Шпаргалка по "Делопроизводство"

41. Порядок оформления документов при приеме работника  в организацию.

а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает  на работу впервые, - справки о последнем  занятии выданной по месту жительства;

б) паспорта.

При приеме на работу, требующую специальных  знаний администрация вправе потребовать  от работника предъявления диплом или  иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. Приказ руководителя предприятия объявляется работнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформления заключенного трудового договора.

При заключении трудового договора может устанавливаться  и испытательный срок, продолжительность  которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях  по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза  – шести месяцев.

Условие об испытании должно быть указано  в приказе о приеме на работу. Если это требование не выполнено, считается  что испытание не установлено  и работник окончательно принят с  первого дня его работы.

При неудовлетворенном  результате испытания освобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзным органом  и без выходного пособия.

При приеме на работу или переводе работника  в установленном порядке на другую работу администрация обязана:

а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами  и обязанностями (должностной инструкцией);

б) ознакомить его с правилами внутреннего  трудового распорядка и коллективным договором предприятия;

в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене  труда, противопожарной охране и  другими правилами по охране труда.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется  трудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней. На лиц, поступающих на работу отдел кадров предприятия оформляет личное дело. Бланк трудового контракта заполняется и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки. Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего оформления контракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется работнику под расписку. Общий порядок предусматривает ознакомление работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда и другими необходимыми сведениями и обязанностями. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом. При составлении контракта, в случае требований сторон, можно указать конкретные трудовые обязанности работников. При заключении контрактов с испытательным сроком работы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

Механизм  перевода и перемещения работника  внутри организации урегулирован Трудовым кодексом РФ (далее — ТК). Подобное изменение трудовых функций или  существенных условий трудового  договора (согласно ст. 72 ТК) допустимо  только с письменного согласия работника. Реализация такого перевода предусматривает  несколько этапов и может выглядеть  следующим образом.

На первом этапе перевод и перемещение  работника внутри организаций происходит путем переговоров заинтересованных сторон — самого работника, руководителя структурного подразделения и руководителя организации. При достижении договоренности работник должен написать заявление  о переводе на имя руководителя организации, которое можно рассматривать  как согласие на перевод, предусмотренное  вышеупомянутой статьей ТК РФ.

Некоторые сотрудники отделов кадров в качестве письменного согласия работника  воспринимают его подпись об ознакомлении с приказом о переводе. Но последнее  вовсе не означает согласия работника  — ведь он может письменно выразить свое несогласие. В случае, когда  работник после ознакомления с приказом ставит подпись со словами «ознакомлен, согласен», требование ст. 72 ТК будет  формально соблюдено. Однако представляется наиболее правильным получение согласия работника до издания приказа, а  не после его подписания.

Далее заявление работника визируют руководитель структурного подразделения и другие должностные лица, после этого  его передают на подпись руководителю.

Второй  этап предусматривает внесение изменений  в трудовой договор работника. В  соответствии со ст. 57 ТК перевод работника  связан с изменением его трудовых функций или изменением существенных условий трудового договора и  может быть переделан по соглашению сторон в письменной форме. В некоторых  организациях в случае перевода работника  на другую должность или в другое структурное подразделение действующий  трудовой договор аннулируют и заключают  новый. Такие действия нельзя назвать  правильными, поскольку трудовые отношения  работника и работодателя в случае перевода на другую постоянную работу не прерываются, — меняются лишь некоторые  существенные условия трудового  договора.

Внесенные в трудовой договор изменения  должны быть подписаны обеими сторонами (работником и работодателем). Этот документ служит основанием для издания  приказа (распоряжения) о переводе.

Третий  этап представляет собой подготовку и издание соответствующего приказа. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная  форма № Т–5 приказа о переводе. Такой приказ применяют для оформления и учета перевода сотрудника на другую работу в организации. Его заполняет  работник кадровой службы, подписывает  руководитель организации или уполномоченное им лицо, его объявляют работнику  под расписку. Желательно, чтобы  перед представлением проекта приказа  на подпись руководителю он был завизирован  всеми заинтересованными должностными лицами (руководителями структурных  подразделений, работником кадровой службы, юристом при его наличии в  организации). Визы проставляют на оборотной  стороне проекта приказа.

