Информационные технологии в управлении

     В большинстве проблемных областей невозможно создание формальных традиционных количественных моделей. Для задач подобного типа характерны неопределенность, описание на качественном уровне, неоднозначность последствий решений поставленных проблем. Г. Саймон назвал такие задачи «слабоструктурированные», подразумевая под этим задачи, имеющие качественный характер, трудноформализуемые, несущие в себе неопределенность. При решении таких проблем требуется интуиция, опыт, ассоциативность мышления, догадки. Наука, обеспечивающая процесс передачи ЭВМ информации об этих проблемах, носит название «инженерия знаний» или «когнитология» [3, с. 534].

     При структуризации или концептуализации знаний проектируется структура полученных знаний о предметной области, т. е. определяется список основных понятий о предметной области, выявляются отношения между понятиями, определяются стратегии принятия решений в данной предметной области, определяются связи данной предметной области с окружающим миром.

     Этап получения знаний имеет свои особенности, которые заключаются в том, что его можно разделить на более тонкие процессы (извлечения, приобретения, формирования), имеющие свою собственную специфику. В процессе извлечения знаний происходит взаимодействие эксперта - источника знаний с инженером по знаниям, при котором становится ясным метод рассуждения специалистов при принятии решений и структура его представления о предметной области. Процесс извлечения — это процедура, в которой инженер по знаниям, имеющий опыт в области когнитивной психологии системного анализа, математической логики, создает «скелетную» модель предметной области, которая на последующих этапах будет наполнена конкретными сведениями об объектах предметной области.

     В реальных задачах ситуационного анализа и принятия решений целесообразно использование настраиваемых оценочных систем [3, с. 535].

     При генерировании альтернативных вариантов решений наиболее эффективно использование методов типа мозговой атаки, морфоанализа Цвикки, развитых методов организации информационного взаимодействия экспертов в процессе экспертизы.

    В последнее время все большее значение приобретают методы экспертного прогнозирования, в частности, метод экспертных кривых, позволяющие использовать потенциал высококвалифицированных специалистов для определения ожидаемой динамики развития ситуации. Их использование целесообразно, в частности, при разработке сценариев развития ситуации. При подготовке альтернативных вариантов и принятии окончательного решения большое значение имеет коллективная работа экспертов. Для корректного определения ее результатов необходимо использовать специально разработанные методы и технологии, в частности, автоматизированные системы экспертного оценивания [4, с. 311].

     Выделение и исследование класса мягких систем с одновременным учетом всего спектра характеризующих их признаков позволило добиться определенных успехов во внедрении прикладных средств анализа в реальную практику государственного и муниципального управления. Так, американские научно-прогностические центры, специализирующиеся на анализе и прогнозировании поведения социально-политических и экономических объектов, используют дискретное математическое моделирование с привлечением теории знаковых графов.

     Прикладное развитие идеи нечетких систем было активно использовано японскими исследователями и помогло существенно улучшить показатели внедрения интеллектуальных технологий. Однако следует отметить, что внедрение результатов этих работ в проблемную область систем организационного управления — дело перспективы.

     Отечественная практика внедрения экспертных систем в рассматриваемую проблемную область (на примере работы информационно-аналитических центров органов исполнительной власти субъектов РФ) пока характеризуется довольно скромными успехами. Экспертные системы как наиболее явные представители продвинутых интеллектуальных технологий в их классическом, общепринятом понимании в рассматриваемых аналитических центрах практически не используются. Инструментарий же, программные оболочки экспертных систем (в подавляющем большинстве отечественные) с демонстрационными фрагментами баз знаний есть почти везде — они используются для освоения азов работы с интеллектуальными технологиями.

     Используемые в информационно-аналитических центрах российских регионов прикладные программные и методические средства, ориентированные на аналитическую обработку данных, являются в своем большинстве оригинальными проблемно-ориентированными продуктами отечественного исполнения [3, с. 536].

     При решении отдельных функциональных задач управления в государственном и муниципальном управлении используются специализированные информационные технологии интеллектуальной поддержки процедуры принятия управленческих решений. Информационные технологии управления проектами предназначены для решения следующих основных задач корпоративного планирования:

     разработки  расписания исполнения проекта без  учета ограниченности ресурсов;

     разработки  расписания исполнения проекта с  учетом ограниченности ресурсов (leveling);

     определения критического пути и резервов времени  исполнения операций проекта;

     определения потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

     определения распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

     анализа рисков и планирования расписания с  учетом рисков;

     учета исполнения проекта;

     анализа отклонений хода работ от запланированного и прогнозирования основных параметров проекта.

     Признанным лидером программного обеспечения, реализующего подобные технологии, является программный комплекс MS Project Expert (разработчик — фирма Microsoft, США). Этот пакет используют сегодня для корпоративного управления проектами около 3 млн людей во всем мире. Его стандартный офисный интерфейс позволяет быстро научиться использовать продукт. Ранние версии этого продукта не особенно блистали своей функциональностью, однако версия MS Project 2000 радует своими обширными возможностями интеграции с другим ПО от Microsoft. Главное отличие версии MS Project 2000 от предыдущих версий — Microsoft Project Central. Это приложение для совместного управления проектами с помощью средств Web позволяет организовать двусторонний обмен данными между всеми участниками проекта [3, с. 537].

     В отечественном программном продукте Spider Project (www.spiderproject.ru), имеющем примерно такие же возможности, как и Project Expert, непривычно, но достаточно эффектно реализована поддержка групповой работы над проектом.

     Для управления внутрикорпоративным документооборотом используются различные информационные технологии электронного документооборота и контроля исполнения решений. Для реализации этих технологий в большинстве органов государственного и муниципального управления используются такие программные продукты, как PC Docs Open, Action Workflow, Water Mark, и MS Exchange [3, с. 538].

