Заключительный этап ревизии операций по движению и эффективности использования основных средств

    Ревизоры  осуществляют руководство и контроль за работой членов инвентаризационных комиссий, проводят инструктаж о правилах проведения инвентаризаций. Наряду с этим члены ревизионной группы должны проводить контрольные проверки качества инвентаризаций, проводимых в период комплексной ревизии. Они должны охватывать не менее 10 % остатков материальных ценностей, включаемых в инвентаризационную опись. Результаты проверок оформляются актом установленной формы (приложение Ж), который подписывается ревизором, проводившим контрольную проверку, председателем и членами инвентаризационной комиссии. В случае установления расхождений между данными инвентаризационной описи и фактическим наличием ценностей согласно контрольной проверке назначанется новый состав инвентаризационнной комиссии, а виновные лица привлекаются к ответственности [32, с. 91].

    Если  при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий  обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом  небрежного отношения комисссии  к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и излишков отдельных видов основных средств.

    Для проверки правильности оформления инвеентаризационных  описей используют второй экземпляр  инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее [29, с. 309].

    Инвентаризация  основных средств в ОАО «Стройдетали» должна проводиться не реже 1 раза в год перед составлением бухгалтерского баланса по состоянию на 01.11 отчетного года. Инвентаризация основных средств на дату составления годового баланса произведена в полном объеме. А именно приказом  № 397к от 29.08.2010г. созданы соответствующие комиссии по  инвентаризации основных средств. В состав инвентаризационной комиссии входит главный бухгалтер (председатель), начальник сектора по учету имущества Зыгмантович М.В., бухгалтер Шейбак А.Н. Излишков и недостач в ходе инвентаризации установлено не было. (Приложение Л)

    В ходе проверки ревизором результатов  проведенной инвентаризации в ОАО «Стройдетали» нарушений выявлено не было.

    3 Заключительный этап ревизии операций по движению

основных средств  
 

    3.1 Составление акта ревизии операций по движению основных средств и эффективности их использования  
 
 

    Качество  ревизии зависит не только от правильной организации и осуществления ревизионного процесса, но и от оформления обобщающих документов. На основании их разрабатываются и принимаются меры по ликвидации недостатков и нарушений, решается вопрос об ответственности нарушителей, а в случае выявления недостач, хищений и других злоупотреблений оформляются материалы для передачи следственных органам.

    По  результатам ревизии, в ходе которой  выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения, составляется акт (приложение М).

    Результаты  ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой [17, с. 18].

    По  структуре акт ревизии состоит  из двух частей: вступительной и  результативной. Во вступительной части  отражается следующая информация: наименование документа, место и дата его составления; основание назначения ревизии, дата и номер приказа (распоряжения) о ее проведении, должность, фамилия, имя и отчество лица, составившего акт ревизии; даты начала и завершения ревизии (в случае перерывов указывается их период); ревизуемый период; должности и фамилии работников ревизуемой организации, обязанных в соответствии с нормативными и инструктивными материалами, регулирующими вопросы контрольно-ревизионной работы, подписывать акт ревизии, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии; наименование и местонахождение ревизуемой организации; наличие книги учета проверок (ревизий), а также информация о произведенной в ней записи о данной ревизии; кем и когда были проведены предыдущие ревизии (проверки), какие принимались меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства; какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким способом и за какой период проверены. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответственности ревизора, если впоследствии окажется, что он не отразил в акте ревизии выявленные нарушения.

    Затем приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и видах деятельности.

    Результативная  часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков  и злоупотреблений в процессе производственной или финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия. Она состоит из отдельных разделов, соответствующих наименованию и числу вопросов  программы ревизии. Построение этой части акта ревизии строго не регламентировано.

    В акт ревизии должны включаться только факты, достаточно проверенные и  обоснованные, содержащие элементы нарушений и свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемой организации. В нем должна быть соблюдена объективность, ясность и точность изложения установленных фактов [32, с. 107]. 
 
 

    3.2 Совершенствование организации ревизии операций по движению основных средств 
 
 

    Цель  организации контрольно-ревизионной  работы состоит в разработке системы  мероприятий, обеспечивающих достижение ее наибольшей эффективности при  наименьших затратах умственного труда.

    Существует  немало проблем организации контрольно-ревизионной деятельности, свидетельствующих о ее недостаточной эффективности. Из-за  отсутствия опыта в проведении комплексных и тематических проверок, нехватки рабочих ресурсов, ограниченных сроков вопросам методического обеспечения уделяется незначительно времени. Вследствие этого на последующих этапах проверки рассредоточиваются трудовые ресурсы, внимание проверяющих заостряется на несущественных аспектах, в то время как значительные нарушения на контролируемом объекте не выявляются и не устраняются. Из этого следует вывод о том, что опыт, полученный проверяющими в ходе предыдущих проверок, должен накапливаться, обобщаться и оформляться в виде документации – методических пособий, рекомендаций, программ [5, с. 215].

