Порядок документооборота.Систематизация документов, правила формирования дел и их оформление

       Группировка документов, за какой  либо определенный период осуществляется  по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной  деятельности предприятия и капитальных  вложениях». Планово – отчетные  документы группируются в дела  по номинальному, авторскому, предметно  – вопросному и хронологическому  признакам. 

       Дела формируются в соответствии  с номенклатурой дел предприятия.  В дело должны помещаться документы,  которые своей содержательной  частью соответствуют заголовку  дела.

       При формировании дел необходимо  соблюдать следующие требования:

     1. документы постоянного и временного  сроков хранения необходимо группировать  в дела раздельно;

     2.  подлинники отделять от копий;

     3. годовые планы и отчеты –  от квартальных и месячных, утвержденные  документы – от их проектов;

     4.  включать в дело по одному  экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода  времени работы сотрудника на предприятии).

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложение  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они  относятся.

     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, копии – заверительную  надпись, отметку «В дело».

     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

     Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

     Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в  дела вместе с приложениями в порядке  их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы  по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному  составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное  дело приложений к данным приказам.

     Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления.

     Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько  лет, формируются в деле первого  года, а отчеты по выполнению перспективных  планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.

     Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий.

     Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия  и др. группируются по хронологии и  порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

     Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ – ответ  помещается за документом – запросом.

     Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 

2.3. Оформление дела

   Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками соответствующих  структурных подразделений при  методической помощи и под контролем  ведомственного архива.

   Правильно оформленные документы в делах  помогут в создании хорошего архивного  фонда области, края, региона. В некоторых  регионах изданы законы об архивном фонде.

   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  листа – заверителя дела, составление  в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

   Обложка дел постоянного и долговременного  хранения оформляется по установленной  форме. По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать  году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования  дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние  даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной  даты указываются число, месяц и  год, или год, месяц и число. Число  и год обозначаются арабскими  цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной  даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это  будет.

   На  обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.

   При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передачи дела в  другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

   Надписи на обложках дел постоянного и  долговременного хранения следует  производить четко черными светостойкими  чернилами или тушью. 

Вывод  к  вопросу  2

Для обеспечения  правильного формирования и учета  дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

 Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных  изданий.

Номенклатура  дел составляет по установленной  форме.

По окончании  календарного года к номенклатуре дел  составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного  и временного сроков хранения.

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

   Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками соответствующих  структурных подразделений при  методической помощи и под контролем  ведомственного архива. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). 
 
 
 
 

Тест  к   вопросу  2 

вопрос

1. Номенклатура  дел – это?

Варианты ответов

1. группировка документов по номинальному признаку

2. Объединение  несколько  документов

3. систематизированный перечень заголовков дел

4. хронологическая последовательность 

вопрос

2.Когда к номенклатуре дел составляется итоговая запись

Варианты ответов

1. По приказу  руководителя

2. По окончании  календарного года

3. Раз в 3 года

4. При наличии  100 дел 

вопрос

3. Что такое дело?

Варианты ответов

1. реквизиты документа

2. перечен документов с указанием сроков хранения

3. Приложение к документу

4. группировка документов по номинальному признаку 

вопрос

4.Что служит  основанием для группировки документов

Варианты ответов

1.скопление документов

2.неоходимость разделение документов по степени важности и по срокам исполнения.

3. номинальномый признак

4. системе управления документами 
 
 
 

вопрос

5. хронологическому признак-это?

Варианты ответов

1. основание  для приказа по личному составу

2. Группировка документов, за какой либо определенный период

3. Утвержденный предприятием план

4. документы одного автора 

вопрос

6. Авторский  признак– это?

Варианты ответов

1. группировка переписки

2. содержание  вопроса

3. группируются документы одного календарного года

4. группировку в дела документов одного автора 
 

вопрос

7. Документы внутри дела располагаются

Варианты ответов

1. сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании

2. сверху вниз в хронологической последовательности

3. вопросно-логической последовательности

4. по списку 
 

вопрос

8. Дело должно содержать

Варианты ответов

1. не более 250 листов

2. не более 1000 листов

3. не более 100 листов