Шпаргалка по "Делопроизводство"

31. Оформление  структуры и штатной  численности. Содержание и порядок оформления штатного расписания.

Разработка  структуры предприятия и определение  штатной численности, в лучшем случае, должна входить в обязанности  директора (менеджера) по персоналу, обладающего  необходимыми знаниями и опытом, а  также, наверное, самое важное, информацией  о рынке, состоянии фирмы и  перспективами развития. Этот документ должен быть согласован с руководителями направлений (структурных подразделений).

На основании  утвержденной структуры и штатной  численности, отдел кадров готовит  к утверждению штатное расписание

Форма штатного расписания может быть самостоятельно разработана организацией, исходя из своих потребностей, но всё-таки в  качестве бланка рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-3.

В зависимости  от размера и штатной численности  организации обязанности по составлению  и заполнению формы № Т-3 могут  быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров  или даже руководителей.

Наименование  организации в штатном расписании должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.

Следует обратить внимание, что в форме  № Т-3 указывается как минимум  две даты: дата составления штатного расписания (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также  дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

Наименования  структурных подразделений должны указываться в соответствии с  утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки  является то, что коммерческие организации  могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые  считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и  общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при  указании подразделений должны руководствоваться  требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных  документов, так как от этого зависит  ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

Код для  каждого структурного подразделения  устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места  структурного подразделения в иерархии организации.

Наименование  должностей рекомендуется определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также  их кодовые обозначения. В штатном  расписании следует указывать и  вакантные должности, в виде соответствующей  пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных  штатных единиц со сноской внизу  страницы, где указывается, что должность  вакантна.

Количество  штатных единиц для каждой должности  определяется потребностями организации  в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

 В соответствии  с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации  и защите информации» персональные  данные относятся к категории  конфиденциальной информации. Не  допускается сбор, хранение, использование  и распространение информации  о частной жизни, а равно  информации, нарушающей личную тайну,  семейную тайну, тайну переписки,  телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений  физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного  решения. Персональные данные  не могут быть использованы  в целях причинения имущественного  и морального вреда гражданам,  затруднения реализации их прав  и свобод. Ограничение прав граждан  на основе использования информации  об их социальном происхождении,  о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности  запрещено и карается в соответствии  с законодательством. Юридические  и физические лица, в соответствии  со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией  о гражданах, получающие и использующие  ее, несут ответственность в соответствии  с законодательством Российской  Федерации за нарушение режима  зашиты, обработки и порядка использования  этой информации.

 Трудовым  кодексом РФ предусмотрено, что  в целях обеспечения прав и  свобод человека и гражданина  работодатель и его представители  при обработке персональных данных  работника обязаны соблюдать  следующие общие требования: - обработка  персональных данных работника  может осуществляться исключительно  в целях обеспечения соблюдения  законов и иных нормативных  правовых актов, содействия работникам  в трудоустройстве, обучении и  продвижении по службе, обеспечения  личной безопасности работников, контроля количества и качества  выполняемой работы и обеспечения  сохранности имущества; - все персональные  данные работника следует получать  у него самого. Если персональные  данные работника возможно получить  только у третьей стороны, то  работник должен быть уведомлен  об этом заранее и от него  должно быть получено письменное  согласие.

33. Положение о персонале организации: основные разделы, порядок  утверждения

Документ, Положение  о персонале, устанавливает принципы трудовых взаимоотношений способы  организации труда на предприятии, основные права и обязанности  предприятия и его персонала

Введение в  России различных форм собственности  и, в том числе частной собственности, а также установление новых организационно-правовых форм юридических лиц (обществ, товариществ) способствовало распространению новых  организационных документов, таких  как Положение о персонале, пришедших  к нам из-за рубежа после 1991 г и  отражающих особенности зарубежных систем организации труда. Ранее  повсеместно использовался такой  документ, как Правила внутреннего  распорядка.

Положение включает в себя разделы:

• Общие положения
• Порядок найма и высвобождения работников
• Основные обязанности персонала
• Основные обязанности администрации
• Рабочее время и его использование
• Поощрение за успешные результаты работы
• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины

В Положение  может быть включен и ряд других разделов (например, социальные гарантии персонала, участие персонала в  прибылях, система непрерывного образования  персонала, право персонала на выбор  форм организации труда и т. д.).

