Организация проведения деловых совещаний

      Информационные совещания проводятся для одновременного доведения до подчиненных, участников совещания новой служебной информации или каких-либо указаний [3, c. 67].

      Данные  совещания целесообразны лишь тогда, когда необходимо скорее познакомить подчиненных с только что полученными материалами или принятыми решениями, с тем чтобы немедленно приступить к их реализации; когда у руководителя нет времени для написания доклада или нет возможности размножить текст, а также при желании эмоционально воздействовать на участников совещания и вызвать у них ощущение единства [13, c. 42].

      В остальных случаях руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения до сотрудников в письменном виде. Ознакомление с письменным текстом обычно отнимает меньше времени и усваивается лучше, чем прослушивание устной речи и восприятие информации на слух. Передача подчиненным текста доклада взамен проведения информационного совещания устраняет затраты времени на оповещение, сбор, расхождение подчиненных по рабочим местам, на психологическую перестройку. Информация, сообщаемая на подобных совещаниях, должна быть по-настоящему значимой. Если же совещания сводятся к общим декларациям, призывам о необходимой требовательности к себе, то такое совещание приводит в основном к потере служебного времени.

      Оперативные (диспетчерские) совещания проводятся для обмена информацией между участниками совещания в целях конкретизации оценки создавшегося положения и выработки решения по дальнейшему управлению объектом управления при выполнении конкретной текущей задачи. Т.о. задача оперативных совещаний – получить информацию о текущем состоянии дел на производстве [3, c. 70].

      Оперативные совещания проводятся при обязательном выполнении двух основных требований:

      1) установления, например, кто виновен в неполадках;

      2) определения эффективных мер исправления (устранения).

      Достижению цели данного совещания предшествуют три этапа процесса управления:

• сбор информации;
• переработка и анализ информации;
• принятие решения.

      При невыполнении данных требований оперативные  совещания, как правило, сводятся только к сбору информации о состоянии дел, а не выдаче конкретных управляющих распоряжений [13, c. 49].

      Оперативное совещание, в противоположность  инструктивному, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают руководителю или представителю административного ранга, ведущему совещание, сведения о ходе дела на местах. Но этим дело не ограничивается. Оперативно получив от участников совещания необходимую информацию, председатель совещания выявляет наличие узких мест, наметившееся отставание, его причины, возникшие недоразумения и конфликты и — по возможности здесь же, на совещании, — добивается оказания необходимой помощи, дает новые поручения, с тем чтобы выдержать заданные сроки выполнения плановых показателей. В ходе совещательной работы по устранению сбоев и помех в производственном процессе участвуют все присутствующие.

      При проведении диспетчерских совещаний  круг его участников должен быть представлен  самыми нужными подчиненными. Для  участия в работе данных совещаний с повторяющейся тематикой (например, совещания по планированию, по подведению итогов работы и т.п.) должен быть установлен постоянный, рационально ограниченный контингент лиц. Перед каждым совещанием с повторяющейся тематикой следует проверять выполнение решений предыдущего совещания. Поочередные краткие (минута-полторы) сообщения участников оперативного совещания должны быть построены по принципу учета отклонений полученных фактических показателей от нормативных или плановых, поскольку обсуждение только отклонений от планового хода работ может значительно сократить продолжительность совещания и повысить его эффективность [1, c. 84]

      На  оперативных совещаниях не бывает докладов и длительных выступлений, а осуществляется обмен мнениями. При этом могут быть реплики с мест, частные диалоги по отдельным вопросам.

      Сегодня, можно сказать, проведение оперативных совещаний отошло на задний план. Сбор информации о производственных нуждах, выработка решений, доведение их до исполнителей — все это работники аппарата управления должны стремится осуществлять, не созывая персонал на совещание.

      Дискуссионные совещания проводятся с целью  коллективного обсуждения возникших проблем и являются наиболее демократическим видом совещаний [1, c. 78].

      При проведении данных совещаний желательно заблаговременно ознакомить участников с материалами по вопросам, которые предстоит обсуждать.

      На  совещании целесообразно поддерживать деловую обстановку, позволяющую каждому внести свои предложения и уверенность в возможности быть откровенным и искренним. Полезно сначала дать высказаться младшим, чтобы авторитет старших не мешал им давать свои предложения.