Вывод по первой главе: рациональное обоснование выбора необходимых информационных технологий и грамотное их использование в органах государственного и муниципального управления позволяет существенно повысить качество управления в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. 
 
 
 

2. Информационно-аналитическая база социального управления

     Эффективность управления зависит от качества информации об управляемом объекте (ее достоверности, полноты, доступности, оперативности и т. п.), то становится ясным, что сложность социальных систем влечет за собой большую размерность формального представления их состояния и процессов функционирования, а это ставит субъекта управления перед необходимостью организации и координации сбора и обработки больших объемов разнообразной по типу и форме информации, поступающей из множества источников [6, с. 145].

     Существенно большие размерности документарного (формального) описания социальных систем и объемы информации, необходимой для полноценного их представления, таковы, что в процессе реального управления всегда в большей или меньшей степени принимаемых к анализу данных. Весь имеющийся объем информации делится на две части: а) данные, которые совершенно необходимы и актуальны для данной проблемной ситуации; б) данные, которыми, по мнению эксперта-управленца, можно пренебречь. Ясно, что абсолютно объективных критериев для решения этой задачи не существует, и уже на стадии формирования информационной базы управленческого решения в его результат привносится значительная доля субъективных, интуитивных представлений о важности тех или иных данных. Именно поэтому этап формирования информационного обеспечения управленческих решений, а также отработки технологии его функционирования представляет собой важнейший элемент любой системы социального управления.

     Важнейшими источниками социальной информации в организованной части социума являются органы государственной власти, специализированные информационные структуры, главными из которых являются органы государственной и отраслевой статистики, библиотеки, архивы, информационные агентства, спецслужбы, партийно-политические и общественные структуры, научные учреждения, хозяйствующие субъекты. В каждом из них существует собственный, внутренний документооборот (внутренние информационные потоки), а также прямые (парные) информационные взаимодействия. Для той части социума, в которой протекают процессы самоорганизации, характерны межличностные, неструктурированные информационно-коммуникативные связи. Звеном, предназначенным объединять обе эти части, является массовая коммуникация [6, с. 146].

     Наличие соответствующей информации - абсолютно необходимое условие управленческой работы. А в силу того, что любое управленческое решение должно предваряться анализом конкретной ситуации (диагностика), ее перспективной динамики (прогнозирование), разработкой и обоснованием возможных стратегий поведения, навыками анализа соответствующей информации должен обладать каждый управленец. Потребность в повышении качества аналитических навыков и умений среди руководящего состава растет по мере их продвижения вверх по иерархической лестнице. Соответственно по мере расширения масштабов управленческой деятельности растут и уровень сложности принимаемых решений, цена возможных ошибок. Радикально увеличиваются объемы и интенсивность информации, необходимой для принятия обоснованных решений. В конце концов, наступает момент, когда объективные потребности начинают превышать возможности одного человека, и лицо, принимающее решения (ЛПР), уже не может физически воспринять всю необходимую информацию и, тем более, всесторонне ее осмыслить. Поэтому аналитическая деятельность, как правило, выделяется в отдельный, профессиональный вид работы, который концентрируется в соответствующих специализированных структурах. Включение социологии в качестве научного обеспечения в процесс управленческой деятельности происходит, как правило, именно в рамках этих информационно-аналитических структур (ИАС - отделов, групп, секторов и т. п.). Важнейшая содержательная функция этих структур - информационно-аналитическое обеспечение управленческой деятельности. Цель этих структур - предоставление лицам, принимающим решения и определяющим стратегию развития управляемой системы, информации, позволяющей на основе каких-либо (заданных извне или самостоятельно сгенерированных) принципов обосновывать целевые ориентиры, оптимальную последовательность действий для их достижения, а также промежуточные (текущие) критерии оценки получаемых результатов.

     Достаточно очевидно, что необходимым условием функционирования информационно-аналитических структур (ИАС) является наличие у них механизма доступа к соответствующей исходной информации. В силу этого организация, совершенствование и обеспечение бесперебойной работы этого механизма также входят в число важнейших функций ИАС.

     Всю исходную информацию (информационную базу), которая              необходима для полноценной аналитической деятельности ИАС, можно представить как единство трех составляющих:                                                                                                              - информации о состоянии макроокружения (социума);                                                  - информации о структурах, сопряженных непосредственно с управляемой системой (микроокружения);                                                                                                                - информации о внутреннем состоянии управляемой системы[6, с. 147].

     Первая из названных составляющих отражает состояние таких компонентов внешней по отношению к управляемой системе среды, как экономика, природная среда и ресурсы, динамика правового регулирования, социально-политических, социокультурных процессов, научно-технического и технологического развитая общества и т. п. Источниками соответствующей информации являются: массовая коммуникация; официальные информационные каналы; научная литература и периодика общего и специального плана; собственные научно-исследовательские и аналитические разработки и т. п.

    Вторая составляющая включает сведения о тех структурах и процессах, с которыми управляемая система входит в непосредственное соприкосновение: органы региональной (местной) власти; партнеры (коллеги) по профессиональной деятельности; конъюнктура в конкурентном пространстве; соседи по занимаемой территории и т. п. [1, с. 169]. Помимо региональных СМИ и официальных источников в этой составляющей информационной базы ИАС гораздо большую (по сравнению с первой составляющей) роль играют специализированные (профессиональные) и неофициальные канаты информации.

     Третья составляющая — это вся совокупность сведений, которая дает исчерпывающее представление о текущем состоянии и тенденциях развития управляемой системы в целом и отдельных составляющих ее компонентов. В сущности, в рамках этой составляющей реализуется функция обратной связи, назначение которой — обеспечение возможности контроля эффективности реализации управленческих решений.