Шпаргалка по "Делопроизводство"

20. Основные  документы, необходимые  для предоставления отпусков работникам организации, последовательность и порядок их оформления.

• совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
• сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
• сотрудникам, заключившим договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• надомникам (ч. 4ст. 310 ТК РФ).

Сотрудникам, работающим по гражданско-правовому договору, ежегодный отпуск не предоставляют.

В первый год  работы право на ежегодный отпуск возникает у сотрудника через  шесть месяцев работы в фирме (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если сотруднику вместе с основным отпуском положен еще  и дополнительный (ст. 116 ТК РФ), то при  расчете общей продолжительности  ежегодного отпуска основной и дополнительный отпуска суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Отпуск в последующие годы работы предоставляют в соответствии с  графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Предоставление  отпуска возможно и до того, как сотрудник отработает положенный стаж - шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу это право фирмы, а не обязанность. Однако, некоторым сотрудникам фирма должна предоставить дни отпуска по их просьбе авансом. Это касается:

• несовершеннолетних (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщин перед отпуском по беременности и родам и после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• сотрудников, усыновивших детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3ст. 122 ТК РФ);
• мужей в период нахождения их жен в отпуске по беременно сти и родам (ст. 123 ТК РФ);
• ветеранов (ст. 14-19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• чернобыльцев (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
• жен (мужей) военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• внешних совместителей (ст. 286 ТК РФ).

В стаж, дающий право  на основной отпуск, включают:

• время фактической работы;
• время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, локальными актами, коллективным или трудовым договором сохранялось место работы (болезнь, медосмотр и т. д.);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине.

При этом из срока  работы, дающего право на отпуск, необходимо исключить:

• время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в том числе в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса РФ);
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
• время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска  утверждены типовые формы документов (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1):

• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, Т-6а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60).

Очередность ухода сотрудников в отпуск прописывают  в графике отпусков. При составлении  графика учитывайте специфику деятельности фирмы и пожелания сотрудников. Если на фирме есть профсоюз, то при  составлении графика нужно учитывать  и мнение выборного профсоюзного органа. Об этом говорится в Указаниях  по заполнению формы № Т-7, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. График подписывает  руководитель кадровой службы и утверждает руководитель фирмы. Составить и  утвердить график отпусков на новый  год нужно не позднее 17 декабря  текущего года (ч.1 ст.123 ТК РФ). График обязателен как для сотрудников, так и  для фирмы (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому  сотрудников нужно ознакомить с  графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация  фирмы может выбрать любой  вариант по своему усмотрению. Хотя закон этого и не требует, ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под расписку. Так вы избежите проблем, если сотрудник откажется уходить  в отпуск в установленное для  него время. Приложите к графику  отпусков ознакомительный лист, в  котором сотрудники распишутся, что  ознакомлены с графиком. О времени  начала отпуска сотрудника нужно  известить не позднее чем за две недели до его начала . Для этого нужно направить сотруднику письменное уведомление.

21. Основные документы, необходимые для проведения и оформления результатов аттестации работников.

- это  процедура проверки соответствия  сотрудника занимаемой должности.

Аттестация, в отличие от обычной оценки персонала, - это формализованная и регулярная процедура. Кроме того, у аттестации и оценки совершенно разный юридический  статус и разные последствия. По результатам  оценки нельзя уволить сотрудника, а по итогам аттестации можно (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Однако увольнение будет правомерным лишь в том  случае, если в фирме действует  положение об аттестации, составленное и утвержденное по всем правилам трудового  законодательства.

Как составить положение  об аттестации

За основу этого документа можно взять  Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических  работников и других специалистов предприятий  и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и  связи (утверждено постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 5 октября 1973 г. №470/267). При разработке положения  придерживайтесь следующих правил:

-обязательно  оговорите в положении, какие  именно сотрудники подлежат аттестации. И помните, что аттестацию нельзя  проводить для одного сотрудника, преследуя цель уволить его; 

-Аттестация  служащих должна проводиться периодически (скажем, один раз в три года). Если кроме очередных аттестаций вы планируете проводить и внеочередные, то четко определите основания, по которым будут назначаться такие аттестации (например, если принято решение об обучении персонала с целью повышения квалификации или открылся конкурс на замещение вакантной должности);

-если  результаты аттестации могут  послужить основанием для увольнения  сотрудника, в состав аттестационной  комиссии должен входить член  профсоюзного органа (ст. 82 ТК РФ). Разумеется, при отсутствии в  фирме профсоюза не обязательно  включать в комиссию представителя  сотрудников. И все же, если  он будет там присутствовать, это даст вам дополнительные  аргументы в пользу вашей объективности;

