4. не более 50 листов 

вопрос

9. Дела организации подлежат оформлению

Варианты ответов

1. при их заведении

2. по завершении года.

3. при их заведении и по завершении года.

4. при наполнение 

вопрос

10. Надписи на обложках дел следует производить

Варианты ответов

1.фломастером

2. карандашом

3.синей авторучкой

4. черными светостойкими чернилами или тушью 

Вопрос  3.  Информационные справочные документы,их виды и название

 

     Характеристика справочно-информационных документов.

К ним относятся  акты, служебные письма, справки, докладные  и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным  и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к  действию или могут быть лишь принятыми  к сведению.

1.Документ «служебное письмо».

Служебное письмо – это обобщенное название различных  по содержанию документов. Выделяют в  связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные

- гарантийные

- информационные

- рекламные

- коммерческие

- письма запроса

- письма извещения

- письма приглашения  и т.д.

Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные – точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы. 

2. документ «акт»  .

Акт – это  документ, составленный несколькими  лицами, подтверждающий установленный  факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24),(25), (28).

Акты бывают:

- ликвидации (учреждения, организации, предприятия)

- проверки

- приема –  передачи (при смене руководства,  передаче материальных ценностей)

- инвентаризации

- проведения  испытания

- уничтожения  (дела).

Акт как правило  составляется комиссией, это может  быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен  по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании  распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная  – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание  для составления акта; лица, составившие  акт и при необходимости –  присутствующие при составлении  акта. 

3. документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических  документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность  за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение договора обычно начинается с предложения  его заключить, т.е. направления оферты.

Договорные отношения могут быть установлены путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкая формулировка  прав и обязанностей сторон

- возможность  расторжения договора одной из  сторон

- санкции к  каждой из сторон за невыполнение  обязательств

- соответствие  пунктов договора Федеральному  закону о защите прав потребителей  и другим законодательным актам.

- соответствие  подписей, печатей, дат, юридических  адресов. 

4. документ «справка»  .

Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28).

Справки, подтверждающие и списывающие факты или события в производственной деятельности организации или предприятия. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или по указанию руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй – приводятся конкретные данные.  

5. документ «докладная записка».

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

По содержанию, д/з подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные. Инициативные – составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются не только какие- то факты, но и конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная  д/з составляется регулярно и  содержит информацию о деталях или  методах выполнения работы. Отчетные д/з – информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений, результатах проверки и т.д. 

6. документ «объяснительная записка».

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений  основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины  какого-либо события, факта, поступка.

Реквизиты: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28). о/з можно разделить  на 2 группы:

- документы,  чаще всего сопровождающиеся  основной документ и поясняющие  содержание его отдельных положений.  Они оформляются на общем бланке  предприятия и подписываются  руководителями.

- составляют  о/з по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков,  поведения отдельных лиц. Текст  таких о/з должен быть убедительным  и содержать неопровержимые доказательства, как и внутренние д/з, они  оформляются на чистых листах  бумаги, подписывают составители. 

7. документ «заявление»  .

Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

Реквизиты: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).

Документ может  иметь форму просьбы, заявления, жалобы.

З. о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило  от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4. 

8. документ «доверенность».

Документ, предоставляющий  доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 20, 22, 25.

В тексте официальной  доверенности указывается должность, паспортные данные должностного лица, организация, в которой производится действие по доверенности; вид действия; образец подписи лица, получившего  доверенность и срок действия доверенности.

Если действие, указанное в доверенности имеет  отношение к денежным или материальным ценностям, то она подписывается  руководителем предприятия и  главбухом, заверяется печатью. Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия  или на стандартном бланке, как  правило, машинописным способом или  от руки.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение  з/п и др. выплат, связанных с  трудовыми отношениями, на получение  пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие  доверенности не требуют нотариального  заверения.

Реквизиты личной доверенности: 10, 11,20, 22, 25, 26. 

9. документ «расписка».

Документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).

Реквизиты: 10, 11, 20, 22.

Текст расписки состоит из указания должности, ФИО  лица, получившего ценности, затем  данные лица, выдавшего ценности; перечисление ценностей, с указанием количества, а иногда и цены, которая пишется  цифрами и в скобках прописью.

Составляется  в одном экземпляре и хранится у лица, предоставлявшего ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию.

Расписка подтверждает не только факт предоставления ценностей, но и дату их сдачи. На предприятиях торговли, расписки составляются в  тех случаях, когда полученные от поставщика товары взяты на ответственное  хранение. 

10. документ «телеграмма».

Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей  текста (по телеграфу).

Реквизиты: 10, 12, 15, 20, 22. Эти реквизиты помещают над  чертой, в той части телеграммы, которая подлежит оплате.

Реквизиты: 08, 09, 11, 22, 25 – неоплаченные.

Категория и  вид телеграммы указывается перед  адресатом: простая, правительственная, срочная, с уведомлением о вручении. Чаще всего отправляют телеграммы срочные  и простые. Срочная должна прибыть  к адресату за срок до 3 часов, а простая  – до 6. Телеграммы подписываются  руководителем организации или  его заместителем. 

11. документ «телефонограмма».

Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей  текста (по телефону и записывается получателем).

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 15, 14, 20, 22. А также должность, фамилию передавшего телефонограмму, № телефона и время передачи.

Телефонограммы  передают несложные тексты до 50 слов, чаще всего – это приглашения, напоминания о совещании. Текст  должен быть кратким, четко сформулированным и не содержащим труднопроизносимых слов. Подписывается телефонограмма руководителем или ответственным  лицом. Телефонограмма составляется в 1 экземпляре на чистом листе бумаги и специальном бланке. 

12. документ «протокол».

Это документ, в  котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).

В зависимости  от вида заседания выбирается форма  протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся  на заседании вопроса, фамилии докладчиков  и принятые решения, рекомендуется  вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический  протокол составляется на основе стенографического  отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого  вопроса и выработку решения  по каждому вопросу. 

13. документ «выписка из протокола».

Это документ, представляющий собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к  тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (25), 26, (28).