    Дискуссионным является вопрос о необходимости материального поощрения контролирующих служб и их работников. Отдельными исследователями предлагается выплачивать премии проверяющим в виде утвержденного процента от суммы выявленных ими недостач, приписок, завышения объемов работ и т.д. Не отрицая необходимость стимулирования контролирующих служб, работников внутри них, необходимо отметить, что система вознаграждения в виде фиксированного процента может привести не только к увеличению, но и к уменьшению эффективности проведения ревизий, поскольку внимание проверяющих будет сосредоточено не на поиске всех возможных типов нарушений, а лишь тех из них, которые приносят наибольший «доход». В этом случае возможен уход от рассмотрения серьезных потенциальных проблем и недостатков системы внутреннего контроля, которые оценить в денежном выражении порой бывает очень сложно. Поэтому считаем необходимым решать вопрос о материальном поощрении проверяющих работников в каждом случае индивидуально, причем сумма вознаграждения не должна находиться в прямой пропорциональной зависимости от выявленных нарушений. Решение данной проблемы мы видим в разработке методики материального стимулирования проверяющих в зависимости от оценки вклада каждого участника проверки в достижение общего результата. Вместе с системой поощрений должен быть разработан комплекс мер по привлечению проверяющих работников к дисциплинарной ответственности за некачественное выполнение задач, поставленных перед ними.

    Планирование  представляет собой один из важнейших  этапов проверки, которому следует уделять особое внимание. От того, насколько тщательно проверяющие подготовились к проверке, с одной стороны, зависит степень эффективного и рационального использования фонда их рабочего времени и минимизация трудозатрат, а с другой – снижается риск необнаружения нарушений в финансово-хозяйственной деятельности и существенных ошибок в финансовой отчетности [5, с. 219]. Основными принципами планирования ревизий должны быть:

    - обеспечение своевременности проведения  ревизии;

    - рациональная расстановка специалистов, участвующих в проверке, с целью исключения дублирования выполняемых ими функций, с учетом уровня квалификации и компетентности каждого специалиста в определенных вопросах;

    - знание финансово-хозяйственной  деятельности проверяемой организации.

    Требует пристального внимания проблема профессиональной подготовки, переподготовки и аттестации проверяющих, что связано с комплексностью, сложностью выполнения большинства  проверок, при которых охватываются различные вопросы финансово-хозяйственной деятельности и выявляются ошибки, которые носят системный характер. Исходя из этого проверяющие работники должны быть в наибольшей степени образованы, подготовлены и обладать организаторскими, творческими способностями, познаниями в области бухгалтерского учета, экономического анализа, гражданского, трудового, налогового и иных отраслей права, логистики, экономико-математических методов, психологии.

    Существует  также проблема информационного  и коммуникационного обучения, обмена опытом среди работников контролирующих служб, которую призваны решать профессиональные объединения.

    При формировании группы проверяющих необходимо учитывать проблему психологической  совместимости группы индивидов, которая  предполагает такой уровень психологической  настроенности, такое сочетание характеров и темпераментов, при котором обеспечивается наиболее эффективное осуществление их совместной деятельности. Особая роль при проведении проверок должна отводиться координации деятельности группы проверяющих со стороны ее руководителя. В целях повышения эффективности он должен осуществлять рациональную организацию проверки, распределять задачи между отдельными исполнителями, контролировать качественное и своевременное их выполнение, обеспечивать поддержание нормального психологического климата внутри группы [5, с. 224].

    Для обеспечения наибольшей эффективности  работы ревизора необходимо сочетать ее с передовой методологией финансово-экономического контроля, которая основывается на применении новейших технических средств, программного обеспечения и преобразовании на ЭВМ учетно-экономической информации для ее контроля. Именно автоматизация контрольно-ревизионной работы предоставляет пользователем возможность в комплексе снижать трудоемкость ревизии, применять элементы управленческого учета и контроля хозяйственной и другой деятельности, работать в соответствии с разработанной методологией, соблюдать установленные правила проведения ревизий. Дополнительным стимулом внедрения автоматизации финансово-хозяйственного контроля является также постоянное расширение и обновление нормативной базы, а также автоматизация учетных процессов на объектах контроля. Процессу внедрения в практику деятельности контрольных органов средств автоматизации в немалой степени также способствует активное развитие методологии их деятельности, что позволяет формализовать многие контрольные процессы, изложить их в виде программ и заданных алгоритмов [3, с. 37]. В современных условиях объективно назрела необходимость автоматизировать такие процессы ревизионной работы, как планирование и составление отчетности. Несмотря на огромное число компьютерных программ по автоматизации бухгалтерского учета, до сих пор нет ни одного программного продукта, направленного на решение задач по автоматизации проведения ревизии. На сегодняшний день сфера применения компьютера в работе ревизора в лучшем случае ограничивается использованием информационно-справочных систем таких как «Консультант-Плюс», «Главбух-инфо», «Юрспектр». Эффект от использования подобных программ заключается в том, чтобы возможность пользования ими имелась в ходе ревизии, что возможно при использовании портативных компьютеров (ноутбуков), обеспеченность которыми в контролирующих органах минимальна.

    К факторам, сдерживающим рост автоматизации  контрольно-ревизионной деятельности, относятся отсутствие необходимого количества средств вычислительной техники нужной конфигурации; недостаточный уровень подготовки контрольно-ревизионных работников в области информационных технологий; отсутствие стандартов осуществления контрольно-ревизионной работы; разнородность отраслей и видов деятельности проверяемых субъектов хозяйствования.

    Применение  компьютеров имеет свои недостатки: актуализируется проблема информационной безопасности предприятия; возрастают требования к необходимому уровню квалификации работников, с чем связаны дополнительные затраты на обучение; может возникнуть проблема автоматической (без ведома людей) генерации проводок; вероятность возникновения непредвиденных программных ошибок, сбоев, наличие угрозы порчи и уничтожения информации, ограниченный доступ к определенным информационным ресурсам предприятия создает угрозу злоупотреблений со стороны должностных лиц.