предстоящей важной работы.

      В-седьмых, когда требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух [6, c. 312]. 
 

      1.2. Цели и задачи  служебного совещания 
 

      Цель  совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможные варианты целей:

• предварительный обмен мнениями;
• подготовка рекомендаций для принятия решения;
• принятие решения по какому-либо вопросу.

      Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень  целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться. Так, если в совещании участвуют представители разных отделов, интересы каждого и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может отрицательно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась возможность диктовать ему производственные графики и планы. Каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний» прав, привилегий и власти.

      Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными интересами. Здесь важно, как влияют решения совещания на его участников и людей, с которыми они работают. Кроме того, каждый думает о том, до какой степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в ходе совещания [6, c. 314].

      Цели  совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов  совещаний являются общими.

      Задачи  совещания:

• сбалансировать интересы отдельных лиц или преодолеть их сопротивление необходимым переменам;
• выработать и оценить пути решения соответствующей проблемы за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем самым повысить чувство ответственности работников благодаря их непосредственному участию в принятии решения;
• привлечь новые источники знаний и опыта;
• дать персоналу возможность посредством соучастия в выработке решений приобрести новые знания и навыки;
• повысить компетентность руководителя:
• установить новые контакты;
• разрешить конфликтные ситуации;
• повысить качество принимаемых управленческих решений в целом;
• избежать непродуманных действий;
• изучить возможность появления последствий при реализации обсуждаемых решений;
• достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельного работника путем предоставления ему поддержки и стимулов;
• привлечь к обсуждению проблемы всех, кто в ней компетентен;
• увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет предоставления им возможности влиять на него;
• сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;
• выработать единую позицию за счет обобщения различных выводов, мнений, суждений и интересов и т.д. [3, c. 21].

      Самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам.

      В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом:

• нахождение оптимального решения проблемы без подготовки предварительного перечня возможных решений путем обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в ходе совещания;
• выбор оптимального решения проблемы из двух или нескольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
• принятие решения, которое руководитель нашел еще до проведения совещания и считает оптимальным, убедив в его правильности сомневающихся [9, c. 215].

      Если  совещание проводится с учетом всех требований, оно позволяет:

• рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе;
• обсудить и принять необходимые решения в области управления;
• определить конкретные производственные задачи;
• назначить лиц, ответственных за их выполнение.

 
 

      1.3. Особенности и значение делового совещания 
 

      Деловое совещание следует отличать от различного вида собраний.

      На  совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал.

      На  совещаниях рассматриваются текущие  конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени.

      Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее [10, c. 174].

      Значение  служебного совещания. Деловое совещание является «генератором», «движущей силой» многих сторон деятельности предприятия. Все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых совещаний. Таким образом, значение служебного совещания для трудовой деятельности человека можно сравнить со значением речи для человечества и его развития в широком смысле.

      Ориентировочно можно выделить следующие основные функции любого делового совещания:

• начало перспективных мероприятий и процессов;
• контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;
• обмен информацией;
• взаимное общение работников из одной деловой среды;
• поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений, отраслей и целых государств;
• поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
• стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях;
• повышение сплоченности в процессе совместной работы;
• повышение чувства ответственности за качественное и своевременное выполнение решений.

      Служебное совещание – один из важных методов управления, охватывающий все его стадии.

      Процесс управления может быть сведен к трем основным стадиям:

      1) сбор информации;

      2) переработка информации с использованием  тезауруса;

      3) принятие решения в виде системы управленческих команд [12, c. 214].

      Для большинства сотрудников пребывание на деловом совещании — почти  единственная возможность видеть и слышать руководителя верхнего уровня, учиться у него. И руководитель не должен забывать об этом важном значении совещания.

      На  совещании развиваются и деловые  качества участников (сотрудников), то есть возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки творческого решения задач. Повышение сплоченности в процессе совместной работы, чувство ответственности за качественное и своевременное выполнение решений, ощущение заботы о состоянии дел на предприятии, стремление вложить больше собственных усилий в умножение производственных успехов и эффективность построения производственных процессов — такое воздействие оказывает на людей совещание [3, c. 47].