Порядок разработки положения о персонале, его оформления и утверждения аналогичен порядку  разработки Устава организации, во многом близок порядку разработки Правил внутреннего  трудового распорядка Разработка документа  поручается группе специалистов из отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и других подразделений предприятия Группу возглавляет, как правило, заместитель  руководителя предприятия по управлению персоналом Далее возможны два варианта продвижения проекта документа:

• Проект обсуждается на общем собрании трудового коллектива, визируется руководителями структурных подразделений, начальником юридического отдела и утверждается руководителем предприятия или органом управления (например, советом директоров).
• Проект документа передается руководителю предприятия (органу управления), который вносит свои поправки и представляет его на утверждение общим собранием трудового коллектива.

После утверждения  Положение имеет обязательную силу для персонала и администрации  предприятия.

34. Положение о подразделении: его назначение и  структура.

Структурное подразделение  предприятия - это выделенная в установленном  порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные  задачи, функции, ответственность.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях, как правило, возлагается либо на отдел организации и оплаты труда, либо, при его отсутствии, на отдел  кадров или юридический отдел

В этом документе  определяется:

- порядок создания  подразделения,

- правовое положение  данного подразделения в организационной  структуре предприятия,

- структура подразделения  и его штатная численность,

- задачи, функции,  права и ответственность подразделения;

- порядок взаимодействия  подразделения с другими подразделениями  организации

Утверждается  положение об отдельных структурных  подразделениях руководителем организации.

Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия: 
1. Место подразделения в организационной структуре. 
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации. 
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации. 
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения. 
   Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения. 
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения. 
Например, Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Структура и функции.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
5. Права и обязанности.
6. Ответственность.

Раздел  «Общие положения» определяет правовой статус структурного подразделения, закрепляет подчиненность отдела кадров конкретному должностному лицу. 
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива. 
  Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы. 
  В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам. 
  Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями. 
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации.

Положение о  структурном подразделении не является обязательным для организации Наличие  такого документа целесообразно  при реальном делении организации (предприятия) на структурные подразделения.

Структурное подразделение  предприятия - это выделенная в установленном  порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные  задачи, функции, ответственность.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях, как правило, возлагается либо на отдел организации и оплаты труда, либо, при его отсутствии, на отдел  кадров или юридический отдел

В этом документе  определяется:

- порядок создания  подразделения,

- правовое положение  данного подразделения в организационной  структуре предприятия,

- структура подразделения  и его штатная численность,

- задачи, функции,  права и ответственность подразделения;

- порядок взаимодействия  подразделения с другими подразделениями  организации

Утверждается  положение об отдельных структурных  подразделениях руководителем организации.

Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия: 
1. Место подразделения в организационной структуре. 
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации. 
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации. 
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения. 
   Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения. 
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения. 
Например, Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Структура и функции.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
5. Права и обязанности.
6. Ответственность.

Раздел  «Общие положения» определяет правовой статус структурного подразделения, закрепляет подчиненность отдела кадров конкретному должностному лицу. 
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива. 
  Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы. 
  В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам. 
  Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями. 
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации.

Лизинг  персонала рассматривается как форма временного или срочного привлечения персонала со стороны. Рассмотрим предпосылки возникновения и использования лизинга персонала.

Прежде всего, о лизинге персонала вспоминают тогда, когда встает проблема несоответствия наличных трудовых ресурсов и потребностей организации в них. Для решения  этой проблемы, необходимо разработать  программу изменения качественных и количественных параметров трудовых ресурсов предприятия. Данная программа  может предполагать удовлетворение потребностей в персонале посредством  дополнительного обучения последнего, принятия на работу специалистов определенного  профиля либо же она может предполагать лизинг персонала.

Выбор конкретного  мероприятия зависит от специфики  потребности в персонале, а также  от характеристики существующих трудовых ресурсов.

Одной ситуации может соответствовать несколько  форм привлечения персонала. При  этом важную роль играют такие параметры:

1.       Категория персонала и перечень требований, выдвигаемых к кандидату;

2.       Положение специалиста в организационной структуре организации (поле деятельности и принятия решений данным специалистом в организации);

3.       Сроки поиска специалиста.

Критерием выбора отдельных форм привлечения служит экономическая целесообразность: на единицу затрат при каждом варианте привлечения должен приходиться  максимальный эффект. На практике зачастую оценку производят, сравнивая только валовые затраты на каждый вариант  такого привлечения.

