Организация система управления районной библиотеки

     Подчеркивая значение организации, в одной из последних публикаций Н.С. Карташов отмечает данный фактор: «Результатом организации библиотеки (библиотечных процессов, библиотечной деятельности) им является создание или стратегическое развитие библиотечного объема определенного уровня, а также разработка и накопление разнообразных принципов, правил, методов воздействия различных частей библиотеки (библиотечной системы) для эффективного достижения их целей Используя это разнообразие правил и методов достижения целей, управление библиотекой (библиотечной системой) удерживает библиотеку режиме оперативного функционирования и стратегического развития» [29,с.20].

     Обе стороны системы — структурная и функциональная — обладает относительной самостоятельностью. Между ними существует фундаментальная связь — закон структурно-функционального соответствия. Этот закон выступает особой формой фундаментального закона диалектики: связи количества и качества при внутренних превращениях и развитии предметов. У Н. С. Карташова закон структурно-функционального соответствия трактуется как принцип соответствия элементов и подсистем библиотеки друг другу, о, на наш взгляд, несколько сужает область его действия и, следовательно, возможности использования в управлении [28,с.26].

      Относительная самостоятельность структуры и функции весьма существенна, поскольку определяет возможность двух подходов к исследованию библиотеки как системы — через описание строения и через описание функционирования.

     Структура есть "остановленное движение", фиксация состояния библиотеки в процессе ее развития. Для глубинного анализа возможных путей диверсификации систем управления важно спрогнозировать возможные ситуации возникновения разнообразия при определенных функционально-структурных связях.

1. возможно существование разнообразия функций при одной и той же структуре. Пространство способов деятельности, возможных линий поведения открывает при стабильной структуре возможности юта разнообразия систем. К примеру, развитие интеграционных функций ЦБС с. Красное по установлению взаимодействия с публичными библиотеками Красненского района осуществляется в рамках рабочей группы без реорганизации структуры.
2. развитие системы может начинаться с установления определенной функции, в соответствии с которой формируются различные типы структур, пока не достигается оптимальное сочетание "структура — дикция". В данной ситуации функционирование не связано жестко со структурными изменениями. Действует принцип функциональной стабильности, допускающий ограниченную вариативность структуры.

       Тогда структурные изменения в определенных пределах не ведут к изменению уровня качественного разнообразия системы. Подобные явления можно наблюдать в начале 1990-х гг., когда перед библиотеками остро встала проблема освоения инноваций. В тот период она была решена инструктивно путем реорганизации методических отделов в отделы маркетинга, осваивавшие функции управления изменениями [51,с.143].

      Таким образом, можно утверждать, что неоднозначность соответствия структуры и функции не является принципиальной, а обусловлена степенью конкретности и точности определения количественных и качественных характеристик функций. Диапазон свободы функций является новой для гибкости поведения систем и адаптации их поведения при разных целевых функциях и ограничениях.

      Важно отметить, что в течение периода, за который происходит смена функционально-структурного состояния, любая система оказывается лишенной устойчивой специфики. Эволюция системы из одного структурно-функционального состояния в другое сопряжена с изменнием сложности организации и функционального разнообразия. Однако фиксация "точки перехода" связана с существенной проблемой измерения о неразрешенности которой мы говорили выше.

     Доказывая объективный характер диверсификации систем управления, обусловленный их развитием, тем не менее приходится говорим заметном противоречии диверсификации и интеграции.

      Диверсификация системы подчеркивает единичные, особенные характеристики элементов системы управления. В то же время задачи управления функционированием и развитием библиотеки решаются системой в целом, а диверсификация должна вести к образованию новой более разнообразной и динамичной целостности. Проблема заключается в том, что развитие особенностей элементов, необходимое для успешной реализации функций управления в нестабильной и динамичной среде, может прийти в противоречие с реализацией общесистемных функций. Следовательно, при организации управления необходимо четко представлять себе те характеристики, общность которых принципиальна для существования системы в целом. К числу таких характеристик можно отнести: соответствие общим, интегральным целям библиотеки соблюдение требований организационной культуры; стремление к интеграции при решении функциональных задач.