По просьбе  или письменному заявлению работника  заверенную копию приказа о переводе на другую работу выдают ему на руки.

Четвертый этап заключается во внесении соответствующих  изменений в учетные документы  работника.

На основании  заверенных копий приказа изменения  вносят в табель учета использования  рабочего времени и лицевой счет работника, а сведения о переводе — в дополнение к личному листку по учету кадров, который хранится в личном деле работника. Иногда на практике кадровики не ведут дополнение к личному листку, а подшивают  его в личное дело копии приказов. В этом случае копию приказа о  переводе заверяют подписью работника  кадровой службы (при этом печать можно  не ставить).Сведения о переводе вносят и в раздел III «Прием на работу и  переводы на другую работу» личной карточки работника (форма № Т–2). В заключение соответствующая запись о переводе появляется в трудовой книжке работника. Напомним, что Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Министерства труда  РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

При переводе работника из одного структурного подразделения  в другое процедура его оформления аналогична разобранной. В переговорах  о переводе обязательно участвуют  не только работник и руководитель предприятия, но и руководители двух структурных подразделений (откуда и куда работник переводится). В приказе указывают должность и структурное подразделение по прежнему месту работы сотрудника, затем его должность по новому месту работы, структурное подразделение и назначенный оклад (тарифная ставка). На приказе ставят визы руководителей структурных подразделений по прежнему и новому местам работы. Заверенные копии приказа о переводе работника на другую работу рассылают в оба структурных подразделения.

За дисциплинарный проступок администрация фирмы  может наказать сотрудника, применив к нему одно из следующих взысканий:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ).

Дисциплинарный  проступок - это неисполнение или  ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, в котором присутствует вина сотрудника (ст. 192 ТК РФ). За каждый дисциплинарный проступок может быть применено  только одно дисциплинарное взыскание. Перечень дисциплинарных взысканий  исчерпывающий. Но для отдельных  категорий сотрудников федеральными законами, уставами и положениями  о дисциплине могут быть предусмотрены  и другие виды наказаний. Нельзя налагать взыскания, не указанные в законе. Процедуру наложения дисциплинарного  взыскания, которая описана в  статье 193 Трудового кодекса РФ, нужно  соблюдать без малейших отступлений. Любое нарушение в процедуре  может послужить поводом для  отмены вашего приказа в суде. А  если взыскание будет признано незаконным, сотрудник может кроме восстановления нарушенных прав потребовать возмещения морального вреда. Наиболее частые нарушения  трудовой дисциплины - это прогулы, опоздания на работу, неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Прежде чем наложить дисциплинарное взыскание, надо подтвердить  документально сам ФАКТ НАРУШЕНИЯ  ТРУДОВОЙ дисциплины. Служебная записка  непосредственного начальника сотрудника или акт, составленный в присутствии  двух и более свидетелей (или оба  этих документа), будут служить доказательством  факта нарушения. После этого  необходимо попросить сотрудника написать объяснительную записку, в которой  он должен изложить причины своего поведения. Причины нужно внимательно  проанализировать и установить, являются они уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, нужно  составить об этом АКТ за подписью двух или более свидетелей. Имея на руках такой акт, вы можете наложить дисциплинарное взыскание и без  объяснений сотрудника (ст. 193 ТК РФ).

Администрация фирмы имеет право поощрить сотрудников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности (ст. 191 ТК РФ). Основные виды поощрений упоминаются в статье 191 Трудового кодекса РФ. Система поощрений, вот она:

• благодарность;
• премия;
• награждение ценным подарком;
• награждение почетной грамотой;
• представление к званию лучшего по профессии.