Рассмотрим подробно лизинг персонала. К лизинговым отношениям в сфере управления персоналом прибегают в следующих случаях:

1. Организации  часто сталкиваются с проблемой  привлечения высококвалифицированных  специалистов. Если потребность  в них не носит постоянный  характер, а сфера деятельности  находится в рамках бухгалтерского  учета, аудита, юриспруденции и  других областей знаний, где существуют  специализированные компании, предоставляющие  такие услуги, то, конечно же, прибегают  к помощи этих компаний. Эта  потребность действительно становится  проблемой, если организация небольшая  и содержать специалиста или  прибегать к разовым услугам  компаний такого уровня накладно. Кроме того, может понадобиться  специалист, аналогичные услуги  которого не предоставляются  на рынке компаниями. Найти квалифицированного  специалиста на временной основе  в сжатые сроки довольно проблематично.  Собственно лизинг и возник  из-за потребности организаций  в разноплановых специалистах  на разные сроки. 2. Временное привлечение  сотрудников необходимо также  в случае наступления отпускного  периода при условии, что в  силу определенных обстоятельств  некоторых специалистов в компании  никто из штатных сотрудников  заменить не может. 3. Еще одним  случаем использования лизинговой  схемы является желание компании  минимизировать свои налоговые  потери при исчислении так  называемого фонда оплаты труда  и упростить процедуру взаимоотношений  между компанией и привлеченными  специалистами. Многие компании  не могут использовать классические  формы найма и мотивации сотрудников,  так как часто сталкиваются  с тремя основными проблемами:

• политикой компаний, направленной на приостановление развития новых приоритетных направлений;
• высокой текучестью высококвалифицированных кадров вследствие изменения компенсационной политики компаний;
• сокращением штата и бюджетной статьи расходов на персонал Головными офисами компаний при сохранении потребности в труде соответствующих специалистов;

В такой ситуации возникает необходимость привлекать специалистов временно, на других условиях найма, т. е. делать более мобильными трудовые ресурсы компании.

Лизинг  персонала - это новая форма привлечения персонала, которая может помочь решить эти проблемы.

4. Иностранные  компании, желающие быстро открыть  представительство и начать деятельность  в Российской Федерации также  прибегают к кадровому лизингу,  однако берут в лизинг весь  необходимый штат сотрудников.  Такими лизинговыми услугами  могут воспользоваться и отечественные  предприниматели, создавая региональные  филиалы. Существует два вида  услуг в области кадрового лизинга:

1.       предоставление во временное пользование отдельных специалистов;

2.       формирование штата организации.

По аналогии с физическим капиталом, первую услугу можно сравнить с оперативной  арендой, так как оперативный  лизинг сотрудников, как правило, носит  краткосрочный характер. При использовании  второго вида лизинга зачастую наблюдается  перевод арендованных сотрудников  в собственный штат организации, хотя это не всегда целесообразно. Однако это деление условно, поскольку  возможны исключения в обоих случаях.

Аренда  специалистов - это основная статья дохода зарубежных компаний, специализирующихся на трудоустройстве. При этом охвачены практически все категории персонала, за исключением, пожалуй, высшего управленческого звена и некоторых других категорий. Категории персонала, используемые в лизинговых операциях, безусловно, отражают уровень развития кадровых услуг и организации управления персонала в целом.

В России наиболее вероятен лизинг персонала следующих категорий :

1.       офисный персонал;

2.       персонал департамента продаж;

3.       технический персонал;

4.       рабочие.

Принято считать, что невозможно использовать финансовых работников, специалистов управленческого  звена из за большого удельного веса теневого сектора в экономике  страны, однако, это спорное утверждение. Следует отметить, что одним из основных условий заключения лизинговой сделки является ведение лизингополучателем легального бизнеса в соответствии с действующим законодательством. Это вызвано тем, что кадровые агентства берегут свою репутацию, а также несут обязательства  перед переданными в лизинг специалистами.

Лизинг персонала  предполагает предоставление компанией - лизингодателем необходимых работодателю (далее лизингополучатель) специалистов во временное пользование.

Работодатель  обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной  в нее записью об увольнении.

 При увольнении  работника все записи, внесенные  в его трудовую книжку за  время работы в данной организации,  заверяются подписью работодателя  или лица, ответственного за ведение  трудовых книжек, печатью организации  и подписью самого работника.

