Организация система управления районной библиотеки

     

 

Директор, руководитель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2

 

Если миссия задаёт общие  ориентиры, направления деятельности библиотеки, выражающие смысл её существования, то конечные результаты, к которым  стремится организация, фиксируется в виде её целей.

Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для неё желательным и на достижение которых направлена её деятельность. Значимость целей для библиотеки невозможно переоценить. Цели являются исходной точкой планирования деятельности, лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в библиотеке. Наконец, цели являются точкой отсчёта в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и библиотеки в целом.  Цели библиотеки должны обладать рядом характеристик. Это конкретность, измеримость, ориентированность, во времени, гибкость, достижимость. Данные характеристики иногда называют критериями качества, так как они во многом определяют уровень реализации целевых установок.  Конкретность цели позволяет однозначно определить, в каком направлении должна развиваться библиотека. Чем более конкретна цель, тем легче выработать стратегию её достижения. Для того чтобы успешно осуществлять миссию библиотеки, достигая при этом поставленных целей, необходимо выбрать для себя стратегию всей дальнейшей деятельности.

 Третий этап включает  выработку стратегии:

 Выработка стратегии  – дело творческое. Поэтому жесткие алгоритмы здесь вряд ли возможны.  При выборе стратегии нужно помнить, что для их реализации необходимо учитывать:

– возможности библиотеки,

– степень риска,

– достаточность необходимых  ресурсов,

– внешние опасности  и возможности,

– способы применения ресурсов.

    Социологический подход определяет место социологии в системе управления библиотекой. Социология управления опирается на законы и закономерности других наук, связанных с управлением. Социология во многих странах давно и успешно включена в механизм управления, в том числе и библиотеками, так как она вооружает научным знанием об обществе [38, с.26].

     При разработке новой модели управления мы выяснили что в Красненской районной библиотеке не в полной мере используют возможности социологии, прибегают к ее методам лишь эпизодически. Зачастую библиотечная деятельность в данной библиотеке деформирована. Изменить ситуацию можно только одним способом, а именно: сделать библиотеку социально отзывчивой, создать альтернативные структуры управления. В условиях конкуренции библиотеки вынуждены бороться за пользователя, изучать рынок общественных интересов, в том числе и методами социологии.

     Знание социологии в Красненской центральной районной библиотеке специалистом-управленцем поможет ему грамотно анализировать общественную жизнь, вырабатывать соответствующие стратегии и технологии, т.е. стать социологически грамотным менеджером, тонко чувствующим социальную среду, учитывающим ее реакцию на управленческие решения.

  В управлении библиотечными процессами проблема цели является центральной. Функционирование любой системы, включая и человеческую деятельность, будет эффективным, если в причинно-следственную связь между элементами ее структуры будет включена в качестве важнейшего звена обоснованная, соответствующая условиям и возможностям, четко сформулированная цель.

    Совершенствование управленческих принципов в трудовых коллективах ставит основной целью повышение качества труда при уменьшении противоречий между руководителями и исполнителями.

     Централизация управления имеет несомненные преимущества при решении глобальных стратегических задач. Она позволяет масштабно распределять все виды резервов и ресурсов, но при этом неизбежно подавляется творческая инициатива, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Децентрализация управления освобождает членов коллектива от постоянной опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личностей.

     Децентрализация эффективна, если на низших уровнях управленческой иерархии принимают обоснованные и важные решения, не требующие согласований и утверждения руководством. Руководитель должен взять организационно-распорядительную власть в свои руки и делегировать значительную часть полномочий опытным заместителям, специалистам своего дела. И при этом не мешать их работе постоянным контролем, если они успешно выполняют свои служебные обязанности.

    В последние годы стал очевидным тот факт, что для улучшения деятельности в Красненской районной библиотеке ее структура управления нуждается в разработке специальных технологий эффективного управления качеством работы. Библиотека как посредник между информацией и потребителем информации должна уметь доказывать, что она предлагает услуги высокого качества. Понятие качества развивалось постепенно - от контроля и экспертизы продукции до более широкого взгляда, ориентированного на анализ организационной структуры и предоставляемых услуг. В этом смысле качество означает соответствие поставленной цели назначению услуги или продукции. В условиях, характеризующихся все возрастающей конкуренцией, организации ищут новые пути уменьшения затрат без сокращения сферы услуг [38, с.28].

      При  изучении структуры управления  Красненской районной библиотеки на первый взгляд, нет стимулов для повышения качества работы. Однако ситуация меняется. Значительные массивы информации уже существуют вне библиотеки. Любой потребитель, располагающий необходимым оборудованием, может получить непосредственный интерактивный доступ к базам данных, содержащим библиографическую информацию и даже полные тексты документов, а информация может обрабатываться и пакетироваться информационными посредниками.

    При постоянном сокращении бюджетных ассигнований, снижении уровня финансирования,  сокращении штатов и одновременном возрастании требований потребителей данная библиотека не может себе позволить иметь нечетко сформулированные цели, выполнять ненужную работу или осуществлять неэффективные рабочие процессы. Для библиотеки управление качеством работы может означать следующее:

• определение миссии библиотеки и приоритетных групп пользователей; выявление существующих и предполагаемых потребностей пользователей; установление долгосрочных целей и краткосрочных задач;
• создание адекватных потребностям услуг;
• предоставление этих услуг на максимально высоком уровне;
• измерение эффективности работы и ее сравнение с поставленными целями; формирование оптимальных условий для постоянного повышения эффективности работы;
• создание атмосферы внимания к запросам пользователей и обеспечение высокого качества работы.

