Организация система управления районной библиотеки

     Отметим принципиально важное положение, которое внес в развитие системного подхода в библиотечном деле Н. С. Карташов. Понимание библиотеки как системы было расширено им до понятия «библиотечная система» — централизованное или кооперированное объединение библиотек на локальном, региональном, национальном уровнях. В основу ее организации, функционирования и развития им положен  главный «системообразующий признак — взаимодействие, то есть совокупность определенных связей, отношений, сотрудничества библиотек, которые направлены на наиболее полное удовлетворение информационных потребностей. Рациональное формирование, эффективное использование библиотечных ресурсов и предопределяют приобретение библиотечной системой новых свойств, обеспечивающих взаимодополнение и взаимопомощь библиотек, их мобильность и эффективность»[29,с.18].

    По мнению Н. С. Карташова, процесс формирования библиотечных систем носит объективный характер, обусловлен резко возросшим динамизмом информационных потребностей, имеет конкретную направленность, совпадающую с основными целями библиотечной деятельности. Эти обстоятельства дают право на определение данного процесса как специфической закономерности библиотечного дела.[28]

     Характеризуя процесс взаимодействия библиотек как исторический (движущийся от элементарных, неупорядоченных связей между библиотеками - к комплексному интеграционному взаимодействию), автор выделяет этап создания библиотечной системы как стадию превращения библиотечного объединения в целостность.

    Необходимо подчеркнуть, что в теории свойство целостности всегда выступало основным системообразующим признаком. Развивая это положение, Н. С. Карташов возводит целостность в разряд критерия, по которому устанавливается уровень сформированности библиотечной системы. «Свойство целостности, позволяет отличить реальную библиотечную систему от системы только возникшей, неполной, где функционируют лишь отдельные ее элементы. Оно помогает выявить еще не решенные проблемы, возможные направления достройки целостной библиотечной системы, ее временные недостатки и противоречия периода становления»[29,с.35]. Подчеркнем, что таким образом проблема целостности впервые поставлена не только в библиотековедении, но и в теории системного подхода вообще.

     Чрезвычайно прогрессивным положением, не только не утратившим своего значения, но и созвучным тенденциям сегодняшнего дня, стало обоснование сетевой структуры библиотечной системы. В ходе превращения библиотечной системы в целостную появляются в различных формах возможности интеграционного взаимоприспособления разных библиотечных сетей, в чем выражается их сближение, постепенного стирания ведомственных барьеров. Важной особенностью сетевой структуры является развитие интеграции.

    Автор отмечает: «Когда речь идет о сближении ведомственных библиотечных сетей, то под этим подразумеваются не подгонка всех под один шаблон, не механическое копирование методов, приемов библиотечной работы, игнорирующее сохраняющиеся ведомственные особенности и различия, а возрастание объема общих межведомственных задач библиотечной системы, рост общебиблиотечного удельного веса в сравнении с ведомственно - специфическим во внутреннем развитии сближающихся сетей»[29,с.47].

    Отмечен и другой фактор, предопределяющий целостность библиотечной системы — органическое сочетание ведомственных и межведомственных запросов, интересов каждого ведомства и коллективных - библиотечной системы. Необходимо подчеркнуть глубокий прогностический смысл впервые заявленных еще в середине семидесятых годов постулатов. В эпоху господства вертикальных иерархических управленческих структур была обоснована сетевая структура, высокая эффективность которой признана только в настоящий период[52,с. 134].

    Однако концепция библиотечных систем не могла избежать существенных противоречий. Например, в то время была очень популярна идея формирования единой системы библиотек. На этом принципе в советские времена было построено управление всем библиотечным делом огромной страны. В 1984 г. в "Положении о библиотечном деле в СССР" объединение библиотек в единую систему стало статьей закона. Здесь же перечислялись наиболее крупные библиотечные системы в качестве составных частей единой системы. В этот перечень вошли: библиотеки Министерства культуры СССР; библиотеки Академии наук СССР и академий наук союзных республик; библиотеки министерств, государственных ведомств, государственных предприятий, учреждений, организаций; библиотеки профессиональных союзов, колхозов, иных кооперативных и общественных организаций.

