Порядок документооборота.Систематизация документов, правила формирования дел и их оформление

Выписки из протокола  воспроизводят все реквизиты  бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится  выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса, часть СЛУШАЛИ, часть ПОСТАНОВИЛИ. Выписку подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из слова ВЕРНО, указание должности лица, заверяющего выписку, личные подписи, расшифровки и даты. Если выписка предоставляется в  другую организацию, то она заверяется печатью. 
 
 

Вывод к вопрос  3.

     Характеристика  справочно-информационных документов.

К ним относятся  акты, служебные письма, справки, докладные  и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным  и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к  действию или могут быть лишь принятыми  к сведению.

Документ «служебное письмо».

Служебное письмо – это обобщенное название различных  по содержанию документов. Выделяют в  связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.

документ «акт» .

Акт – это  документ, составленный несколькими  лицами, подтверждающий установленный  факт события, действия.

документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических  документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность  за их выполнение.

документ «справка»  .

Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.

 документ  «докладная записка».

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

документ «объяснительная  записка».

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений  основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины  какого-либо события, факта, поступка.

документ «заявление»  .

Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

документ «доверенность».

Документ, предоставляющий  доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.

документ «расписка».

Документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).

документ «телеграмма».

Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей  текста (по телеграфу).

документ «телефонограмма».

Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей  текста (по телефону и записывается получателем).

. документ «протокол».

Это документ, в  котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

документ «выписка из протокола».

Это документ, представляющий собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к  тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 
 
 

Тест  к  вопросу  3. 

вопрос

1. Какой характер носят справочно-информационные документы?

Варианты ответов

1. основной характер

2. вспомогательный характер

3. характер приказа

4. характери пожелания 

вопрос

2. что такое  документ «служебное письмо»? 

Варианты ответов

1.текст

2.информация

3. Это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.

4.Электронное  собщение 

вопрос

3. Что такое документ «акт»?

Варианты ответов

1. один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение

2.перечень фактов

3. это обобщенное название различных по содержанию документов

4. это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия. 

вопрос

4.Кем составляется акт?

Варианты ответов

1. Акт как правило составляется комиссией

2.Руководителем

3.Ответствкенным  специалистом

4.Организацией  потребителем 

вопрос

5. Что такое документ «договор»?

Варианты ответов

1. это обобщенное название различных по содержанию документов.

2. один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение

3. различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текст

4. перечень дифектов 

вопрос

6. Что такое документ «справка»?

Варианты ответов

1. Документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя.

2.Опись имущества.

3. Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.

4.Инструкция  по сборке. 

вопрос

7. Что такое документ «докладная записка»?

Варианты ответов

1.Описание явления.

2.Перечень произведённых  расходов.

3. Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

4. Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 
 

вопрос

8. Что такое документ «заявление»?

Варианты ответов

1. Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

2. это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

3. один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

4.Список жильцов 

вопрос

9. Что такое документ «доверенность»?

Варианты ответов

1.Лист бумаги  с нанесёнными реквизитами.

2. это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

3. Документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя.

4. документ устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение. 

вопрос

10. Что такое документ «протокол»?

Варианты ответов

1. Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

2.Перечень имеющихся  в наличии позиций

3. Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телеграфу).

4. это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия. 
 
 
 
 
 

Вопрос 4.  Требования к подготовке организационных документов 

Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное расписание. 

 Характеристика организационных документов.

Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное назначение:

По средствам  организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей. 

 документ  «положение».

Положение –  правовой акт, определяющий порядок  образования, права и обязанности  организации, работы как на предприятии  в целом, так и в его структурных  подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных  должностных лиц.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).

Положения могут  быть индивидуальные и типовые.

Индивидуальные  положения чаще всего разрабатываются  на основе типового.

Положения разрабатываются  по указанию руководителей предприятия  и инициативе руководителей структурных  подразделений.

Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с  юридическим отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе.

Проект положение  предоставляют на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик.

Датой положения  является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в  себе основные разделы:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения,  связи

- имущество,  средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация  и ликвидация деятельности

Оформляются положения  на общем бланке предприятия. 

 документ  «устав» .

Устав – юридический  акт, который оформляет образование  организаций и предприятий и  определяется их структура, функции  и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав – это  сложные документы, структуру и  содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения,  связи

- производственно-хозяйственная  деятельность

- имущество,  средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация  и ликвидация предприятия.

Уставы государственных  организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных  предприятий утверждают районные или  городские администрации.

Уставы частных  предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных  городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.