Отчет по практике в ООО «Евроторг»

Организация закупок  на ООО «Евроторг» является типичной для развитой торговой сети – процедура  закупки товаров здесь ничем  не отличается от любого торгового  предприятия. Однако работа данного  подразделения оставляет желать лучшего – довольно часто поставки задерживаются или срываются ввиду недостаточной компетентности специалистов отдела. Помимо этого в отделе закупок отсутствует какая-либо автоматизация, из-за чего рядовой сотрудник должен выполнять колоссальный объем работы как по подбору поставщиков, так и частично по ценообразованию, а поскольку служба закупок является непосредственным пунктом отправки товара в торговую сеть, страдают все остальные подразделения – отдел распределения товаров не может сформировать оптимальные заявки по ряду позиций (в основном по овощам и фруктам), а склад – вовремя собрать и отправить заявки на дискаунтеры. Иными словами, работа данного подразделения является слабым звеном в компании и данную ситуацию необходимо исправлять

В ООО «Евроторг» достаточно развитая система информационных потоков: в основном компания использует электронный документооборот, что значительно сокращает время получения информации, однако бумажный документооборот также имеет место при оформлении некоторых форм отчетности. ООО «Евроторг» имеет высокий уровень автоматизации, сервер с достаточно высокой скоростью обмена данными, новую вычислительную и печатную технику. Однако не все подразделения компании полностью автоматизированы, не совершенна существующая ЕRP-система, WMS-система часто дает сбои, поэтому в данный момент в компании проводятся мероприятия, направленные на улучшение текущего положения, в частности была заказана новая WMS-система для склада. Тем не менее, руководству компании необходимо задуматься об автоматизации работа отдела закупок, сведя к минимуму внутренний бумажный документооборот при согласовании выбора поставщика.

В целом логистическая  система компании неплохо развита, однако она имеет недостатки, полностью  противоречащие принципам построения данной системы: в частности, в компании нет четкого обмена информации между отделами, в большинстве из них нет четко прописанных должностных инструкций, и, как следствие, работа данных подразделений бессистемна. Поэтому с целью повышения эффективности функционирования в ООО «Евроторг» необходимо расширить границы действующей корпоративной информационной системы «Market», адаптировав ее к работе всех отделов и обеспечив тем самым их взаимодействие. В целях защиты информации в программе необходимо предусмотреть несколько типов доступа к данным (по структурным подразделениям компании) и четко разделить полномочия сотрудников по выполняемым им функциям. Также следует устранить существующие недочеты ERP-системы, чтобы максимально автоматизировать работу сотрудников и исключить ошибки вследствие человеческого фактора. Проблема нехватки транспорта должна быть полностью устранена за счет лизинга автомобилей.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Вендров, А.М. Методологи и средства моделирования бизнес-процессов (обзор) / А.М. Вендров // JetInfo: информационный бюллетень [Электронный ресурс]. – 2004. - №10 (137). – Режим доступа: http://www.jetinfo.ru/Sites/new/Uploads/2004_10.7BBAD6EFC6554E8791CCBF730A438BA8.pdf. – Дата доступа: 27.03.2013г.
2. Кулябов, Д.С. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов: учеб. пособие / Д.С. Кулябов, А.В. Королькова. — М.: РУДН, 2008. —173 с.
3. Методология по функциональному моделированию IDEF0. Руководящий документ: утв. Госстандартом России. – М.: ИПК, 2000. – 75 с.
4. Отчетность корпоративной информационной системы «Market»
5. Официальный сайт ООО «Евроопт» [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.euroopt.by . – Дата доступа:29.07 2012.
6. Самуйлов, А.Е. Основы формальных методов описания бизнес-процессов: учеб. пособие / А.Е. Самуйлов [и.др.]. – М.: РУДН, 2008. – 130 с.
7. Устав ООО «Евроторг»

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Организационная структура ООО «Евроторг»

 

       

   Рисунок А.1 - Организационная структура ООО «Евроторг»

           Источник: собственная разработка.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

Маршрутная  карта от 23.03.2013 ООО «Евроторг»

 

 

 

 

Индивидуальное  задание

Составление блок-схемы  процессов распределения товаров с помощью методологии IDEF0

 

Методология структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique), переименованная позже в IDEF0 была разработана Дугласом Россом в Массачусетском технологическом институте, а затем в компании SoftTech в 1960-х гг. Согласно этой методологии анализируемый процесс представляется в виде совокупности взаимосвязанных действий, которые имеют четко определенные вход и выход и взаимодействуют между собой на основе определенных правил и с учетом потребляемых информационных, человеческих и производственных ресурсов.

Значительная часть SADT была принята в конце 1970-х гг. Министерством обороны США в рамках программы интегрированной компьютерной поддержки производства ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). Целью этой программы было повышение эффективности производства посредством применения компьютерных технологий. В результате программы в 1970-х гг. появился целый набор таких методов под общим названием IDEF (первоначально - ICAМ DEFinition, затем Integrated DEFinition).