В локальных  нормативных актах (правилах внутреннего  трудового распорядка, положении  о моральном и материальном поощрении  и т. п.) или в коллективном договоре можно установить и другие виды поощрений. Например, дополнительный выходной день, бесплатная путевка на курорт, абонемент  в спортзал, выдача денежного пособия  к отпуску, благодарственное письмо семье сотрудника, присвоение почетного  звания «Заслуженный работник» и т. п. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством сотрудники могут быть представлены к государственным наградам. Поощрение работника максимальным количеством не ограничиваются. К сотруднику можно одновременно применить несколько мер поощрения, например вместе с объявлением благодарности выдать денежную премию. Трудовой кодекс РФ не предусматривает процедуру оформления поощрения сотрудника. Поэтому этот вопрос остается на усмотрение администрации и решается в локальных актах фирмы. Обычно поощрение сотрудников состоит из нескольких этапов. Сначала непосредственный руководитель сотрудника готовит представление о поощрении. В представлении дается оценка трудовой и профессиональной деятельности сотрудника, характеристика его личностных и деловых качеств, а также обосновывается целесообразность награждения. На основании представления руководитель фирмы издает приказ о поощрении работника по унифицированной форме № Т-11 (или № Т-11а, если поощряется несколько сотрудников). Если поощрение не связано с выплатой сотруднику денежных средств (премии), из формы № Т-11 можно убрать реквизит «в сумме _ _ руб. _ _ коп.». Такой вариант предусмотрен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. После того как издан приказ, сотрудник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку (В раздел «Сведения о награждениях») и в личную карточку сотрудника формы № Т-2. Унифицированные формы № Т-11 (Т-11а) и № Т-2 утверждены постановлением Госкомстата России. № 1.

Комплекс  работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному  составу, делится на следующие стадии:  
1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.  
2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.  
3. Экспертиза ценности документов и дел.  
4. Описание дел, передаваемых в архив организации.  
5. Передача документов в архив организации.  
Особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).  
1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.  
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет 
2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.  
3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления

Оформление  дел

Для всех дел  по личному составу долговременного  срока хранения оформление дел в  обязательном порядке предусматривает:  
- оформление обложки дел по установленной форме;  
- нумерацию листов в деле;  
- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;  
- составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);  
- подшивку или переплет дела.  
На обложке дела указывается:  
-наименование организации;  
- индекс дела по номенклатуре дел организации;  
- заголовок дела;  
- даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);  
- количество листов в деле.  
После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Экспертиза  ценности документов и дел

Экспертиза дел  проводится в несколько этапов:  
- при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;  
- в процессе формирования дел;  
- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.  
Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

Описи дел, в том числе и по личному  составу, составляются по установленной  форме отдельно от описей дел постоянного  и временного хранения. Составляя  описи дел, следует иметь в  виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные  описи на приказы по личному составу  и финансовые документы и на личные дела. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:  
- каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;  
- заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;  
- если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово «тоже».  
В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.  
После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.  

Личное  дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий  работодателей.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;
• аттестационные документы;
• представления к переводам;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• другие характеризующие работника документы

Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается  на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее  персональную ответственность за обеспечение  надлежащего обращения с этими  документами.

Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с  законодательством может устанавливаться  материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией  о порядке обращения с личными  делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в  период их профессиональной деятельности на данном предприятии.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел  используются сейфы или специальные  шкафы, в которых личные дела располагаются  по порядку номеров. Личные дела уволенных  работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов  и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью  обеспечения надлежащей сохранности  личного дела и удобства в обращении  с ним при формировании документы  помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в  отдельную папку.

Оформление  и ведение личных карточек

Личная  карточка (форма Т-2) заводится после  подписания приказа по личному составу  на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет  работник отдела кадров организации  в одном экземпляре на основании  представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1.Общие  сведения;

2. Сведения  о воинском учете;

3. Назначения  и перемещения;

4. Отпуска;

5. Дополнительные  сведения;

6. Дата  и причина увольнения.

Все сведения заносятся в личную карточку без  сокращений. В графе «Общие сведения»  указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий  и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Заполняя  графу «семейное положение» используют следующие формулировки:

«женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем», после чего указывают  фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают «высшее»,

«незаконченное  высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При  этом пункт «В» заполняется на карточках молодых рабочих и  служащих.

Специальность и квалификацию указывают на основании  диплома или свидетельства, профессия  рабочего должна соответствовать ее названию в

Едином  тарифно-квалификационном справочнике  работ и профессий, должность  служащих — штатному расписанию.

Свободные строки могут при необходимости  заполняться данными по усмотрению организаций.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены  для названия и даты окончания  второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального  образования.