      Объективное стремление к диверсификации системы управляй, привело, в частности, к тому, что в некоторых крупных библиотеках главной организационной задачей стала сегодня не специализация, а интеграция управленческого труда руководителей. Эта проблема в основном упирается в различные целевые ориентиры разных подразделений. Такое разделение целей является во многом искусственным, поскольку все они должны быть связаны между собой [51,с.87].

    Однако здесь есть и объективные причины. Усложнение среды  и библиотечной деятельности ведет к объективной необходимости формирования дифференцированного набора целей. Естественно, что это разнообразие может привести к расхождению и даже противоречию между целями подразделений. Поэтому диверсификация системы управления нередко приводит к конфликтам, причина которых лежит в различии целей, задач, характеристик элементов системы управления, с одной стороны, и необходимости интеграции подразделений в интересах общего дела, с другой.

     Проведенный анализ эволюции системного подхода в отечественном библиотековедении позволяет сделать ряд выводов, существенных для дальнейшего развития темы.

    Важнейшей предпосылкой для эффективной деятельности библиотеки, исследуемой в рамках системного подхода, является соответствие степени сложности и изменчивости ее как системы аналогичным характетеристикам адекватной среды (принцип необходимого разнообразия)

    Достижение соответствия между системой и средой реализуется двумя путями: путем селекции среды и путем внутреннего усложнения системы. В сегодняшних условиях диверсификация системы управления может рассматриваться как объективно обусловленная задача, поскольку прогресс библиотеки связан с повышением уровня организации системы, с дифференциацией и интеграцией ее элементов и связей, с увеличением адаптации к среде [51,с.144].

     Качественное развитие библиотеки как системы может происходить путем структурных и функциональных преобразований. Относительная независимость  структуры и функции повышает гибкость системы, диапазон ее проявлений, качественное разнообразие.

      Диверсификация системы управления библиотекой связана с глубинными противоречиями, являющимися основополагающими для библиотеки. Дифференциация частей в системе возможна лишь в единстве с противоположным явлением - связью частей. Взаимодействие частей в системе управления можно рассматривать как подчиненное интеграции, субординации. Саморазвитие системы возможно именно в силу наличия определенного интегрирующего фактора. В связи с этим диверсификация системы управления должна быть подчинена общим задачам библиотеки как особого рода целостности.

     Системный подход, обоснованный в теории менеджмента в 1970-е гг. тогда же развившийся в отечественном библиотековедении в трудах Н. С. Карташова и Ю. Н. Столярова, переживает сегодня определенную трансформацию, вызванную изменениями среды, в которой функционируют библиотеки. В соответствии с новой парадигмой отдельные элементы анализируются на основе динамики библиотеки как системы в целом. Таким образом, фокус переносится с элементарных блоков (подсистем) на фундаментальные принципы организации. В соответствии с новыми представлениями структуры и процессы рассматриваются как взаимодополняющие концепции. Активные системы характеризуются высокой степенью стабильности, динамический баланс которой обеспечивается гибкостью и адаптивностью к изменению условий окружающей среды[30,47].

     В новой парадигме системного подхода сохраняется тенденция к образованию многоуровневых структур, каждая из которых представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. Но в современных активных системах проявляется и противоположная тенденция - стремление к сохранению автономии, независимости. В действенной системе складывается рациональный баланс между этими тенденциями.

    Смена парадигмы системного подхода включает также соответствующий сдвиг социальных структур в направлении самоорганизации и формирования гибких функциональных иерархических форм, которые быстро создаются и преобразуются в связи с меняющимися потребностями.

