Пути повышения качества управленческого и исполнительского труда

Руководитель, принимая то или иное решение и реализуя его, должен уметь  устранять противоречия и управлять  возникающими при этом разногласиями, выражающимися в форме невосприимчивости, поляризации, столкновения, антагонизма. При этом он обязан занимать вполне определенное и логически осмысленное  место в схеме базовых отношений  членов коллектива. Переход от полной поддержки к пику разногласий - антагонизму  осуществляется, как правило, постепенно в следующей последовательности (Рис. 2)

Рис.2. Ступени развития разногласий 

Покажем с помощью графической  интерпретации реакцию подчиненных  на управляющее воздействие в  случае возникновения разногласий (рис. 3).

Охарактеризуем кратко каждую из ступеней разногласий, начиная с ситуации полной поддержки (нижняя ступень на рис. 3.3), когда не возникает никаких  противоречий между исполнителем и  руководителем. При полной поддержке  исполнитель, получив задание, (поручение - П) сразу же, начиная с момента  Т = 0, без каких-либо задержек во времени, приступает к работе, и завершает  ее в установленное нормой (Н) время или даже досрочно. Полная поддержка решений руководителя (т.е. отсутствие противоречий) со стороны

Рис. 3. Ступени нарастания конфликтной  ситуации

подчиненных может свидетельствовать  либо о пассивности подчиненных, либо о большом авторитете руководителя, либо о некомпетентности подчиненных. Известно, что в спорах рождается  истина. В некоторых случаях полная поддержка решений руководителя - это симптом неблагополучия в  организации.

      На ступени невосприимчивости (вторая снизу ступень на рис. 3) исполнитель, из-за не понимания задания, или не согласия с руководителем не сразу приступает к работе. Возникает некоторая задержка во времени, которая хорошо видна на рисунке. Для выполнения задания исполнителю нужна дополнительная информация или какие-либо разъяснения. На этой ступени разногласий опытному руководителю легко достичь взаимопонимания с подчиненным, если тот в состоянии выполнить эту работу. Первоначальные расхождения мнений руководителя и подчиненного, возникающие на ступени невосприимчивости, носят, как правило, кратковременный характер и не накапливаются. Компетентный руководитель может достаточно просто преодолеть это разногласие и добиться выполнения задания в установленные сроки.

Поляризация (третья снизу ступень на рис. 3) характеризуется противоречивым подходом руководителя и исполнителя к средствам и методам решения задачи, что, однако, не мешает достижению конечной цели при наличии между ними взаимопонимания. Различный подход к отдельным сторонам реализации поставленной задачи (разная полярность первоначальных мнений) часто помогает найти верный путь и способствует более плодотворной и творческой работе. Разумная и обоснованная точка зрения подчиненного может даже "взять верх" над мнением руководителя в процессе совместного обсуждения задания. Таким образом находится оптимальное решение, и, как видно из рисунка, на этой ступени успешно и своевременно выполняется задание.

Первоначальная невосприимчивость (непонимание цели и способов ее достижения) и поляризация (расхождение  во мнениях) - это естественные процессы в производственных отношениях, когда  инициативный и квалифицированный  исполнитель старается наилучшим  образом понять, оценить и выполнить  порученную работу.

      Столкновение (вторая сверху ступень на рис. 3) характеризуется пониманием и поддержкой только части полученного задания. Руководитель и исполнитель по-разному воспринимают конечную цель и предлагают различные способы ее реализации. Исполнитель в этом случае во многом не согласен с руководителем и категорично настаивает на своем мнении. Руководитель с ним не соглашается. Можно назвать три основных причины возникновения столкновений: переход к производству нового изделия или к оказанию нового вида услуги; недостаточный образовательный ценз подчиненного; низкий уровень компетентности руководителя.

Если руководителю и подчиненному удастся выработать общую точку  зрения, то столкновение может стать  толчком к нахождению нового решения  задачи. При этом разногласие перейдет на более низкую ступень и поставленная руководителем цель будет достигнута. В противном случае выполнение задания  будет сорвано, что показано на рисунке  пунктирной линией.