 При задержке  выдачи работнику трудовой книжки  по вине работодателя, внесении  в трудовую книжку неправильной  формулировки причины увольнения  работника работодатель обязан  возместить не полученный за  время задержки заработок. Днем  увольнения в этом случае считается  день выдачи трудовой книжки.

 В случае  если в день увольнения работника  выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет ему  уведомление о необходимости  явиться за трудовой книжкой  либо дать согласие на отправление  ее по почте. Со дня направления  указанного уведомления работодатель  освобождается от ответственности  за задержку выдачи трудовой  книжки.

В день прекращения  трудового договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в  нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его  письменному заявлению, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), также копии  документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки  о заработной плате, о начисленных  и фактически уплаченных страховых  взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у  данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в  ее получении, проставляемая в книге  учета движения трудовых книжек, а  также вносится соответствующая  запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.

Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения  трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен  акт, подписанный свидетелями), и  по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять  следующие действия. В адрес работника  направляется заказным письмом с  уведомлением письменное требование явиться  за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку  пересылка трудовой книжки почтой допускается  только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1 ТК РФ).

1. Администрация  предприятия, учреждения, организации  (далее работодатель) издает приказ, в котором указываются: основание  причины и срок высвобождения  работников, их категории и количество, а также состав и порядок  работы комиссии, занимающейся вопросами  высвобождениия.

2. Определяются  кандидатуры на увольнение с  учетом требований статей 179, 261 ТК  РФ.

3. При принятии  решения о ликвидации организации,  сокращении численности или штата  работников организации, работодатель  обязан письменно уведомить службу  занятости и соответствующий  выборный орган не позднее  чем за 2 мес. до начала проведения  соответствующих мероприятий, а  в случае, если решение о сокращении  численности или штата работников  может привести к массовому  увольнению работников, не позднее,  чем за 3 месяца(п.3 ст.21, п.2 ст.25 Закона  “О занятости населения в РФ”)

4. О предстоящем  высвобождении работники предупреждаются  персонально под расписку не  менее, чем за 2 месяца до дня  расторжения трудового договора (контракта) (ст. 180 ТК РФ).

5. Расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя, в случаях, предусмотренных  п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности  или штата работников организации,  индивидуального предпринимателя), производится с обязательным  участием выборного органа первичной  профсоюзной организации.

6. Работодатель  самостоятельно или с привлечением  специалистов службы занятости  разъясняет увольняемым работникам  порядок увольнения, предоставляемые  им выходные пособия и компенсации  согласно действующему законодательству (ст. 178–180 ТК РФ).

7. Высвобождаемым  работникам предлагаются следующие  варианты дальнейшего трудоустройства:

перевод с их согласия на другую работу на том же предприятии;

выбор нового места  работы путем прямого обращения  на другие предприятия, в учреждения, организации;

трудоустройство через службу занятости;

самостоятельное трудоустройство.

8. Работодатель  с письменного согласия работника  имеет право расторгнуть с  ним трудовой договор без предупреждения  об увольнении за два месяца  с одновременной выплатой дополнительной  компенсации в размере двухмесячного  среднего заработка.

9. Расторжение  трудового договора (контракта) с  работниками, высвобождаемыми в  связи с сокращением численности  или штата либо ликвидацией  предприятия, производится по  п.1, 2 ст.81 ТК РФ с соблюдением  порядка увольнения, установленного  законодательством.

10. Запись о  причине увольнения производится  в трудовой книжке в точном  соответствии с формулировками  действующего законодательства  и со ссылкой на соответствующий  пункт и статью закона.

Например:

уволен в связи  с сокращением численности (штата) работников (п.2 ст.81 ТК РФ);

уволен в связи  с ликвидацией организации (п.1 ст.81 ТК РФ).

Расчет, трудовая книжка выдается увольняемому работнику  в день его увольнения (ст. 84.1, 140 ТК РФ).

11. Работникам, увольняемым  по предусмотренным п.1, 2 ст.81 ТК  РФ основаниям, предоставляются  выходные пособия и компенсации  согласно действующему законодательству (ст. 178, 180 ТК РФ).

Работникам, занятым  на сезонных работах, при прекращении  трудового договора в связи с  ликвидацией предприятия, организации, учреждения, сокращением численности  или штата работников выходное пособие  выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 296 ТК РФ).