-в положении  об аттестации необходимо оговорить,  по каким критериям вы будете  оценивать сотрудников. Причем  критерии должны быть одинаковыми  для всех. Например, как сотрудники  выполняют нормы труда, соблюдают  ли они трудовую дисциплину, какие  результаты показали на предыдущей  аттестации;

-в положении  нужно подробно описать всю  процедуру аттестации. Аттестация кадров может проходить в форме собеседования, письменного экзамена или практического занятия. Обязательно конкретизируйте, как именно будет проходить аттестация в вашей фирме. Положение об аттестации вводится в действие приказом генерального директора. После того как положение вступит в силу, с ним нужно знакомить под расписку всех работающих сотрудников и каждого нового сотрудника при приеме на работу. В типовой трудовой договор включите обязанность сотрудника проходить аттестацию. Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо ограничений для сотрудников по проведению аттестации. Но вы можете освободить от нее, например, беременных женщин.

Процедура аттестации

Любая аттестация начинается с принятия решения  о ее проведении. Такое решение  принимает руководитель фирмы или  сотрудник, в чьей компетенции находится  назначение аттестации. Решение оформляется  приказом. В него включается информация:

• о сроках (графике) и месте проведения аттестации;
• о круге сотрудников, подлежащих аттестации;
• о назначении аттестационной комиссии или о сроках ее формирования (назначения или избрания, если комиссия избирается);
• если аттестация внеочередная - об основаниях проведения аттестации.

Приказом  также могут возлагаться обязанности  на кадровую службу, руководителей  подразделений по подготовке документов для проведения аттестации. Например, кадровая служба должна своевременно подготовить и передать в аттестационную комиссию сведения о том, кто из сотрудников  и когда повышал квалификацию, аттестационные листы по предыдущей аттестации и т. п. Аттестационная комиссия готовит материалы, необходимые  для проведения аттестации (копии  документов об образовании, стаже работы, должностные инструкции, характеристики и пр.). Сотрудников, которые будут  проходить аттестацию, комиссия знакомит под расписку с подготовленными  материалами и критериями оценки знаний, умений, навыков. После всех необходимых приготовлений проводится сама аттестация в соответствии с  положением об аттестации

22. Основные  документы, регулирующие трудовые правоотношения в организации.

Безусловно, основным нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения, является ТК РФ, вступивший в силу с 1 февраля 2002 г. Согласно ч. 1 ст. 5 ТК РФ под трудовым законодательством следует понимать лишь федеральные законы и законы субъектов РФ. Такое узкое понимание  не исключает возможности регулирования  трудовых отношений иными нормативными правовыми актами: указами Президента РФ, постановлениями Правительства  РФ, актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Кроме того, трудовые отношения регулируются локальными нормативными актами, коллективными  и трудовыми договорами, соглашениями.

ТК РФ – это кодифицированный федеральный  закон, находящийся на вершине трудового  законодательства РФ (в узком смысле). Нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать ТК РФ. В случае противоречий между ТК РФ и иным федеральным законом, содержащим нормы  трудового права, применяется ТК РФ (ч. 3 и 4 ст. 5 ТК РФ). Такая важная юридическая  гарантия направлена на противодействие  попыткам легализации норм, не соответствующих  принципам трудового законодательства, закрепленным в ст. 2 ТК РФ.

В свою очередь, согласно ч. 5 ст. 5 ТК РФ если вновь  принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит ТК РФ, то этот федеральный закон  применяется при условии внесения соответствующих изменений в  ТК РФ. По нашему мнению, фраза «при условии» означает, что соответствующие  изменения уже внесены в ТК РФ. Следовательно, противоречие между  ТК РФ и федеральным законом в  данной ситуации исчерпывается.

Среди федеральных законов, содержащих нормы  трудового права, особое значение имеют  те законы, которые приняты специально для регулирования трудовых отношений, по сравнению с законами, регулирующими  иные общественные отношения, но при  этом содержащими отдельные нормы  трудового права.

Акты  органов местного самоуправления

В настоящее  время органы местного самоуправления и их должностные лица принимают  или издают правовые акты, содержащие нормы трудового права. В частности, эти нормы касаются введения за счет местных бюджетов дополнительных мер  социальной защиты и гарантий трудоустройства  для представителей наиболее уязвимых слоев местного населения (инвалидов, многодетных родителей, выпускников  общеобразовательных школ и др.), а также установления режима работы организаций, деятельность которых  связана с различного рода обслуживанием  местного населения.

