Шпаргалка по "Делопроизводство"

Срочный трудовой договор заключается, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы и условий ее выполнения. Но есть случаи, когда его можно заключать по соглашению сторон, без учета этих обстоятельств (см. таблицу ниже). Конкретные случаи, при которых фирма вправе оформить сотрудника по срочному договору, перечислены в статье 59 Трудового кодекса РФ.

Личное  дело - это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.

Как формировать  личные дела сотрудников, решает руководитель отдела кадров фирмы. Обычно в личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок (анкета) по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу  же после издания приказа о  приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется  другими документами. Последним, завершающим  документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении  трудового договора.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников  предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (ст. 44 Федерального закона «О государственной  гражданской службе в Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных  гражданских служащих прописан в  Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения  о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного  дела». Обычно в фирмах личные дела ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных сотрудников.

Должностная инструкция

- это организационно-правовой  документ, в котором определяются  трудовая функция сотрудника, его  права, обязанности и ответственность.  Она составляется по каждой  штатной должности.

Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

• Общие положения. В этом разделе обычно указывают:
1. название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
2. требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);
3. непосредственная подчиненность;
4. порядок назначения и освобождения от должности;
5. наличие и состав подчиненных;
6. порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
7. перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности;
• Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;
• Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;
• Ответственность. В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

При составлении  должностных инструкций пользуйтесь  Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих

Проекты должностных  инструкций, как правило, разрабатывают  руководители структурных подразделений  совместно со специалистами отдела кадров. Затем проекты нужно направить  на визирование в юридический  отдел фирмы или юрисконсульту, который проверит должностные инструкции на соответствие законодательству, а  также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. После того как будут  внесены все правки, генеральный директор фирмы или другое уполномоченное лицо утверждает должностную инструкцию.

С этого момента  сотрудников при приеме на работу нужно знакомить под расписку с должностной инструкцией и  выдавать один экземпляр на руки. Сотрудникам, которые уже работают в фирме, также необходимо выдать инструкции и попросить расписаться 

Пересматриваются  должностные инструкции по мере необходимости. Ввод в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом руководителя организации. а ознакомление.

Срочный трудовой договор заключается, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы и условий ее выполнения. Но есть случаи, когда его можно заключать по соглашению сторон, без учета этих обстоятельств (см. таблицу ниже). Конкретные случаи, при которых фирма вправе оформить сотрудника по срочному договору, перечислены в статье 59 Трудового кодекса РФ.

Термин трудовые отношения применяется для отражения  взаимоотношений между работодателем  и работником, возникающих на рабочем  месте.

Сторонами трудовых отношений являются работодатели, работники  и представители работников. Основа трудовых отношений – это работа, вознаграждение и карьера сотрудников, коммуникации в организации, стиль  руководства, а также организационная  культура. Структура трудовых отношений  зависит от структуры организации  и реализуется на различных уровнях  организации – между руководством и работниками в целом, между  функциональными и линейными  менеджерами и отдельными работниками, между топ-менеджерами и представителями  работников. Кроме этого, структура  трудовых отношений содержит официальные  и неформальные аспекты. Официальными аспектами являются различные правила  и процедуры, а неформальные аспекты  включают в себя понимание, ожидания и предложения.  
Началом трудовых отношений является тот момент, когда работник предоставляет свои знания, навыки и усилия конкретному работодателю в обмен на то, что работодатель гарантирует работнику определенную зарплату и набор определенных льгот. Эти отношения оформляются официальным трудовым договором. В обязательства работодателя входит выплата зарплаты работнику, предоставление безопасного рабочего места, необходимость вести себя честно по отношению к работнику и не совершать таких действий, которые могут подорвать доверие к трудовым отношениям. У работника также есть свои обязательства, среди которых: подчиняться работодателю, быть компетентным, добросовестным и проявлять лояльность. 
Трудовые отношения также проявляются и в рамках психологического контракта, который подразумевает, что на начальном этапе трудовые отношения строятся исходя из уникальной комбинации мнений работника и его работодателя по поводу взаимных ожиданий. При этом достаточно часто возникает разочарование по поводу несбывшихся ожиданий, как со стороны руководства, так и со стороны работника. Психологический контракт порождает установки и эмоции, которые формируют и направляют как поведение работника, так и поведение работодателя. Психологический контракт не выражен прямо, кроме этого он динамичен: он развивается со временем по мере накопления опыта, изменений условий работы и переоценки работником своих ожиданий. 
На сущность трудовых отношений сильно влияют все действия администрации прямо или косвенно связаны с персоналом. Особенно важно то, какими методами работают с людьми в таких сферах, как отбор персонала, организация рабочего времени, обучение и аттестация, оценка работы и вознаграждения, карьерный рост, дисциплинарные процедуры, сокращение штата. Для создания и развития позитивных трудовых отношений в организации менеджеры и специалисты по управлению человеческими ресурсами используют следующие приемы: 
• разрабатывается и доводится до всех членов организации политика в области управления персоналом – правила приема на работу, развитие персонала и карьерный рост, вознаграждения и система льгот, дисциплинарные процедуры, 
• при проведении собеседований в момент отбора новых работников им предоставляется полная и реалистичная информация, как о благоприятных, так и неблагоприятных сторонах данной работы, 
• разрабатывается и применяется такая система вознаграждения, которая позволяет добиться справедливости, беспристрастности и последовательности во всех аспектах оплаты и предоставления льгот, 
• поощряется максимальный контакт между руководителями и членами их команд для улучшения понимания ожиданий друг друга и выработки средств двусторонней коммуникации, 
• применяется политика максимальной прозрачности по всем вопросам деятельности персонала в организации для того, чтобы работники отчетливо представляли, что происходит в организации и как это отразится на их занятости, развитии и перспективах.

58. Устав организации: содержание, основные требования к его оформлению.

59. Учет  трудовых книжек. Порядок  выдачи дубликата  и вкладышей

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся  все записи из трудовой книжки, кроме  той, что признана недействительной (п. 33 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно  заявить об этом по последнему месту  работы. В ответ вы обязаны оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 «Правил  ведения и хранения трудовых книжек»). Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, нужно попросить у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Вы должны оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы (п. 7.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

• о сотруднике (на титульный лист дубликата);
• об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную фирму, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если кончается  место в книжке – то вставляют  вкладыш. Он состоит из бланков трудовой книжки, с печатью и на титульном  листе книжки пишут «имеется вкладыш»

60. Цели и основные задачи трудового законодательства.

4. Основные задачи трудового законодательства - создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений: 
• по организации труда и управлению трудом;  
трудоустройству у данного работодателя; 
профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников у данного работодателя; 
социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений; 
участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства; 
материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда; 
надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) c соблюдением трудового законодательства (включая законодательство по охране труда);

• разрешению трудовых споров.