ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ       

                   ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ   УЧРЕЖДЕНИЕ

                       ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО   ОБРАЗОВАНИЯ

    «МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                              ИМЕНИ М.А. ШОЛОХОВА» 
 

 

                            работа  по предмету 

           Документационное обеспечение

                            Управления 

                                 вопросы: 

                 1.Порядок документооборота. 

         2.Систематизация документов, правила формирования

         дел и их оформление.

         3.Информационные справочные документы, их виды

          и название.

         4.Требования к подготовке организационных документов.

                    
 

                                                                  Выполнил:  

                                                                  Студент 4 курса заочного отделения

                                                                 

                                                                  преподаватель:

                                                                 

                                                                   «Допущен к защите» 

                                                                   «        »                                    2010 г. 
 

                                                                   2010 г.     

                                                    Оглавление 

Вопрос  1. Порядок   документооборота 3

1.1. Составление и оформление документов 4

1.2. Прием и регистрация документов 5

1.3. Контроль за исполнением документов 8

1.4. Передача документов в архив 9

Выводы к вопросу  1 10

Тест  к  вопросу  1 11

Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел  и  их  оформление 15

2.1. Систематизация документов 15

2.2. Формирование дел 16

2.3. Оформление дела 19

Вывод  к  вопросу  2 20

Тест  к   вопросу  2 22

Вопрос  3.  Информационные справочные документы,их виды и название 25

Вывод  к  вопрос  3. 32

Тест  к   вопросу  3. 34

Вопрос 4.  Требования к подготовке организационных документов 38

Вывод  к  вопрос  4. 42

Тест  к  вопросу  4. 43

Список использованной литературы 47

Вопрос  1. Порядок   документооборота

 

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

• По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными.
• По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

     Первичные документы бухгалтерского характера  заполняются бухгалтером. К ним  относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. 

Основные этапы  документооборота: 

  1.1. Составление и оформление документов

     Чтобы документы могли служить достоверным  основанием для бухгалтерских записей  и иметь юридическую силу, к  их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен  на бланке. Лишь при отсутствии бланков  допускается составление документа  на чистом листе бумаги.

     Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

     Документ  составляется по определенной форме, установленной  для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно  и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Отсюда вытекает общее правило составления документов.

     Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением  операции либо непосредственно вслед  за ее совершением. Своевременность  составления документов является важнейшим  условием правильности отражения операций в документах и своевременности  записей их в учетных регистрах.

     Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации.

1.2. Прием и регистрация документов

     На  предприятии различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

     Все документы, поступающие на предприятие  проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

     Служба  документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

     Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

     Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа  показателей (реквизитов) и занесение  их в определённую регистрационную  форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для  создания базы данных о документах учреждения.

     Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении  документа в организацию.

     В учреждении, имеющем отделы, регистрация  внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

     Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий № (индекс); дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает); ход исполнения; № дела (куда документ помещен после исполнения)