     Оптимизация библиотечной деятельности осуществляется также благодаря маркетинговому подходу. Библиотечные менеджеры ищут гарантии того, что их организация развивается, так как потребности пользователей меняются с течением времени, отражая тем самым динамичноменяющееся окружение. Если обобщить понятия «библиотечного маркетинга», то можно сформулировать его определение так: библиотечный маркетинг - это разновидность инновационной управленческой деятельности, которая содействует становлению, производству и продвижению библиотечных товаров и услуг [38, c.26].

     Маркетинг может явиться тем средством, которое потребует оценить собственные возможности, посмотреть на работу библиотеки с точки зрения пользователя, изменить свои стереотипы. В библиотеках требуется использование маркетинга как системы, позволяющей осуществлять эффективную работу в современной социокультурной ситуации [38, с.28].

     Концепция библиотечного маркетинга определяет стратегические цели, задачи и функции библиотеки, приоритеты и направления работы. Свой путь библиотеке приходится искать между желаниями, ожиданиями пользователей и собственными культурными и информационными функциями. Все это и применяется в маркетинговой деятельности.

     Социально-культурная ситуация в последние годы заметно меняется, досуг заполняется не столько чтением, сколько другими, как правило, более зрелищными формами. В то же время основной информационный запрос в большей степени обусловлен необходимостью получения образования, самообразованием, занятостью, социальной защитой интересов личности, здоровья [52, с.95].

     Обеспечение целевого доступа к информации является существенным профессиональным признаком библиотечной деятельности в социальной сфере. Эта направленность позволяет не только предоставлять новые информационные  услуги для пользователей, реализовывать задачи, стоящие перед библиотекарями, но и активно развивать профессиональную библиотечную деятельность, внедряя новые информационные технологии, инновационные формы работы. Ориентация на социальную деятельность позволяет библиотекам сформировать современный пакет услуг, поскольку именно услуги являются результатом социальной работы. Преобладание характеристик культуры, духовности и сохранения наследия в стратегиях развития библиотеки показывает, наряду с четкими ценностными установками, недостаточно ясное представление об организации современной деятельности.

     Таким образом, позиция Красненской Центральной районной библиотеки в обществе определяется не социальной работой, а информационным обеспечением социальных запросов различных групп. Представляется возможным дополнить модель оптимизации управления библиотекой более подробным рассмотрением стратегий, ориентированных на каждый элемент библиотечной структуры. При воздействии на целевую аудиторию библиотеки (библиотечный контингент)  требуется проведение информационного мониторинга потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых  услуг; прогнозирование изменений в социокультурной ситуации; внедрение в библиотечную работу новых информационных технологий; оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг; усиление презентативности библиотеки-PR [38, c .28].

Комплексный характер управления библиотечной деятельностью:

Целевая аудитория:

1. Информационный мониторинг потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых услуг;

2. Прогнозирование изменений в социокультурной ситуации;

3. Внедрение в работу новых информационных технологий;

4. Оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг;

5. Усиление презентативности библиотеки - PR

Библиотечный персонал:

1. Анализ и корректировка организационной культуры;

2. Принятие эффективных управленческих решений, оценка их результативности;

3. Демократизация организационной структуры;

4. Создание системы непрерывного повышения квалификация сотрудников библиотеки;

5. Объединение библиотечных процессов в единый технологический процесс;

6. Проведение бенчмаркинговых исследований

Библиотечный фонд:

1. Применение методов социального маркетинга (изучение спроса и предложения на документы и библиотечные услуги);

2. Анализ и корректировка политики комплектования;

3. Использование фандрейзинга.

Материально-техническая база:

1. Стабильное финансирование;

2. Ремонт помещений;

3. Обновление библиотечной мебели, оборудования;

4. Программное обеспечение;

5. Усиление презентативности библиотеки - PR, формирование благоприятного имиджа библиотеки.

    Для оптимизации работы персонала Красненской районной библиотеки необходимы осуществление анализа и корректировки организационной культуры в библиотеке; принятие эффективных управленческих решений и оценка их результативности; демократизация организационной структуры; создание системы непрерывного повышения квалификации сотрудников библиотеки; объединение работы библиотечных подразделений в единый технологический процесс; проведение бенчмаркинговых исследований.

     Чтобы фонд данной библиотеки отвечал выдвигаемым к нему требованиям, важно использовать методы социального маркетинга; анализировать и корректировать политику комплектования; использовать в работе фандрейзинг [38, с.28].

     На примере всего вышесказанного получается система модернизации ЦБС [см. прил. №3]

     Достаточно сложный аспект библиотечной деятельности - модернизация материально-технической базы, которая предполагает необходимость стабильного финансирования; систематического ремонта помещений; обновления библиотечной мебели; обновления и закупки необходимого оборудования и соответствующего программного обеспечения; формирования благоприятного имиджа.

Выводы к третьей главе. Таким образом, рассмотренные нами в этой главе процессы структурных преобразований, принципы и подходы  способствуют оптимизации структуры управления библиотекой на современном этапе. Успех по усовершенствования организационной системы управления районной библиотеки (МКУК Красненская районная библиотека) мы считаем, возможным дополнить, созданной нами моделью, которая включает все компоненты работы библиотеки и в комплексе позволит оптимизировать деятельность названной библиотеки.