Порядок документооборота.Систематизация документов, правила формирования дел и их оформление

      В документах, устанавливающих   права  и  обязанности   организаций,  их

структурных  подразделений  (положение,  инструкция),  а  также   содержащих

описание,  оценку  фактов  или  выводы  (акт,  справка),  используют   форму

изложения текста от третьего лица  единственного  или  множественного  числа

("отдел осуществляет  функции",  "в  состав  объединения   входят",  "комиссия  установила").

1.Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и  иных нормативных актов.

Положения, правила  и инструкции применяются как  самостоятельные правовые акты, которые  подписываются руководителем, или  как акты, утверждаемые федеральным  органом исполнительной власти; утверждение  оформляется в форме грифа  утверждения или путем издания  распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке  принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.

2.Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.

Текст излагается от третьего лица единственного или  множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к  тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок  к инструкции, содержащей должностные  требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная  инструкция главному специалисту). 

Констатирующей  частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания  разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных  правил и технологий.

Основной текст  положения (правил, инструкции) может  делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов  и подпунктов производится арабскими  цифрами. 

Вывод к вопрос  4. 

Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное расписание.

их главное  назначение:

По средствам  организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

документ «положение».

Положение –  правовой акт, определяющий порядок  образования, права и обязанности  организации, работы как на предприятии  в целом, так и в его структурных  подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных  должностных лиц.

документ «устав» .

Устав – юридический  акт, который оформляет образование  организаций и предприятий и  определяется их структура, функции  и правовое положение.

Положение,  инструкция  устанавливают  права и обязанности организаций,  их структурных подразделений.

 Положение  принимается в том случае, если  в нем устанавливаются системно  связанные между собой правила  по вопросам, отнесенным к компетенции  федеральных органов исполнительной  власти.

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и  иных нормативных актов. 

Тест  к  вопросу  4. 

вопрос

1. Организационные документы это?

Варианты ответов

1. служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы

2. устав, положение, инструкция, штатное расписание.

3.любые документы

4.входящие документы 

вопрос

2. главное назначение организационных документов?

Варианты ответов

1. осуществляеть движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

2. Для группировки  переписки

3. По средствам организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

4. носят вспомогательный характер 

вопрос

3. что такое документ «положение»?

Варианты ответов

1. Приказы по основной деятельности

2. Протоколы заседаний

3. Переписка сгруппированная за календарный год

4. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц. 

вопрос

4. что такое документ «устав»?

Варианты ответов

1. юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

2. служебные письма

3. это систематизированный  перечень заголовков

4. документы постоянного и временного сроков хранения 

вопрос

5. что такое документы положение,  инструкция ?

Варианты ответов

1. справки, докладные и объяснительные записки

2. документы  устанавливающие  права и обязанности организации,  её

структурных  подразделений ,  а также   содержащих

описание,  оценку  фактов  или  выводы 

3. подлинники документов

4. Утвержденные предприятием планы 

вопрос

6. какие документы являются  организационными?

Варианты ответов

1. Сгруппированные   по хронологическому признаку.

2. Приказы по основной деятельности группируются.

3. Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное расписание.

4. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты. 

вопрос

7. Какими могут быть положения?

Варианты ответов

1. Индивидуальные и типовые.

2. Утвержденные предприятием.

3. Плановые и отчетные.

4.Разнообразые. 

вопрос

8. Кем утверждают уставы государственных организаций?

Варианты ответов

1. Утверждают владельцы.

2. Утверждают выше стоящие органы.

3. Районные или городские администрации.

4.Не утверждают. 

вопрос

9. Что устанавливают правила?

Варианты ответов

1. Основания для группировки документов.

2. Движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

3. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4. Договорные отношения двух сторон. 

вопрос

10.Что  излагается в инструкции?

Варианты ответов

1. Описание фактов или событий в производственной деятельности.

2. Пояснения содержания отдельных положений основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

3. Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

4. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Басаков М.  И. Делопроизводство и корреспонденция.  Ростов н/Д, «Феникс», 2001. 215с. 

2. Давыдова Э.Н.  Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство.  Мн.: Тетра Системе, 2004. 356с. 

3. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.  

4. Кузнецова  Т.В. Назначение документа (функции  документа) // Секретарское дело. №12. 2004. 14-19 с. 

5. Кузнецов И.  Н. Делопроизводство: Учебно-справочное  пособие. М: Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К°», 2005. 168с. 

6. Охотников  А.В., Булавина Е.А. Документоведение  и делопроизводство. Ростов н/Д:  «Март», 2004. 203с. 

7. Павлюк Л.  В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы  на компьютере. СПб: «Герда», 2000. 189 с.