      Совещания, как правило, собираются для двух целей: для обмена информацией и для решения проблем. Но основное назначение совещания — групповое решение проблем. Руководитель, склонный к решению проблем без совещаний, должен знать о двух подстерегающих его опасностях:

      • опасности принять не самое оптимальное, а может быть, и неудачное решение;

      • опасности ухудшить морально-психологический  климат в коллективе из-за «отсечения» сотрудников от участия в управлении [9, c. 84].

      Помимо  своего прямого назначения, каждое рационально организованное служебное  совещание выполняет учебно-воспитательную функцию. На служебных совещаниях сотрудники учатся, и в первую очередь — у руководителя, мыслить масштабно, подходить к обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия разбираемых вариантов решений. Одновременно с этим идет обучение культуре речи — грамотности и четкости изложения мыслей, умению аргументировать и отстаивать свои позиции. 
 

      1.4. Классификация деловых совещаний 
 

      Деловые совещания как особый вид организации  в зависимости от определенных критериев можно классифицировать по различным признакам. Наиболее всесторонняя классификация служебных совещаний представлена в приложении А.

      1. По целевой направленности (целям и задачам) выделяют следующие типы совещаний:

• ознакомительные (выдача заданий, повышение квалификации, сообщение дополнительных профессиональных знаний);
• разъяснительные (убеждение сотрудников в правильности проводимой политики, неизбежности предпринятых шагов в чем-то);
• проблемные (коллективный поиск решения комплексного и сложного вопроса);
• инструктивные (доведение до сведения персонала необходимой информации, объяснение способа действий);
• координационные (обеспечение взаимодействия подразделений организации) [3, c. 67].

      Проблемные  совещания. Задача такого типа совещаний заключается в нахождении наилучшего решения вынесенной на обсуждение проблемы. Решения обычно формируются в результате дискуссии и принимаются голосованием. Но процедура голосования не означает обязательности выполнения решений для административного органа, созвавшего служебное совещание.

      Проблемное  деловое совещание строится по следующей  схеме, представленной на рисунке 1.

       Рисунок 1. Схема проблемного совещания

      Основными составляющими этой схемы являются доклад, вопросы к докладчику, прения и выработка решения. Если участники совещания заблаговременно получили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, можно устроить проблемное совещание либо без доклада, либо предоставив докладчику 3-5 мин. на резюме, либо сразу начав совещание с вопросов к докладчику [1, c. 119]. На проблемном совещании каждый участник вправе высказывать и отстаивать свои мысли с предложениями. Такое совещание повышает у людей чувство ответственности за принимаемые решения и развивает чувство коллективной сплоченности.

      Инструктивные совещания. Их задача состоит в том, чтобы передать распоряжения и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего выполнения. Руководитель или представитель администрации, которому поручено проведение совещания, доводит до сведения собравшихся принятые администрацией данной организации, предприятия или вышестоящим органом решения, директивы, рекомендации (чаще всего простым приказом) [1, c. 120].

      На  инструктивном совещании ставятся и решаются какие-то частные вопросы, следующие из общей директивы, уточняются задания, высказываются мысли о том, как лучше и быстрее их выполнить. Быстрота ознакомления исполнителей с тем или иным решением, заданием или распоряжением служит достаточным основанием для созыва их на совещание. В этом преимущество инструктивного совещания по сравнению с рассылкой решений и директив для исполнения. Несмотря на проведение совещания, документы должны рассылаться, при этом желательны их уточнение и конкретизация по материалам совещания. В ряде случаев руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения в письменном виде, не собирая сотрудников [13, c. 38].

      2. По назначению, психологическим особенностям проведения и продолжительности различают следующие типы совещаний:

• информационные (доведение определенной информации, обобщение информационных сведений, изучение различных точек зрения на проблемы);
• оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел в организации, выработка решений оперативного характера, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, постановка соответствующих задач перед исполнителями, обмен информацией в целях оценки действительного положения и объема управления, выработка решений по дальнейшему улучшению ситуации);
• дискуссионные (коллективное обсуждение возникших проблем);
• вырабатывающие и принимающие решения;
• учебные (сообщение дополнительных профессиональных знаний)
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);
• подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов совещания [3, c.69].