Организация проведения деловых совещаний

      Успех любого делового совещания зависит  от степени его подготовки. Подготовка к служебному совещанию является трудным и ответственным делом, требующим больших усилий. Руководить подготовкой необходимо непосредственно тому лицу, которое организует совещание [4, c. 98].

      Подготовка  совещания включает в себя целую  группу действий, схематично представленных на рисунке 2.

       Рисунок 2. Этапы подготовки совещания

      Рассмотрим  эти этапы более детально.

      Первым этапом подготовки совещания является обоснование необходимости и принятие решения о проведении делового совещания.

      Иногда  для принятия этого решения рекомендуется  ответить на ряд вопросов.

      1. Для чего созывается совещание? Если цель совещания не может быть определена одной простой фразой, его собирать не следует.

      2. Своевременно ли совещание? Если участники совещания не готовы к проведению дискуссии, позднее придется собирать новое совещание.

      3. Что произойдет, если совещание не проводить? Только когда принятие решения не может состояться без него, совещание необходимо.

      4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мнениями и информацией может состояться иным способом, его следует предпочесть.

      Ответы на данные вопросы позволяют оценить целесообразность проведения данного совещания. Исключения составляют случаи, в которых такая оценка предрешена, то есть заранее определен постоянный круг вопросов, подлежащих коллективному обсуждению [3, c. 125].

      Оценивая  целесообразность проведения совещания, руководитель должен помнить, что совещание не может заменить другую форму управления: личных контактов с сотрудниками, раздачи служебных поручений и т.д. Когда решается вопрос о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о его целесообразности и задачах, которые необходимо решить на совещании.

      Таким образом, подготовку к совещанию  и процедуру его проведения следует  строить так, чтобы наилучшим  образом была реализована основная задача совещания.

      Вторым  этапом подготовки совещания является выбор и определение темы совещания.

      Тема  совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый участник совещания должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи.

      Третий  этап (до начала совещания) — определение целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов к совещанию. Намечая проведение совещания, руководитель должен продумать и определить основные цели, задачи и перечень вопросов совещания, которые следует обсудить[4, c. 98].

      Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

      После того как принято решение о  проведении совещания, определена его тематика, на основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается и составляется повестка совещания.

      Повестка  совещания — это первый письменный документ, который составляется при подготовке совещания и который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Подробная повестка совещания может включать в себя следующее:

• конкретную формулировку темы или основной проблемы совещания, требующей решения.
• предполагаемую цель, то есть описание требуемого результата, желательного итога работы;
• перечень конкретных вопросов, планируемых и выносимых для обсуждения, по которым следует принять решения;
• последовательность обсуждаемых вопросов, в зависимости от степени срочности их решения;
• обязательное указание времени начала и времени окончания совещания;
• точное место проведения совещания;
• фамилии, инициалы и должность докладчиков и содокладчиков (выступающих) по каждому вопросу, а также ответственных за подготовку вопросов;
• предполагаемые затраты времени, отведенного на обсуждение каждого из поставленных вопросов;
• точные указания на места, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу и получить дополнительную информацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня [3, c. 128].

      При формировании повестки совещания необходимо учесть, чтобы в нее вносились только взаимосвязанные вопросы. Если на совещание выносится много разнородных вопросов, лучше посвятить им отдельные темы.

      Повестка  совещания заранее доводится  до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом [7, c. 16].

      Материалы для совещания  — документы, копии писем, вырезки из газет и т.п. готовятся заблаговременно, они могут понадобиться для дискуссии. Такая папка служит одновременно средством контроля за тем, чтобы совещание было хорошо подготовленным, своевременно были представлены все важные данные.

      Все предлагаемые к совещанию документы  должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а разосланы за 24 ч до совещания, однако сегодня в организациях материалы раздаются непосредственно перед самым началом совещания.

      Четвертым этапом подготовки совещания является определение и подбор состава его участников и их ознакомление с материалами совещания.

      При решении этого вопроса необходимо особо внимательно подойти к формированию списка участников, как по количественному, так и по качественному составу. Ведь относительная полезность совещания определяется не только тематикой, но и составом и числом присутствующих [4, c. 101].