При заполнении пункта 12 раздела 1 организации необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Заканчивается эта графа личной подписью работника  и датой.

Данные  о военнообязанных и призывниках  заносят во второй раздел личной карточки.

Третий  раздел карточки «Назначения и перемещения» содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником.

В четвертом  разделе фиксируются отпуска (все  виды) с указанием их дат и ссылкой  на номер и дату приказа по личному  составу.

В разделе  личной карточки "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся  в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего  и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления  в образовательное учреждение и  его окончания. Личные карточки таких  работников рекомендуется хранить  отдельно до окончания ими образовательных  учреждений.

В том  же разделе следует записывать и  другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании  справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а  также можно записывать другие данные, необходимые для учета.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется  отметка о дате и причинах увольнения.

Личные  карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах.

5. Пример  оформления кадровой документации

Организация ООО «Вымпел» приняла на работу Иванову  Е.В. на должность главного бухгалтера на основании заявления претендента. Издан приказ «О приеме на работу Ивановой Е.В.». В отделе кадров заведена личная карточка, в трудовую книжку произведена  соответствующая запись. Все перечисленные  документы приведены ниже.

В каждой организации обязательно должны быть Правила внутреннего трудового  распорядка (ст. 189 Трудового кодекса  РФ). Их отсутствие – нарушение норм трудового права, которое влечет ответственность для работодателя (например, штраф при проверке инспекцией труда или прокуратурой). Как правильно  их составить: законно и выгодно  для работодателя, каких ошибок избежать, как правильно их утвердить, изменить – все это вопросы, возникающие  на практике. Настоящую статью мы посвятим рассмотрению данных вопросов.

Согласно  ст. 189 ТК РФ дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации. Работодатель обязан в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими  нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые  для соблюдения работниками дисциплины труда.

 Трудовой  распорядок организации определяется  правилами внутреннего трудового  распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – это локальный  нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными  федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания, а также иные вопросы  регулирования трудовых отношений  в организации (ст. 189 ТК РФ).

 Согласно  ст. 190 ТК РФ Правила внутреннего  трудового распорядка организации  утверждаются работодателем с  учетом мнения представительного  органа работников организации.

 Правила  внутреннего трудового распорядка  организации, как правило, являются  приложением к коллективному  договору.

 Утвержденные  работодателем правила внутреннего  трудового распорядка организации  обычно вывешиваются на видном  месте в отделах, цехах, лабораториях  и других подразделениях.

 С  правилами работодатель обязан  ознакомить работников при приеме  их на работу.

 И  согласно ст. 56 ТК РФ при заключении  трудового договора работник  берет на себя обязанность  соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка.

Содержание  Правил внутреннего трудового распорядка определяется ст. 189 ТК РФ и некоторыми иными статьями кодекса. 

 В  Правилах внутреннего трудового  распорядка должны определяться:

• порядок приема и увольнения работников
• основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя
• режим работы
• порядок ведения суммированного учета рабочего времени
• время отдыха перерывы для отдыха и питания, отпуска и др.
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания
• дни выдачи заработной платы не реже чем каждые полмесяца
• иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации

Какие «иные вопросы…» прописывают  в Правилах? Таковыми могут быть правила техники безопасности и  производственной санитарии, системы  и правила оплаты труда, если они  не регулируются отдельным актом  в организации, и др.

 Условия,  которые Вы устанавливаете в  Правилах внутреннего трудового  распорядка, не должны ухудшать  положение работника по сравнению  с Трудовым кодексом РФ и  коллективным договором (при его  наличии), не должны противоречить  названным документам.

 Например, нельзя установить обязанность  работника выходить из отпуска  по первому требованию руководства  в случае производственной необходимости.  По закону на отзыв из отпуска  требуется согласие работника. Приступая к составлению Правил внутреннего трудового распорядка, согласуйте их положения с иными корреспондирующими договорами и документами в компании.

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных  языков используются и русский, и  национальный, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование  на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке  располагают ниже наименования на русском  языке.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения  организации указывают в том  случае, если эта структура является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания. 

Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год  – четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

МЕТОДЫ  РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - способы  определения потребности организации  в работниках кадровой службы. В  связи с тем, что организации  самостоятельно определяют численность  работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав и утверждают штаты, все существующие методы расчета носят в основном рекомендательный характер. Расчет осуществляется многофакторным корреляционным анализом, экономико-математическим методом, методом  сравнений, прямым расчетом, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др. Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. Институтом труда Министерства труда и соц. развития РФ разработана схема функционального  разделения труда с учетом влияния  на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводится к одному-трем, а зачтем, с помощью корреляционного анализа, выводятся математические формулы, выражающие в общем виде зависимость  между численностью персонала данной группы и действующими факторами. При  этом учитываются специфические  особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение этот подход нашел на крупных промышленных предприятиях. В условиях рыночной экономики и  конкуренции отсутствует жесткая  зависимость между производственными  факторами и численностью персонала, поэтому этот метод имеет только рекомендательный характер. Экономико-математические методы основаны на разработке экономико-математических моделей, которые выводятся из действия реального механизма явлений  и обеспечивают адекватное отражение  содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей  пока ограничено. В методе сравнения  на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе  делаются проектировки потребностей в  специалистах для менее развитой системы. Имеются попытки использования  этого метода на основе формирования однородных групп организаций и  выделения в них типовых или  передовых. Экспертный метод позволяет  получить представление о потребности  в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной  и профессиональной компетенции. Используется как составная часть других методов. Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и служащих исходя из расчета необходимых  затрат труда на реализацию периодических  функций управления персоналом и  расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих  отклонений. Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета  численности работников кадровой службы является ее определение через затраты  труда (времени) на выполнение управленческих работ, т. е. через трудоемкость. Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение  года, напр., в отделе кадров, можно  рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

Ч = Т  • К/фп;

Где: Т  — общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.; К — коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К " 1,15); Фп — полезный фонд рабочего времени  одного работника за год, в часах (в среднем принимается равным 1910 часам, но ежегодно уточняется). Основываясь  на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определения работников кадровой службы, который является разновидностью метода норм обслуживания, характеризующих количество объектов, т. е. работников организации, обслуживаемых  одним работником службы управления персоналом. В разных странах сложилось  следующее среднее соотношение: в США и Японии на каждую сотню  работающих в организации приходится соответственно 1 и 2,7 работника кадровой службы; в Германии на каждых 130—150 работающих — 1 работник; во Франции на каждых 130 работающих — 1 работник. Указанные  соотношения являются средними и  могут существенно различаться  по отраслям, секторам и сферам деятельности.

Все записи в  трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер  в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее  Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

·          фамилия, имя, отчество;

·          дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность. Записываются сведения о  работнике на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки.

·          образование;

·          профессия;

·          специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки, - на основании  документов о наличии специальных  знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей  специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих  документов. При отсутствии у новых  работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как  запись о профессии и специальности  нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это  есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также  основания прекращения трудового  договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально  подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового  договора, поощрениях вносятся на основании  приказов (распоряжений) администрации  организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового  договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  существуют следующие унифицированные  формы по учету кадров:

1. Все сведения вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Исключение составляет запись об увольнении - она вносится в день увольнения.
2. Все внесенные в трудовую книжку записи должны точно соответствовать тексту приказов (распоряжений).
3. Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
4. Нельзя делать какие-либо сокращения при внесении сведений (например, нельзя указывать "пр. от 09.02.2010 № 017-лс" вместо "приказ от 09.02.2010 № 017-лс" или "п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ" вместо "пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
5. Все записи вносятся на государственном языке Российской Федерации - русском. Однако в силу п. 6 Правил трудовая книжка может вестись и на двух языках - вторым в этом случае будет язык республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, на территории которой располагается организация-работодатель. Однако отметим, что в бланке трудовой книжки нового образца нет сведений о том, как вести записи на втором языке. Нет такого указания и в Правилах. Представляется, что записи на втором языке - республики - вносятся следом за записями на русском языке с использованием аналогичного способа оформления.
6. С каждой записью¹, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить работника под подпись в его личной карточке (унифицированная форма № Т-2), где эта запись дублируется. Форма самой личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".