      Дискуссионные совещания по особо сложным проблемам в целях экономии времени и широкой оперативной реализации идей можно проводить в два этапа. На первом этапе заслушиваются только выдвигаемые конкретные предложения, направленные на решение проблемы, обсуждение и споры не допускаются. Авторитетная комиссия, рассмотрев поступившие предложения, отбирает из них наиболее рациональные, и только эти отобранные предложения выносятся для обсуждения на втором этапе совещания, проводимом спустя некоторое время. Обычно рекомендуется приглашать на дискуссионные совещания необходимое количество людей, которые активно участвовали бы в обсуждении вопроса [3, c. 74].

      Таким образом, на информационных совещаниях информация в основном направлена от руководителя совещания к его участникам, на оперативных — между всеми участниками совещания, на дискуссионных — в основном от участников совещания к руководителю. На совещания должны выноситься только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке с более высокой оперативностью.

      3. По масштабам привлечения участников совещания бывают:

• международные;
• отраслевые;
• региональные;
• областные;
• городские;
• районные;
• внутренние (в масштабах одной организации или отдельных подразделений организации).

      4. По степени плановости различают:

• плановые;
• неплановые (в случае крайней необходимости) [3, c. 70].

      Плановые  совещания обладают наибольшей эффективностью, позволяя его участникам рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.

      Рационально проводить служебные совещания в строгом соответствии с общим календарным планом основных мероприятий организации.

      Повестка  дня, время начала и окончания  совещания должны доводиться до сведения участников совещания за 3-4 дня. При этом повестка дня должна планироваться с таким расчетом, чтобы общая продолжительность совещания не превышала одного часа [8, c. 21].

      Внеплановые совещания должны проводиться только в случаях крайней необходимости, ибо они дезорганизуют работу подчиненных, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя. Участники совещания являются неподготовленными, поэтому эффективность таких совещаний зачастую вызывает сомнения [8, c. 23].

      Как правило, внеплановые совещания (до 25% совещаний) проводятся по распоряжению вышестоящих руководителей.

      5. По периодичности (частоте) проведения совещания подразделяются на:

• регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);
• постоянно действующие (собираются периодически, но без установленной регулярности);
• периодические;
• разовые.

      6. По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов различают:

• текущие (обсуждение ряда взаимосвязанных вопросов);
• целевые (рассмотрение одного или группы взаимосвязанных вопросов);
• случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный характер);
• регулярно повторяющиеся;
• ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);
• неограниченные [3, c. 71].

      Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент.

      Систематическое проведение текущих совещаний оправданно лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов.

      Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели [8, c. 24].

      Эффективность целевых совещаний существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредотачивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.

      7. По методам ведения различают:

• авторитарные;
• демократические;
• либеральные,

      8. По тематике рассматриваемых вопросов:

• административные;
• технические;
• кадровые;
• финансовые;
• технологические.

      9. По количеству участников:

• с узким составом (до 5 человек);
• расширенные (до 20 человек);
• представительные (более 20 человек).

      10. По степени стабильности состава участников различают совещания:

• с фиксированным составом (постоянный состав участников);
• с фиксированным составом и приглашаемыми по необходимости дополнительно специалистами;
• с переменным составом участников, приглашаемых по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные (смешанные).

            11. По формам подведения итогов:

• связанные с принятием документа;
• не связанные с принятием документа.

            12. По числу совещаний:

• ограниченные;
• неограниченные.

      13. По месту проведения относительно организации устроителя:

• местные;
• выездные.

      14. По принадлежности к сфере общественной жизни совещания классифицируются на:

• собрания и заседания профсоюзных и других общественных организаций;
• партийные совещания и объединения;
• деловые (административные);
• научные и научно-технические (семинары, симпозиумы, съезды);
• объединенные [3, c. 72].

      Приведенная выше классификация деловых совещаний далеко не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Однако каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления.

 

2. ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ  
ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ 

      2.1. Планирование и  подготовка служебных  совещаний 
 

      Планирование  служебного совещания сводится к  следующим основным действиям:

• составление и проверка прогноза служебного совещания;
• установление основных задач и целей служебного совещания;
• поиск путей решения этих задач;
• разбивка общих планов на мелкие, детальные пункты и действия.