Коллективные  и трудовые договоры, соглашения

В соответствии с трудовым законодательством регулирование  трудовых отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ч. 1 ст. 9 ТК РФ). Отметим, что значение договорного способа регулирования  трудовых отношений постоянно возрастает.

Законодатель  устанавливает рамки регулирования  трудовых отношений в рассматриваемых  договорах и соглашениях. Согласно ч. 2 ст. 9 ТК РФ коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать  условий, ограничивающих права или  снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы  трудового права. Если такие условия  включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.

Локальные акты

Согласно  ст. 8 ТК РФ под локальными нормативными актами понимаются акты, содержащие нормы  трудового права, принимаемые работодателями (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями) в пределах своей  компетенции в соответствии с  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективными  договорами, соглашениями.

23. Основные правила и обязанности работника в организации.

отдых,  
полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте; 
профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации,

объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов; участие в управлении организацией; 
ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений; 
защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами; 
разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку,  
возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда;

• обязательное социальное страхование.  
3. Основные обязанности работника, установленные ст. 21 ТК РФ, могут быть уточнены (конкретизированы) в правилах внутреннего трудового распорядка организаций, уставах, положениях о дисциплине, коллективных и трудовых договорах. При этом положение работников не может ухудшаться по сравнению с нормами трудового законодательства. 
В общем случае каждый работник обязан:  
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; 
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации; 
соблюдать трудовую дисциплину,  
выполнять установленные нормы труда;  
соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; 
бережно относиться к имуществу работодателя и других работников; 
незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.

24. Основные  правила хранения личных дел работников.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового  органа под общим заголовком «Личные  дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с  года увольнения работника[11].

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном  для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в  территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность  личных дел и помещенных в них  документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует  хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в  специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;

·         по разделам, соответствующим наименованиям  структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а  внутри разделов — по порядку номеров  либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается  хранение личных дел в составе  так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному  делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством  сотрудника. Личные дела в составе  наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел

25. Основные  принципы правового  регулирования трудовых отношений в организации.

равенство прав и возможностей работников; 
обеспечение права каждого работника на выплату справедливой заработной платы не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда;

обеспечение права работников и работодателей на объединение для защиты своих прав и интересов; 
обеспечение права работников на участие в управлении организацией;

• социальное партнерство',  
обязательность возмещения вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; 
обеспечение права каждого на защиту государством его трудовых прав и свобод, в том числе в судебном порядке; 
обеспечение права на разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, а также права на забастовку;  
обязанность сторон трудового договора соблюдать условия заключенного договора; 
обеспечение права представителей профессиональных союзов осуществлять профсоюзный контроль за соблюдением трудового законодательства;

• обеспечение права на обязательное социальное страхование работников.

В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации  или предприятия издает распорядительные документы.

Распорядительные  документы — обладающие юридической  силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих  и перспективных задач.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при  создании конкретного распорядительного  документа определяется:

• уровнем органа управления, издающего документ:
• компетенцией должностного лица как субъекта управления;
• порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

Основанием для  издания распорядительного домента  может являться: необходимость выполнения  принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решении вышестоящих  органов; собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями  и задачами организации.

Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам  или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.

Этапы подготовки распорядительных документов:

• выбор вида распорядительного документа
• сбор и анализ информации
• оформление проекта распорядительного проекта
• согласование проекта
• подписание распорядительного докумета

28. Основные  требования к письменной характеристике работника.

• внутренние - используются только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.)
• внешние - составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при получении кредитов; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.)

Во всех перечисленных  случаях характеристика с места  работы оформляется исходя из общих  правил.

Отдельно лишь стоит выделить тот случай, когда  характеристика необходима работнику  для предоставления в суд. Связано  это с тем, что в случае привлечения  работника к административной или  уголовной ответственности, суд  вправе запросить у работодателя сведения, характеризующие личность виновного, для вынесения правильного  судебного решения. В данной ситуации основная трудность заключается  в том, что в большинстве подобных запросов не уточняется, какие именно сведения необходимы суду. Поэтому, для  того, чтобы не навредить сотруднику, находящемуся под следствием, лицу, составляющему характеристику, желательно посоветоваться с адвокатом или  самим работником.

Данный документ составляется на фирменном бланке организации (формат листа А4), непосредственным начальником характеризующегося работника  или сотрудником кадровой службы и подписывается директором или  уполномоченным на то лицом.