Стоит отметить, что технология SADT, переименованная в IDEF0, довольно быстро получила статус федерального стандарта США (последняя редакция выпущена NIST – National Institute of Standards and Technology в 1993 г.) и сегодня, формально не являясь международным стандартом, остается широко распространенным методом моделирования организационных систем [1, c.6].

Метод IDEF0 представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этого метода основываются на следующих концепциях:

• Графическое представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг IDEF0-диаграммы отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описывается посредством интерфейсных дуг, выражающих «ограничения», которые, в свою очередь, определяют когда и каким образом функции выполняются и управляются.
• Строгость и точность. Выполнение правил IDEF0 требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика. Правила IDEF0 включают: ограничение количества блоков на каждом уровне декомпозиции (правило 3-6 блоков – ограничение мощности краткосрочной памяти человека), связность диаграмм (номера блоков), уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен), синтаксические правила для графики (блоков и дуг), разделение входов и управлений (правило определения роли данных).
• Отделение организации от функции, т.е. исключение влияния административной структуры организации на функциональную модель.

Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически  упорядоченного набора диаграмм, документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок[1, c.7].

IDEF0-модели состоят  из трех типов документов: графических  диаграмм, текста и глоссария. Графическая диаграмма – главный компонент IDEF0-модели, содержащий блоки, стрелки, соединения блоков и стрелок и ассоциированные с ними отношения [3, c.17].

Блоки представляют основные функции моделируемого объекта. Каждая сторона функционального блока имеет стандартное значение с точки зрения связи блок/стрелки. В свою очередь, сторона блока, к которой присоединена стрелка, однозначно определяет ее роль [3, c.15].

Так, стрелки, входящие в левую сторону блока - входы. Они указывают на сырьё или информацию, потребляемые или преобразуемые функциональным блоком для производства чего-либо на выходе. Поскольку возможно существование блока, ничего не преобразующего и не изменяющего, то наличие входных стрелок не является обязательным.

Стрелки выхода выходят из правой стороны блока. Они указывают на наличие продукции или информации, получаемых в результате работы функционального блока. У каждого блока должен быть хотя бы один выход.

Стрелки управления направлены в верхнюю сторону блока. Они отображают ограничения и инструкции, влияющие на выполнение процесса

Стрелки, подключенные к  нижней стороне блока, представляют механизмы. Они указывают на ресурсы, которые непосредственно выполняют моделируемое действие (например, персонал, техника, оборудование). Механизмы могут отсутствовать, если не являются необходимыми для достижения поставленной цели моделирования [2, c.37].

 Стоит заметить, что подобная схема кодировнаия стрелок описывается аббревиатурой ICOM: I (Input) - вход; C (Control) – управление; O (Output) - выход; M (Mechanism) - исполняющий механизм. ICOM - коды связывают граничные стрелки на дочерней диаграмме со стрелками родительского блока [3, c.31].

Основные функции могут быть разбиты (декомпозированы) на составные части и представлены в виде более подробных диаграмм. Процесс декомпозиции, представленный на рисунке 1.3.2, продолжается до тех пор, пока объект не будет описан на уровне детализации, необходимом для достижения целей конкретного проекта [3, c.17].

 

 

Рисунок 1.3.2 – Процесс декомпозиции в IDEF0

Примечание - Источник: [6, с. 28, рисунок 2.2].

 

Во всех случаях каждая подфункция может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. Кроме того, модель не может опустить какие-либо элементы, т.е. родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекст: к нему нельзя ничего добавить, и из него не может быть ничего удалено [1, c.8]. Диаграмма верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования, дочерние диаграммы, дают более детальное представление об объекте [3, c.19].

Каждая модель должна иметь контекстную диаграмму  верхнего уровня, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0 (А минус нуль). Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Поскольку единственный блок представляет весь объект, его имя – общее для всего проекта. Это же справедливо и для всех стрелок диаграммы, поскольку они представляют полный комплект внешних интерфейсов объекта. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу [3, c.18].

Прежде чем строить модель, определим ее назначение, границы моделирования, целевую аудиторию и точку зрения. Так, данная модель должна ответить на вопрос, каким образом можно улучшить процесс распределения товаров по сети в рамках отдела распределения товара, осуществляющего заказ товара для дискаунтеров. Следовательно, целевая аудитория – специалисты данного отдела, а также управление логистикой (вышестоящий отдел в ООО «Евроторг»). Глубина детализации модели – 3 уровня в рамках процессов, относящихся к отделу распределению товаров.

Данная модель рассмотрена  с точки зрения специалиста отдела распределения товаров.

Модели процессов распределения  товаров трехуровневой декомпозиции прилагаются в рамках отчета по практике.