Антагонизм (верхняя ступень на рис. 3.3) характеризуется неадекватным подходом руководителя и подчиненного к общей цели и частным задачам, а также к средствам и методам  их реализации. Графически это изображается в виде незатухающих колебаний. Антагонизм при умелом и опытном руководителе может быть преодолен. В некоторых  случаях, когда удается достичь  консенсуса, находятся конструктивные решения. Однако чаще антагонизм вызывает деструктивные, разрушительные явления (пунктирная линия на рисунке), при  которых о выполнении задания  не может идти речи. Работа в этом режиме, если такое произошло, возможна только в течение кратковременного периода.

Для хорошего руководителя ступени  разногласий - категории управляемые. Правильное формирование соответствующей  ступени противоречий может повысить эффективность работы организации. У опытного руководителя практически  всегда есть возможность устранить  разногласия, возникающие между  ним и исполнителем на любой из ступеней их развития.

Переход с одной ступени разногласий  на другую осуществляется путем создания или предотвращения конфликтов, представляющих собой временное эмоциональное  изменение настроения человека или  группы людей в результате некоторых  возмущающих воздействий. Конфликты  бывают естественные и искусственные. Руководитель должен уметь управлять конфликтами, придерживаясь при этом некоторых правил (рис.4).

На рис.4. сформулированы некоторые взаимоисключающие правила поведения руководителя или менеджера, обеспечивающие предотвращение (верхняя часть рисунка) или создание (нижняя часть рисунка) конфликта в коллективе.

Нужно отметить, что немаловажное значение для правильной организации  работы руководителя, а следовательно, и для предотвращения конфликтных  ситуаций в коллективе, имеет "количественный показатель", отражающий число исполнителей, непосредственно подчиненных руководителю.

 
Рис. 4. Причины создания конфликтов и правила  их предотвращения

В теории и на практике используется принцип, согласно которому все виды работ должны быть сгруппированы  и составлены таким образом, чтобы  каждый работник подчинялся только одному руководителю и отчитывался только перед ним. Вспомним хорошо известный  из истории принцип: "Вассал моего  вассала - не мой вассал". Более  того, рекомендуется, чтобы количество работников, подчиненных одному руководителю, не было чрезмерным, поскольку любой  руководитель обладает ограниченной энергией, знаниями и квалификацией. Физически  невозможно руководить большим количеством  людей. При этом чем выше квалификация исполнителей, тем меньшее их число  должно быть у руководителя.

Арифметическое увеличение числа  подчиненных ведет к геометрическому  увеличению количества взаимосвязей, находящихся под контролем руководителя (с учетом перекрестных связей между  подчиненными). Для расчета числа  потенциальных взаимосвязей между  руководителем и подчиненными можно  воспользоваться зависимостью:Виды организации по отношению с внешней средой :

где С - количество потенциальных взаимосвязей;

n - количество подчиненных.

Используя эту формулу, подсчитаем количество потенциальных взаимосвязей при различном количестве подчиненных (от одного до 6):

N	1	2	3	4	5	6
c	2	8	18	40	90	20

 Покажем это с помощью  иллюстрации в случае одного, двух или трех подчиненных  (рис. 5).

Из рисунка 5, а видно, что если у руководителя один подчиненный, то мы имеем всего лишь 2 линии взаимосвязи: когда руководитель обращается к  подчиненному или, наоборот, когда подчиненный  обращается к руководителю.

При наличии двух подчиненных (рис.5, б) количество потенциальных взаимосвязей становится равным 8 (с учетом того, что руководитель может передать что-то второму подчиненному через  первого и наоборот), а в случае трех подчиненных это число увеличивается  до 18 и т.д.

Очевидно, что чем выше квалификация персонала, тем меньше число необходимых  производственных контактов между  сотрудниками, и тем больше непосредственных подчиненных у руководителя. Причем у руководителя низшего звена  может быть больше подчиненных, чем  у руководителя высшего звена  управления.

Рис. 3.5. Взаимосвязь между руководителем (Р) и подчиненными (П):

а - один подчиненный; б - два подчиненных; в - три подчиненных.

