Информационная система для территориального органа управления внутренних дел на примере оперативно-справочной картотеки УВД Гомель

2.1. Моделирование —  основной элемент процесса проектирования  АИС

Создание моделей реальных проектов и объектов управления позволяет провести своеобразный «лабораторный» эксперимент. Это тем более важно, что осуществление реального эксперимента в задачах управления может слишком дорого обходиться.

Построение модели помогает привести сложные и подчас непреодолимые факторы в логически стройную схему, доступную для детального анализа. Такая модель позволяет выявить альтернативы решения задачи и оценить результаты, к которым они приводят, а также даёт возможность определить, какие данные необходимы для оценки имеющихся альтернатив. В итоге это обеспечивает получение обоснованных выводов. Таким образом, модель является средством формирования чёткого представления о действительности.

Таким образом, модель — информационный образ реального объекта, воспроизводящий данный объект (систему) с определённой степенью точности и в форме, отличной от формы самого объекта (системы).

Моделирование — процесс создания модели и оперирования ею с целью получения требуемых сведений о реальном объекте.

Модель должна строиться таким образом, чтобы отражать сущность моделируемой проблемы и в то же время должна быть свободной от несущественных деталей. С целью определения правильного баланса между указанными принципами модель должна отвечать следующим требованиям:

• универсальность, которая характеризует полноту отображения в модели свойств реального объекта;
• адекватность, т.е. способность модели отображать заданные свойства объекта с погрешностью, не выше заданной;
• экономичность, которая характеризуется затратами ресурсов на её реализацию.

2.2. Обоснование  примененных  методов моделирования

Целью создания ИС является информационное обеспечение  процесса выдачи информации для принятия управленческих решений.

Предметная область определяется функциональной областью информационной системы.

Принципиально различают два подхода  к определению информационной структуры: собственно структурный и объектно-ориентированный. С позиции структурного подхода свойства и поведение объектов являются независимыми. С позиции объектно-ориентированного подхода свойства и поведение заключены в самом объекте  и моделируются совместно.

Рассмотрим более детально основные принципы структурного подхода, сущность которого заключается в декомпозиции (разбиении) информационной системы на автоматизируемые функции. Система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается далее  вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. В качестве двух базовых принципов методологии структурного подхода используются следующие:

• принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения;
• принцип иерархического упорядочивания — принцип организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне.

Выделение двух базовых принципов  не означает, что остальные принципы являются второстепенными, поскольку игнорирование любого из них может привести к непредсказуемым последствиям (в том числе и к провалу всего проекта).

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными среди которых являются следующие:

• SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;
• DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;
• ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы. Поэтому для построения информационной системы  были  использованы вышеуказанные методы. Так, для построения функциональной модели использовались методы моделирования SADT (в нотации IDEF0). Для построения модели данных (логической и физической) - методы моделирования ERD.

Требования должны моделироваться и определяться настолько общим  способом, насколько это возможно. Функциональные потребности должны определять что делается, а не как или кем  выполняется. Структура данных должна быть рассчитана на изменения в организационной структуре и на текущие и ожидаемые исключения и ограничения. Каждая из этих моделей реального мира должна соответствовать контексту общего направления деятельности, которое определяется его задачами, приоритетами и критическими для успеха факторами.

Наглядность и строгость средств  структурного анализа позволяют  как разработчикам, так и будущим  пользователям участвовать в  создании  системы, обсуждать и закреплять понимание основных технических решений. Однако широкое применение этой методологии при разработке конкретных информационных систем практически невозможно при ручной (неавтоматизированной) обработке. Вручную очень сложно разработать и графически представить строгие формальные специфические подсистемы, проверить их на полноту и непротиворечивость, а тем более вносить изменения.

2.3. Функциональное  моделирование

Целью построения функциональной модели делового процесса является точная спецификация всех операций и действий, осуществляемых в деловом процессе, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании обследуемого процесса, так и обо всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.

Каждая операция в функциональной модели есть некоторый акт преобразования входной информации в продукт на выходе.  При  этом  используются  некоторые  ресурсы  механизма  при выполнении определенных  условий. Такую интерпретацию операций часто называют бизнес- правилом.

Процесс моделирования системы  начинается с определения контекста. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. В  данной  работе  под субъектом понимается система ОСК , описанная в главе 1, для которой необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. Т.е. необходимо определить, что будем рассматривать как компоненты системы, а что как внешнее воздействие. Сформулированная цель должна отвечать на следующие вопросы

• Какова конечная цель моделирования?
• Почему этот процесс должен быть смоделирован ?
• Что должна показывать модель?