Работникам, уволенным  по иным законным основаниям (п.5 ст.77, 78,80 ТК РФ), выходное пособие не выплачивается  и средняя заработная плата на период трудоустройства не сохраняется

Экспертиза  ценности документов состоит в изучении документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их дня включения в состав Архивного  фонда Российской Федерации.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности. Принцип историзма  предполагает оценку каждого документа  как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений  в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип  всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать  различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так  и внешние особенности. На основании  принципа комплексности документы  оцениваются с учетом их места  в общем документальном комплексе, так как документы связаны  друг с другом. Они могут повторяться, дополнять или поглощать другие документы и т.п. На основе принципов  экспертизы разработана система  критериев, т.е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень  ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение  документов, их содержание и внешние  особенности. К критериям происхождения  документов относятся: роль и место  организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни  общества, время и место образования  документов. Критерии содержания —  значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.К  критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения  документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформлении документа, его физическое состояние.Для  организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в  деятельности организации, создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Назначение  экспертных комиссий заключается в  следующем:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого  экспертные комиссии наделены следующими функциями:

1) организация  ежегодного отбора дел для  хранения и уничтожения;

2) рассмотрение  и принятие решения об одобрении  (утверждении):

* проектов  номенклатур дел организации  (сводной и по структур- 
ным подразделениям);

* описей  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том  числе по личному составу, подлежащих  передаче в архив организации;

* описей  на дела, подлежащие передаче  на государственное хранение  в соответствии с договором,  заключаемым с учреждением Государственной  архивной службы;

* актов  о выделении к уничтожению  дел. не подпежащих дальнейшему  хранению;

3) подготовка  предложений об изменении сроков  хранения отдельных категорий  документов, установленных перечнями,  и об определении сроков хранения  документов, не предусмотренных  перечнями. Эти предложения представляются  на рассмотрение ЭПК архивного  учреждения;

4) участие  в подготовке и рассмотрении  проектов нормативных и методических  документов по вопросам работы  с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно  со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль формирования дел в делопроизводстве и качества подготовки документов к передаче в  архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации  по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел. описей.Решения  экспертной комиссией принимаются  коллегиально большинством голосов  на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК обычно один—два раза в год. Внеплановые заседания созываются по мере необходимости.

40. Порядок освобождения работников от работы в организации и его документирование.

2. Определяются  кандидатуры на увольнение с  учетом требований статей 179, 261 ТК  РФ.

3. При  принятии решения о ликвидации  организации, сокращении численности  или штата работников организации,  работодатель обязан письменно  уведомить службу занятости и  соответствующий выборный орган  не позднее чем за 2 мес. до  начала проведения соответствующих  мероприятий, а в случае, если  решение о сокращении численности  или штата работников может  привести к массовому увольнению  работников, не позднее, чем за 3 месяца(п.3 ст.21, п.2 ст.25 Закона “О  занятости населения в РФ”)

4. О  предстоящем высвобождении работники  предупреждаются персонально под  расписку не менее, чем за 2 месяца до дня расторжения  трудового договора (контракта) (ст. 180 ТК РФ).

5. Расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя, в случаях, предусмотренных  п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности  или штата работников организации,  индивидуального предпринимателя), производится с обязательным  участием выборного органа первичной  профсоюзной организации.

6. Работодатель  самостоятельно или с привлечением  специалистов службы занятости  разъясняет увольняемым работникам  порядок увольнения, предоставляемые  им выходные пособия и компенсации  согласно действующему законодательству (ст. 178–180 ТК РФ).

7. Высвобождаемым  работникам предлагаются следующие  варианты дальнейшего трудоустройства:

перевод с их согласия на другую работу на том  же предприятии;

выбор нового места работы путем прямого  обращения на другие предприятия, в  учреждения, организации;

трудоустройство через службу занятости;

самостоятельное трудоустройство.

8. Работодатель  с письменного согласия работника  имеет право расторгнуть с  ним трудовой договор без предупреждения  об увольнении за два месяца  с одновременной выплатой дополнительной  компенсации в размере двухмесячного  среднего заработка.

9. Расторжение  трудового договора (контракта) с  работниками, высвобождаемыми в  связи с сокращением численности  или штата либо ликвидацией  предприятия, производится по  п.1, 2 ст.81 ТК РФ с соблюдением  порядка увольнения, установленного  законодательством.

10. Запись  о причине увольнения производится  в трудовой книжке в точном  соответствии с формулировками  действующего законодательства  и со ссылкой на соответствующий  пункт и статью закона.