Законодательная и нормативная регламентация документирования трудовых правоотношений

 

В ст.189 Трудового кодекса  РФ указывается также, что "для  отдельных категорий работников действуют уставы и положения  о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами". Например, Положение о  дисциплине труда работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 N 621, в ред. от 07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более  высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловлено тем, что нарушение  ими установленных правил может  привести к тяжелым последствиям для других граждан. Есть Устав о  дисциплине работников организаций  с особо опасным производством  в области использования атомной  энергии (утв. Постановлением Правительства  РФ от 10.07.1998 N 744), Дисциплинарный устав  таможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396) и др.

 

Естественно, что такие  уставы и положения учитываются  во всех организациях, подпадающих  под сферу их действия.

 

Правила внутреннего трудового  распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с  ними должны быть ознакомлены все  работники организации (см. Приложение № 2).

 

Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной  и численный состав, является штатное  расписание (см. Приложение № 3).

 

Штатное расписание как вид  документа "представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов" Словарь  видов и разновидностей документов. М., 1974. С. 44.. Его цель - нормирование численности штатного персонала  организации и соотношения специалистов.

 

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных  форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

 

Таким образом, все должности  структурных подразделений и  их количество будут закреплены в  штатном расписании организации.

 

Штатное расписание подписывается  руководителем кадровой службы, главным  бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное  расписание - документ долговременного  действия, однако при необходимости  в него могут вноситься изменения  и дополнения. Внесение изменений  и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного  им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует  резерв на выдвижение, организует повышение  квалификации кадров.

 

Кроме того, в организации  уставом (положением) об организации  предусматривается составление  такого документа, как структура  и штатная численность. В нем  закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого  отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в  него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого  документа несложно: в нем перечисляются  названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная  численность. Текст документа дается в табличной форме. Например:

 

 

Код подразделения 

Название подразделения   

Штатная численность 

 

01  

Руководство  

3  

 

02  

Канцелярия  

3  

 

03  

Отдел кадров  

2  

 

04  

Бухгалтерия  

5  

 

05  

Отдел работы с клиентами   

8  

 

 

 

Всего  

67  

 

 

Глава II. Законодательная  и нормативная регламентация  документирования приема на работу

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

 

трудовой договор, заключенные  предприятием с работником;

 

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

 

трудовые книжки;

 

личные карточки формы - Т-2;

 

личные дела;

 

лицевые счета по заработной плате.

 

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

 

§1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

 

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь  работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении  на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем  занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено  также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства  о рождении. В том случае, когда  на работу принимается специалист, от которого требуется специальные  знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана  потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия  приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах  или резолюции руководителя. Заявление  подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

 

Понятие трудового договора (см. Приложение № 4) дает статья 56 ТК РФ: “Трудовой договор - соглашение между  работодателем и работником, в  соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику  работу об обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные  настоящим Кодексом, законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового  права, своевременно и в полном размере  выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично  выполнять определенную этим соглашением  трудовую функцию, соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка. Сторонами  трудового договора являются работодатель и работник". Трудовой договор  имеет типовую форму, в которую  вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные  обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового  договора. К основным условиям трудового  договора относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия  трудового договора, которые могут  касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии  и другие. Согласно статье 21 ТК, при  заключении трудового договора может  быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а  в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом  профсоюза, - шести месяцев".

 

§2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному  составу (о приеме на работу)

 

После того, как будет заключен трудовой договор, работнику кадров необходимо издать приказ о приеме работника на работу. Содержание приказа  работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Его форма и рекомендации по заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" - форма N Т-1 (см. Приложение № 5)

 

Если в один день на работу принимается сразу несколько  претендентов, то возможно использование  унифицированной формы N Т-1а, предусматривающей  форму приказа (распоряжения) о приеме работников на работу. В соответствии с вышеуказанными рекомендациями по заполнению формы приказа о приеме работника (работников) на работу при  оформлении приказа (распоряжения) о  приеме работника (работников) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с  работником (работниками) трудового  договора на неопределенный срок в  реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа)"по" не заполняется.

 

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (работникам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом  заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Под надлежащим образом  заверенной копией в данном случае понимается копия приказа, подписанная  руководителем организации (или  лицом, имеющим на это полномочия) и заверенная печатью организации.

 

§ 3. Оформление трудовой книжки

 

На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае если трудовой договор заключается  работником впервые, то возникает необходимость  в оформлении трудовой книжки в данной организации. Правила ведения и  заполнения трудовых книжек в организации  установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее по тексту - Постановление  Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции... ") и Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление  Правительства РФ "О трудовых книжках"). В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем  в присутствии работника.

 

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

 

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном  профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом  заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

 

Запись о незаконченном  образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании  представленных надлежащим образом  заверенных документов (студенческого  билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

 

Профессия и/или специальность  указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии  специальных знаний (при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных  документов.

 

 

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает  также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые  заполнялась трудовая книжка.

 

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

 

Например:

 

 

N записи 

Дата 

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием  причин и ссылкой на статью, пункт  закона)  

Наименование, дата и номер 

 

документа, на основании 

 

которого внесена запись  

 

число 

месяц 

год   

 

1  

2  

3  

4  

 

Открытое акционерное  общество "Учалинский рынок"  

 

1  

25  

03  

2009 

Принята на должность бухгалтера  

Приказ от 25.03.2009 N 19-к  

 

 

 

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку.

§4. Личная карточка работника

 

На основании оформленных  ранее документов и документов, представленных работником, должна быть заполнена  личная карточка работника, форма которой  и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма N Т-2 (см. Приложение № 6).

 

Личная карточка заполняется  сотрудником организации, ответственным  за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования; документов воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную  службу; документа об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки; а также  сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, может предусматриваться  необходимость предъявления дополнительных документов.