На поставленные вопросы  модель должна давать следующие ответы:

• Целью построения описываемой модели является : ”Описание функциональности  системы ОСК  УВД для идентификации  и определения текущих проблем и анализа возможного улучшения системы”.
• В системе периодически возникают проблемы, относящиеся к помехам  выполнения ею своего функционального назначения. Следовательно,  необходимо определить причины их возникновения, пути их решения. Понятно, что если существующая система способна решать их  известными ей путями, с приемлемыми затратами на их решение, то моделирование как бы и ни к чему. Например,  для рассматриваемой системы добавление квалифицированных сотрудников на период существования проблемы позволяет системе сохранять функциональность. В настоящий момент движение по такому пути привело к необходимости введения дополнительно 2 сотрудников, обеспеченных работой на 1 год вперед. Другим путем решения проблем   является увеличения скорости обработки информации (уменьшение времени прохождения информации по системе от входа до выхода). Пути решения тоже известны – административное воздействие, модернизация системы, создание новой системы  на другом технологическом уровне.  Так как административный ресурс практически исчерпан, то остаются только пути, применение моделирования в реализации которых ускоряет их реализацию. Следовательно, целесообразно смоделировать процесс.
• Модель, по определению, должна описать объекты и потоки в системе.

Для построения функциональной модели проведем предварительно обследование и фиксацию всех технологических операций, выполняемых руководством и сотрудниками ОСК УВД при выполнении своих служебных обязанностей.

К  технологические  операциям, выполняемым руководством ОСК  относятся:

• Принятие сводки из СИЗО:
• сверка по спискам поступивших дактокарт
• подборка извещений  по дактокартам   в  алфавитном  порядке
• подборка материалов из контрольной картотеки
• влитие материалов, поступивших из ЭКО УВД, в контрольную картотеку
• выверка учетного материала, по извещениям, поступившим из СИЗО, внесение изменений:
• печать решения суда ( с извещения в карточку )
• получение почты из РОВД ( УИН, ИДН):
• проверка  карточек формы 1
• просмотр  поступивших оттисков пальцев по дактоформулам
• запись информации  в алфавитный журнал
• направление  материалов  в ЭКО  УВД
• фиксация   допущенных ошибок 
• Подбор по алфавиту материалов с отпечатанным решением, поступивших из СИЗО, и материалов, поступивших из УИН и ИДН (с дактоформулами), сверка их  с информацией  в ОСК.
• Рассортировка сверенного с ОСК учетного материала для отправки адресатам, выверка лицевой и оборотной стороны,  печатать списков материалов на отправку в ИАЦ МВД РБ, ГИЦ МВД РФ, ИАЦ УВД.
• Сверка поступившего из УИН, ИДН  материала ( выявление долгов, неучтенных материалов )
• Составление ежемесячного отчета (сбор информации из РОВД,  подлежащей  постановке  на  учет  за  отчетный  период,   и сверка ее с  информацией,  фактически  поставленной  на  учет  за  аналогичный  период). 
• Обработка постановлений судов второй инстанции.
• Индивидуальная работа с исполнителями ( уточнения, разъяснения, обучение) .
• Исполнение срочных  разовых запросов.
• Составление аналитических справок.
• Сверка поступившего из ИТУ и ИУОТ материала ( выявление долгов, неучтенных материалов ).

 К  технологическим операциям,  выполняемым  сотрудниками  ОСК   относятся:

• Проверка   требований.

Требования на проверку поступают  через канцелярию ИАЦ и от руководства службы.

• Разделение поступающей информации на секретную (регистрация по журналу входящих и исходящих документов) и  несекретную.
• Проверка требований по базам данных (федеральный розыск, республиканский розыск, картотека ОСК) с отметкой результатов проверки на требовании. Отметка о судимости делается карандашом. Отметка о проверке подтверждается личной печатью сотрудника, проводящего проверку.
• Проверка по ручной картотеке:
• Сортировка проверяемых документов по алфавиту
• Поиск и анализ имеющейся информации о проверяемом лице
• Формирование результатов проверки ( уточнение). При наличии информации о судимости в требование заносится ответ, соответствующий запросу. Результат проверки заверяется личной печатью сотрудника, проводящего проверку.

В случае нахождения лица в розыске, информация о лице регистрируется в журнале  найденных разысканных лиц и сообщается инициатору розыска.

  В случае обнаружения несоответствия  установочных данных проверяемого лица и установочных данных лица, находящегося в картотеке производится уточнение по адресному бюро.

• Влитие   документов   в  ОСК.

Первичные документы на влитие поступают  от службы статистики и руководства  службы ОСК.

• При приеме документов, поступающих от службы статистики, производится сверка установочных данных формы 1 и сторожевой карточки ОСК с установочными данными формы  2   учетов  по  уголовной  статистике.
• Перед поступлением документа на влитие в ручную картотеку документ ставится на компьютерный учет.
• Обрезка нестандартных карточек формы 1 ОСК до размера, соответствующего стандарту картотеки (140x 95 мм).
• Регистрация в журнале учета количества документов, поступивших на влитие.
• Сортировка по алфавиту поступивших документов.
• Влитие (постановка) в картотеку ОСК поступивших документов. В случае обнаружения несоответствия установочных данных на  лицо  в документе с уже имеющимися установочными данными, находящимися в картотеке,  производится  уточнение входящих данных в адресном бюро.
• Если при влитии документов в картотеку ОСК обнаруживаются лица, находящиеся в розыске, данный факт сообщается инициатору розыска и записывается в журнал.
• Внесение корректирующей информации на лиц, находящихся в картотеке ОСК.