    Сразу же обращает на себя внимание традиционное для того времени смещение управленческой проблематики в идеологическую сферу. Тезис о единой системе далек и от управленческих закономерностей, и от законодательных норм. Это скорее декларация, высокопарное заявление.

    Вследствие этого ощущается противоречивость позиций составителей Положения. Видно, что не соблюдены принципы системного подхода, поскольку все виды систем опять-таки составляют систему. Кроме того, в едином терминологическом ряду стоят такие неоднозначные понятия, как «единая система», «централизация», «планомерная организация библиотечного дела», разделение содержания которых весьма условно и нечетко.

     Даже если оставить в стороне типичные для того времени словесные обороты, все равно отчетливо проявится нежизненность провозглашенной единой системы, отсутствие механизмов координации деятельности библиотек, нежелание или невозможность в тех условиях оперировать профессиональными управленческими понятиями. И хотя на уровне интуиции понятно, что библиотечное дело не может быть сведено к сумме библиотечных сетей, в учебнике И. М. Сусловой «Основы библиотечного менеджмента: учебно–методическое пособие» говорится: «Межведомственные библиотечные интересы... составляют общие, основные, долговременные интересы библиотек разных ведомств, а также коллективные интересы библиотечной системы как единого целого»[52,с. 135].

     Гипотетически можно себе представить эту сеть, связанную единством целей и принципов деятельности. Однако на практическом уровне цели библиотеки — сельской, городской, областной, научно-технической — специфичны не только для каждого вида, но и для каждого конкретного учреждения. Иначе директор библиотеки осуществлял бы управление в русле декларативных заявлений типа «усовершенствовать» и «улучшить». Н. С. Карташов признал сейчас, что не может не быть существенных различий между ведомственными и межведомственными интересами. Но с позиций сегодняшнего дня, когда понятно, что многоведомственность была заложена в самой командно-административной системе, вряд ли допустимо отвлекаться от объективного анализа причин и следствий многоведомственности, переводя проблему в более привычную сферу философских рассуждений о диалектике противоречий[29,с.34].

     Декларативность положения о единстве библиотечной сети, в 1970—1980-е гг., воочию проявилась в драматичной судьбе государственных массовых библиотек.

     Централизация должна была на практике воплотить принципы системного подхода. Теоретически это выглядело так. На базе массовых библиотек района или города образуется централизованная библиотечная система (ЦБС), объединяющая фонды, другие библиотечно-библиографические ресурсы. Работа ЦБС строится на принципах координации и кооперации деятельности библиотек, входящих в систему. Преимущества образования централизованных систем усматривались, прежде всего, в возможности предоставить читателям совокупный, тщательно укомплектованный фонд не одной, как раньше, а всех библиотек района[52,с. 136].

     Более рациональным должно было стать и комплектование единого книжного фонда системы за счет исключения дублирования и экономии финансовых ресурсов. Открывались возможности для совершенствования форм и методов библиотечного обслуживания в связи с более широкими возможностями крупного учреждения: в повышении профессиональной квалификации кадров, ведении методической работы, усилении творческой направленности труда библиотекарей филиалов. Централизованный учет и обработка должны были, в свою очередь, повысить качественный уровень технологических процессов.

    Таким образом, в централизованных библиотечных системах намеревались добиться эффекта синергии. Он проявляется в том, что результат функционирования системы в целом получается выше, чем сумма одноименных результатов отдельных элементов, составляющих совокупность. На практике это означает, что из одних и тех же элементов мы можем получить системы разного или одинакового свойства, но различной эффективности: в зависимости от того, как эти элементы будут взаимосвязаны между собой, то есть как будет организована сама система.

     В биологических системах место и функции каждого элемента, их взаимодействие и взаимосвязь предопределены природой, а совершенствование этой организации происходит по законам эволюции. В технических системах место и функции каждого механизма, узла и детали предопределены конструктором, который в процессе эксплуатации техники совершенствует ее. В социальных системах место, функции и взаимосвязи элементов предопределяются менеджером и им же уточняются, корректируются и поддерживаются.

