Порядок документооборота.Систематизация документов, правила формирования дел и их оформление

     Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

     Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе. 
 
 

1.3. Контроль за исполнением документов

     Контроль  играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений;
• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

     Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому 

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе. 
 
 

1.4. Передача документов в архив

     Исполненные учетные документы хранятся в  архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета.

     Расположение  в делах документов в зависимости  от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

• По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
• По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
• По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
• По номерам документов.

     Сдача дел в архив из структурного подразделения  производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается  с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив  по описи.

     Дела  временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

     В центральном архиве хранятся дела законченных  отчетных периодов (прошлых лет). В  местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года). 
 
 

Выводы  к вопросу  1

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

-По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние.

-По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы.

-По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными

-По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Основные этапы  документооборота:

Составление и  оформление документов;

Прием и регистрация  документов;

Контроль за исполнением документов;

Передача документов в архив. 
 

Тест  к вопросу 1 

Вопрос  1

 Документ это?

Варианты ответов

1. Бланки  изготавленный на белой бумаге.

2. Закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение.

3. Лист чистой бумаги.

4. Архивное дело.  

Вопрос  2

 Документооборот это?

Варианты ответов

1. Составляемый по определенной форме документ.

2.Архив состоящий из дел.

3. Движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

4.Движение почты от отправмтеля к получателю. 

Вопрос  3

 По отношению к предприятию документы внешние это? 

Варианты ответов

1. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций.

2. Бухгалтерская  документация.

3. Все документы применяемые в настоящее время.

4. Вся документация создаваемая на предприятии. 

Вопрос  4

По назначению документы подразделяются на?

Варианты ответов

1. На первичные и сводные документы.

2. На однострочными и многострочными.

3. На внешние и внутренние.

4. На распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Вопрос  5

Как составляют документы?

Варианты ответов

1.Произвольная форма.

2. Определенные требования ,обязательным заполнением всех необходимых реквизитов, должен быть снабжен всеми подписями.

3. С обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

4. Документ должен быть снабжен всеми подписями. 

Вопрос  6

По объему отраженных хозяйственных операций документы бывают?

Варианты ответов

1. Внешние и внутренние.

2. Первичные и сводные документы.

3. Однострочными и многострочными.

4. Подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские

документы. 

вопрос  7

 Когда необходимо составлять документы?

Варианты ответов

1.Заранее.

2.В любое време.

3. Одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.

4.До итечения необходимого срока. 

Вопрос  8

Какие документы, проходят первичную обработку?

Варианты ответов

1. Исходящие документы.

2. Внутренние документы.

3. Поступающие на предприятие.

4.Все документы. 
 

Вопрос  9

Когда должны обрабатываться и отправляться исходящие документы?

Варианты ответов

1. После рассмотрения руководителем.

2.Сразу после создания.

3. На усмотрение службы документационного обеспечения.

4. В день регистрации. 
 

Вопрос  10

 зачем необходима регистрация?

Варианты ответов

1.Для подсчёта документов.

2.Для учёта в архиве.

3.Для соблюдения правил.

4. Придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел и их  оформление

2.1. Систематизация документов

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии  должна составляться номенклатура дел.

       Номенклатура дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных  изданий. При составлении номенклатуры  дел предприятиям необходимо  учитывать требования к номенклатуре  дел, содержащиеся в Государственной  системе документационного обеспечения  управления, Основных правилах работы  ведомственных архивов, перечнях  документов с указанием сроков  хранения. Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами,  утверждается руководителем предприятия  и вводится в действие с  1 января следующего календарного  года.

       Номенклатура дел составляет  по установленной форме и включает  в себя реквизиты:

• наименование предприятия,
• наименование вида документа,
• дату,
• индекс,
• место составления,
• гриф утверждения,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись,
• гриф согласования.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номера дел (свободное  место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении  календарного года на предприятии.

       По окончании календарного года  к номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел отдельно постоянного  и временного сроков хранения. 

2.2. Формирование дел

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

       При формировании документов  в дела по предметно – вопросному  признаку за основу берется  их содержание. Например: «Документы  по вопросам повышения качества  продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

       Авторский признак предполагает  группировку в дела документов  одного автора. Например: «Протоколы  производственных совещаний предприятия  за один год».

       Для группировки переписки используется  корреспондентский признак. При  этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка и раскрывается содержание  вопроса. Например:«Переписка с  машиностроительным предприятием  о взаимных расчетах».

       Объединение в одном деле документов  нескольких корреспондентов осуществляется  по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной  Сибири по вопросам поставки  продукции».