Структура написания  характеристики:

• заголовок - указываются реквизиты организации, дата написания характеристики, по центру название документа (слово ХАРАКТЕРИСТИКА);
• анкетные сведения о работнике - данный раздел будет являться первым абзацем в документе, в нем указывается на чье имя выдана характеристика (ФИО сотрудника полностью), год рождения, полученное сотрудником образование;
• характеристика трудовой деятельности - в данном разделе нужно написать дату трудоустройства сотрудника в организацию, краткую информацию о карьерном росте, указать перечень наиболее значимых результатов, которых добился сотрудник;
• оценка различных качеств работника - а именно оценка личных, деловых и психологических качеств, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, а также информация о поощрениях, наградах или взысканиях. Например:
• личные качества работника могут быть выражены в его взаимоотношениях с трудовым коллективом, в уровне общей культуры и т.п.
• для оценки профессиональной компетенции необходимо брать во внимание опыт работы сотрудника, уровень профессиональных знаний, способность к самообразованию, знание нормативных и правовых актов, общую эрудицию и т.п.
• деловые качества работника оцениваются исходя из его аналитических способностей, умения поддерживать деловые отношения с коллегами, умения планировать работу, осуществлять руководящие функции и контроль за выполнением поставленных работ и т.п.
• при оценке работоспособности работника учитывается его активность при выполнении поставленных задач, способность к организации трудового процесса, качество и сроки выполненной работы, а также поведение в нестандартных (сложных, стрессовых) ситуациях, эффективность принимаемых решений, способность брать на себя ответственность по итогам работы.
• заключение - данный пункт указывается только во внешней характеристике, в котором необходимо написать цель составления данного документа. Например: "Дана для предъявления по месту требования".

Также в зависимости  от целей применения можно выделить следующие виды характеристик:

• на студента
• с места прохождения практики
• на ученика
• производственную характеристику
• на водителя
• для предоставления в ГИБДД
• в военкомат
• характеристику с места жительства
• бытовую характеристику от соседей

29. Основные  функции кадровой службы в организации  и их документационное оформление

Служба персонала  решает следующие задачи:

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
• формирование стабильно работающего трудового коллектива
• создание кадрового резерва
• организация системы учета кадров

Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением  функции:

• сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
• сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
• сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
• сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
• сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Служба персонала  выполняет следующие функции:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
• учет личного состава
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
• работа по созданию резерва на выдвижение
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Служба персонала  получает от других подразделений организации  заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.

     Служба  персонала направляет в подразделения:  сведения о нарушителях трудовой  дисциплины; копии приказов о  приеме, перемещении внутри организации;  увольнении работников; утверждении  (изменении) правил внутреннего  трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения  трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии служба персонала  получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления  пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п. 

     В  свою очередь, кадровая служба  представляет в бухгалтерию сведения  о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель  учета рабочего времени, приказы  о приеме, переводе и увольнении, и т.п.

30. Основные цели контроля за исполнением документов по кадрам, порядок его проведения.

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом  документационного обеспечения  управления является контроль исполнения документов, решений и заданий.

Цель контроля исполнения документов — содействие своевременному и качественному  исполнению решений и заданий  руководства организации или  структурного подразделения. Не менее  важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и  отдельных исполнителей. Такая информация позволяет проанализировать причины  отклонений от нормальной работы, срыва  сроков исполнения документов и дает руководителю основание разработать  эффективную программу, направленную на исправление ситуации.

Технология контроля полностью определяется принятой в  организации системой регистрации  документов. Если для регистрации  используется журнальная (книжная) форма  регистрации, то для целей контроля заводят специальные контрольные  карточки или еще один (контрольный) журнал.

Журнальные формы  контрапи нельзя считать эффективными. В основном они применяются в  организациях, где в отдельное  делопроизводство выделена работа с  конфиденциальной информацией. Журнальная форма может также применяться  в организациях, небольшим объемом  документооборота. В этом случае по мере постановки документов на контроль в журнал вносят сведения о контрольных  документах, в графе примечания отмечают напоминания исполнителям, после  исполнения документа в графу  «Отметка об исполнении» вносится запись о том, что и когда сделано (например, «проведены переговоры 22.02.2011»). или  данные (дата и номер) ответного документа. Для записей о ходе контроля может  использоваться журнал регистрации  входящих документов  или отдельный  контрольный журнал.

Более распространенной формой ведения контроля сроков исполнения является использование регистрационно-контрольных  карточек (РКК). В этом случае на каждый контролируемый документ

заводят дополнительный экземпляр регистрационной карточки. Если в исполнении должны участвовать  несколько структурных подразделений, то карточка заводится для каждого. Контрольные карточки отличаются от регистрационных либо цветовой индексацией, либо проставлением штампа «КОНТРОЛЬ» или «К». Такой же знак проставляется  на верхнем поле первого листа  контролируемого документа.