     Различие в организации этих трех видов систем, наряду с прочим, состоит в том, что в биологических и технических системах внутренняя структура связей между элементами относительно устойчива. В социальных системах основным активным элементом является человек — существо мыслящее и уже в силу этого готовое вести себя произвольно. Кроме того, социальные системы — всегда открыты, то есть, связаны с другими системами и с внешней средой. Поэтому структура их внутренних связей относительно подвижна, нуждается в постоянном поддержании, коррекции и регулировании по мере необходимости, что и обеспечивается менеджментом.

В централизации должно было воплотиться и другое фундаментальное понятие системного подхода — вертикальная интеграция, при которой все процессы сосредоточены в рамках крупного объединения. Причем чем выше степень вертикальной интеграции, тем выше уровень концентрации ресурсов и, что важнее, — стабильность функционирования системы[52].

      Однако в ходе централизации библиотечной сети были нарушены основные системные закономерности. Синергетический эффект возникает в процессе стратегического управления только в тех случаях, когда удается многократно использовать одни и те же ресурсы или если достигается идеальное соответствие услуг специальным требованиям пользователей. А вертикальная интеграция дает преимущества только тогда, когда руководители прилагают усилия для достижения синергетического эффекта, то есть обеспечивают качественные коммуникации между подсистемами, совместное проведение научных изысканий и общее использование других ресурсов, кооперацию в различных формах.

    Ограниченность вариантов - один из самых негативных факторов централизации. Создавался дисбаланс в управлении теми системами, где число филиалов в несколько раз превышало масштаб управляемости. Но неэффективным было и образование системы из небольшого числа филиалов, так как требовался дополнительный штат для осуществления централизованных технологических процессов: комплектования, обработки и т. п. Таковы были функциональные последствия[52,с. 137].

     Сейчас уже ясно, что основой принципиального подхода к определению вариантов централизации должна была стать оценка уровня библиотечного обслуживания по совокупности признаков: состоянию фондов, материально-технической базы библиотек, возможностям их интеграции и коммуникации. Для высокой результативности централизации необходимы развитая библиотечно-технологическая среда, разнообразие и качественность услуг, гибкость и адаптивность организационных структур. При этих условиях объединение библиотек в систему придает ей более высокий уровень интегративных характеристик.

     Именно поэтому при образовании системного объекта не может быть унифицированного подхода. Там, где уровень библиотечного обслуживания низок (а так было в большинстве регионов), централизация неэффективна.     Системный подход дает возможность определения перспектив развития каждой ЦБС в русле достижений современного менеджмента. Это очень важно и для преодоления последствий фронтальности, и для формирования собственных программ и концепций развития, и для отбора именно тех направлений, которые соответствуют организационной культуре и традициям библиотек[52,с. 138].

     Формирование централизованных библиотечных систем, в силу масштабности связанных с этим явлений, - один из характерных примеров того, как в прежние времена прогрессивные идеи, концепции, теории в принципе не могли быть реализованы в должной мере в условиях командно-административной системы управления библиотечной деятельностью.

1.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы

     Важнейшие свойства активных систем вырисовываются в новой парадигме в связи с основополагающим понятием теории систем – «структура». Под структурой системы понимается относительно устойчивый способ связи элементов сложного целого. Внутри сложной системы может быть множество различных связей и отношений, поэтому в ней можно выделить целый ряд структур. Взаимоотношения структуры и организации системы отражают вид упорядоченности, конфигурации ее элементов.

     Активные системы имеют тенденцию к образованию внутренних многоуровневых структур. Каждая из таких систем представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. В соответствии с двойственной природой активная система как интегрированная целостность, с одной стороны, стремится к сохранению своей независимости, автономности, а с другой, будучи частью более крупной системы, к усилению интеграции с другими подсистемами. Эти тенденции, хотя и имеют противоположный вектор, взаимодополняют друг друга[52,с.150].

     Одна из самых сложных проблем системного подхода в управлении — иерархическая организация. Управленческие структуры любой библиотеки иерархически упорядочены.

     На каждом уровне иерархии функции управления дробятся на подфункции, задачи на подзадачи, технологический процесс распределяется на простейшие операции, а центральные органы берут на себя основные функции общего руководства совместной деятельностью: несение ответственности за конечные результаты, аналитические задачи, функции целеполагания, стратегического планирования, прогнозирования, организации, оперативного регулирования, контроля, установления коммуникативных связей в организации и во внешнем окружении, мотивирование поведения и воспитание.