      Если  список участников совещания просматривается заблаговременно, это позволяет без труда определять и обращать внимание на присутствие/отсутствие необходимого и нужного руководителю человека, а также на предоставившуюся возможность контакта с ним и подготовку для этого необходимых материалов. Таким образом завязываются многие плодотворные контакты, рационально используются перерывы в ходе совещаний.

      К участию в совещании необходимо привлекать тех должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме и которые способны рассмотреть вопросы критично и непредвзято.

      Круг  участников совещания стараются  сделать максимально узким, то есть на совещание следует приглашать минимальное число людей, и только тех, участие которых действительно необходимо, в отсутствие которых совещание было бы неэффективным. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись.

      В отношении количества участников совещания оптимальным вариантом является совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов. Согласно мнению психологов, полезный обмен мнениями возможен лишь тогда, когда в нем участвует оптимальное число участников совместных обсуждений 7-9 человек [3, c. 131].

      Пятый этап включает установление регламента, назначение даты, дня и времени проведения совещания [4, c. 102].

      Регламент совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Регламент зависит от его длительности: при продолжительности совещания в 30 мин. на доклад отводят 10 мин., на обсуждение — 10 мин., выступления по 2-3 мин., на вопросы к докладчику и ответы на них — до 5 мин., обсуждение и принятие решения — до 5 мин.

      Для удобства планирования каждого дня  работы руководителя хорошо зарекомендовали себя обсуждения, проводимые в согласованный день и в согласованное время. Составление предварительного графика работы на время проведения совещания и на период выполнения решений совещания, то есть четкий, заранее определенный срок, позволяет резервировать необходимое помещение и избегать разного рода накладок [9, c. 82].

      Определив ориентировочно длительность совещания, необходимо назначить день и время его проведения.

      Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения заседаний, чтобы в другие дни дать возможность сотрудникам работать интенсивно, не отрываясь на другие дела. Т.о., совещание назначается в срок, с учетом доступности и удобства для большинства участников, с предоставлением им реальной возможности подготовки к нему. Наилучшим днем является среда или четверг, т.к. недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

      Намечая дату совещания, необходимо учитывать реальные возможности подготовки к нему. Дата совещания не должна меняться [7, c. 17].

      Шестым  этапом является подготовка участников совещания. После определения состава участников совещания возникает необходимость в их подготовке. Очень важно основательно подготовить участников к совещанию, тогда их мнения будут заранее обдуманы и аргументированы.

      В начале совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами совещания, предложить порядок проведения, оговорить условия работы.

      Таким образом, каждый участник совещания должен быть заранее проинформирован о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами.

      Седьмой этап включает подготовку доклада и проекта решений. Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада. Его необходимо тщательно готовить.

      Доклад  — это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы. Поэтому поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи.

      Совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими и поверхностными решениями. Это в свою очередь сказывается на поведении участников совещания: они становятся невнимательными, пропадает желание обдумывать и обсуждать проблему. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано. Излишняя эмоциональность нежелательна [4, c. 108].

      Для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса  по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации (различного рода слайды, настенные таблицы, графические материалы и т.д.).

      Проект решения совещания. Важное место в подготовке деловых совещаний занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовившей совещание.

      Восьмым этапом подготовки совещания является подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание. Помещение для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы участников совещания. Очень плохо, если тесный кабинет набит до предела участниками совещания, но не лучше, когда маленькая группа участников теряется в большом пустом гулком зале [4, 109].

      Как правило, совещания  проводятся в офисе руководителя. Однако самое распространенное место  совещаний — кабинет руководителя. Существуют определенные рекомендации по выбору места проведения совещания.

      Выбор места проведения определяется видом совещания, его задачами и составом участников.

      В отдельных случаях целесообразно  проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.

      Помещение для совещания должно удовлетворять  требованиям по обеспечению закрытости совещания (хорошую звукоизоляцию), должно иметь нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию. Оно должно быть теплым, хорошо освещенным, должно удовлетворять требованиям физиологического комфорта и т.п.