 

В каждой организации имеются основополагающие документы, регламентирующие штатный  управленческий процесс: уставы, законодательные  и нормативные акты, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. С  помощью этих документов устанавливается определенный порядок и поддерживается трудовая и исполнительская дисциплина. Однако наряду с этим в организации постоянно происходят процессы, связанные с несанкционированным управлением или с самоуправлением.

Самоуправление - это право на внутреннее управление своими, местными силами, обеспечивающее автономное функционирование какой-либо системы. При самоуправлении управляющие  факторы не воздействуют на управляемую  систему извне, а возникают в  ней самой. В технике самоуправляющиеся  системы иногда называют приспосабливающимися, а в военной технике - самонаводящимися, например, самонаводящиеся ракеты. В биологических системах это  свойство получило название саморегуляции. Оно выражается в способности  систем устанавливать и поддерживать на определенном и относительно постоянном уровне те или иные физиологические  или биологические показатели.

Самоуправление присуще любой  социальной системе, поскольку оно  реализует потребность человека к свободомыслию, самовыражению  и самоутверждению. В отличие  от регламентного управления, иерархия подчинения в самоуправ-лении или  отсутствует вообще, или выражена очень слабо. Процесс самоуправления служит элементом демократизации общего управления путем непосредственного  участия исполнителей в разработке стратегии развития организации, а  значит, в нахождении оптимальных  решений при достижении поставленной цели.

Известны три принципа самоуправления.

Принцип сочетания управления и  самоуправления основан на обязательном удовлетворении потребностей и интересов  персонала в части обеспечения  жизнедеятельности, безопасности и  процветания организации. В соответствии с этим принципом в любой организации управление и самоуправление должны сочетаться на каждом уровне управления: от руководителя верхнего звена до исполнителя низшего звена.

Принцип вторичности основан на том, что самоуправление в организации  не может быть первичным. Целиком  и полностью самоуправляемая  организация практически невозможна, поскольку любая организация  должна следовать законодательным  актам и принятым в обществе нормам, иначе она будет ликвидирована. Даже предприниматель без образования  юридического лица имеет право на полное самоуправление только в рамках разрешенных сфер деятельности и  налоговых регламентов.

Принцип мягкой регламентации. Процесс  самоуправления не может быть жестко регламентирован законодательными актами и внутренними положениями  организации. Самоуправление основано на объективизме активного персонала. В случае жесткой регламентации  со стороны административно-управленческого  персонала самоуправление вырождается  в обычное управление с четким соблюдением субординации и с  неизбежной потерей ряда активизирующих потребностей и интересов членов коллектива.

2.3. Структурирование управления  организационными системами 

Часть деловой организации, реализующая  функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и  представляет собой управляющую  систему, обеспечивающую в рамках организации  выполнение ряда специфических функций. Напомним, что термин организация  предусматривает определение порядка  взаимодействия отдельных элементов, входящих в состав организационной  системы.

На сегодняшний день основным принципом  построения любых организационных  систем - биологических, технологических, социальных - является иерархия. Термин "иерархия" в буквальном переводе с греческого - священная власть (hierarchia = hieros + arhe) - был введен в употребление полтора тысячелетия назад, в V веке нашей эры и применялся для характеристики организации христианской общины.

По мере общественного развития употребление данного термина и  трактовка его смысла претерпели определенные изменения. Нас будет  интересовать применение принципа иерархии к социальным системам, в том числе  и к деловым организациям.

В современной теории организации  понятие "иерархия" применяется, в основном, для отражения вертикального  подчинения между различными уровнями управления организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.

С иерархией властных полномочий тесно  переплетается распределение ответственности  и компетенции, связанных с деятельностью  организации. Отношение подчинения или отсутствие такового удобно описывается  с помощью графического отображения, которое строится по следующему принципу: если звено Б системы подчиняется  звену А, то это обозначается стрелкой, направленной вниз, а если звенья Б  и В связаны между собой  определенной системой взаимодействия на одном уровне, то эта связь  отображается горизонтальной линией (рис. 6).