1. Системный подход стал ответом на объективные потребности в решении управленческих проблем, возникавших на определенных этапахразвития отечественного библиотечного дела

2.  Библиотековеды уже в 1960-е гг. использовали понятия теории систем для анализа библиотеки (Ю. Н. Столяров), библиотечной сети и библиотечной системы как совокупности библиотек (Н. С. Карташов). В развитии библиотечной системы на первом месте был и остается подход, основанный на делении библиотеки на составные элементы. Такого рода представления, исходящие из рациональной модели библиотеки, направлены на эффективность исполнения, поэтому вносят существенный позитивный вклад, который обеспечивает достижение определенных результатов. В то же время рациональная модель, использующая стратегию закрытой системы, привлекает внимание к доминирующему явлению. При этом игнорируются не менее существенные элементы, оказывающие влияние на деятельность библиотеки[30,47].

     Для того чтобы системный подход стал эффективной концепцией управления, необходимо представлять библиотеку как социотехническую систему высочайшего порядка сложности.

     Сложные системы имеют следующие отличительные признаки:

а) сложную внутреннюю организацию — сочетание социальной (персонал), технической (оборудование, механизмы), экономической (ресурсы) и информационной (потоки информации, необходимой для принятия решений) составляющих;

б) наличие подсистем, содержательный характер деятельности которых соответствует многоцелевому аспекту функционирования системы;

в) наличие большого числа разнообразных внутренних связей в каждой подсистеме между ее элементами и необходимых внешних связей между подсистемами;

г) наличие большого числа разнообразных связей между системой в целом и элементами внешней среды (пользователи, источники комплектования, государство, конкуренты и т. п.);

д) циркуляция внутри системы информационных и материальных потоков, а отсюда - необходимость организации разветвленной информационной сети, обеспечивающей рациональное функционирование системы;

е) организационная структура управления с вертикальными и горизонтальными связями, сочетающая принципы централизованного и децентрализованного управления.

3.2 Принципы и подходы позволяющие оптимизировать модель структуры управления Красненской Центральной районной библиотеки.

     Построить универсально новую модель оптимизации деятельности библиотек невозможно, так как каждая библиотечная система развивается в уникальных условиях.

    Признаками оптимальной структуры управления в Красненской районной библиотеке на наш взгляд  будут:

    •  Небольшое количество подразделений с высококвалифицированным

персоналом.

    • Небольшое  количество уровней управления.

    • Наличие  в структуре управления групп  специалистов.

    • Ориентация  графика работ на потребителя.

    • Быстрота  реакции на изменения.

    • Высокая  производительность и низкие  затраты

    Поэтому единственно верным решением представляется построение новой модели управления - выделение алгоритмов оптимизации, выбор которых будет зависеть от социокультурной ситуации.

  Обозначим основные принципы, на которых, по нашему мнению, базируется оптимизация управления библиотекой, для этого необходимо определить этапы:

Основные этапы, которые необходимо пройти Красненской районной библиотеке на пути оптимизации своего развития. На рис. 2 представлены этапы, которые мы предлагаем для руководителей библиотек, обеспечивающих эффективность работы. Так же в новой модели важны роль менеджера - руководителя, распространяющего ресурсы и ведущего переговоры.

Первый этап - анализ ситуации и оценки ресурсов организации:

SWOT-анализ – это  популярная методика анализа  ситуации и оценки ресурсов  организации. Ее название складывается  из первых букв английских  слов Strengths (сильные стороны, что  подразумевает имеющиеся в наличии внутренние ресурсы организации), Weaknesses (слабые стороны или имеющиеся внутренние проблемы), Opportunities (возможности, которые существуют вне организации для ее развития) и Threats (угрозы благополучию организации, имеющиеся во внешней среде).

 Второй этап - определение  миссии и целей:

 При определении  миссии Красненской Центральной районной библиотеки нужно, прежде всего, задаться вопросом: в чьих интересах работает библиотека, удовлетворение, чьих потребностей для нее является приоритетным. Приоритетные интересы – первое основание определения миссии библиотеки. Второе основание – это та модель, на которой предполагается строить весь процесс работы библиотеки. Она определяет, какие интересы потенциальных потребителей, и в какой мере библиотека может удовлетворить.