Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

          Всі ці проблеми легко вирішити  за допомогою правильної організації  мережевої інфраструктури, на підприємстві  резонно організувати однорангову мережу, тобто мережу, в якій буде відсутній виокремлений сервер, а комп’ютери використовуватимуть ресурси один одного. Зазвичай, перед підприємствами будь-якого профілю стоять схожі завдання: утримання старих клієнтів і залучення нових, маркетинг продукції та послуг, обмін інформацією з клієнтами та партнерами по бізнесу. Використання сучасних технологій дозволяє вирішити більшість із перелічених завдань і таким чином забезпечити конкурентні переваги компанії на ринку. Проте малі підприємства, як правило, не володіють достатніми ресурсами і тому потребують простих і недорогих рішень. Так, ТОВ «Ковінько» працює у сфері оптової торгівлі, штат співробітників налічує 17 осіб, у вересні 2000 року було закуплено 5 комп’ютерів із встановленою заздалегідь операційною системою Microsoft Windows 98. У жовтні 2002 року було здійснено оновлення операційної системи на Windows XP Professional і встановлений пакет Microsoft Office XP. Завдяки використанню продуктів Microsoft ТОВ «Ковінько» змогло значно підвищити працездатність персоналу і ефективність виконання типових бізнес – операцій. 

          На сьогодні на ТОВ «Ковінько» відсутнє єдине місце для збереження документів, робочі документи і матеріали зберігаються на комп’ютерах співробітників, що слугує для появи наступних проблем:

• Великі затрати часу на пошук потрібного документу. Це відбувалось здебільшого тому, що документ знаходився на комп’ютері співробітника, який в даний момент часу був відсутній, або ім’я файлу документу не відображало його змісту.
• Відсутність історії праці над документом. Тобто на підприємстві відсутня можливість збереження версій документів (початкових, проміжних, затверджених), що призводить до неможливості його відновлення при випадковому видаленні файлу. Крім того, часто стає не зрозуміло, хто саме із співробітників вніс ті чи інші зміни.
• Неможливість організації паралельного обговорення і погодження документів. Обговорення і погодження документів на ТОВ «Ковінько» відбувається в кращому випадку шляхом їх розсилання по електронній почті, а в гіршому – шляхом передачі файлів на дискетах або інших носіях, або ж взагалі у друкованому вигляді, що призводить до значних затрат часу.

     Дублювання  інформації. Так як на ТОВ «Ковінько» не має єдиного місця для збереження документів, то одні і ті ж файли зберігаються на комп’ютерах декількох співробітників, що призводить не тільки до втрати місця на жорсткому диску, але й ускладнює пошук останньої, самої свіжої версії документу.

          Щоб покращити внутрішній документообіг  на ТОВ «Ковінько» і уникнути вищезазначених проблем пропонується створити однорангову мережу між всіма комп’ютерами та впровадити в якості програмного забезпечення сервера інформаційної системи ТОВ «Ковінько» Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition. Впровадження такої системи відносно недороге і забезпечить рентабельне, легко адаптовуване рішення для підприємств малого бізнесу, до складу системи входять наступні продукти і служби:

• Windows Server 2003. Надійна операційна система, що об’єднує засоби і технології, які забезпечують спільне використання, управління, архівацію і захист даних.
• Windows Share Point Services. Служби для організації взаємодії і спільної праці співробітників.
• Exchange Server 2003. Засіб для обміну повідомленнями, організації взаємодії і спільної праці.
• Microsoft Office Outlook 2003. Програма, що забезпечує єдиний інтерфейс для роботи з електронною поштою, календарями, записами контактів тв іншою спільною та особистою інформацією.
• Microsoft Shared Fax Service. Служби, що забезпечують відправку факсів з робочого столу в всановлений користувачем час, а також отримання факсів через SharePoint, електронну пошту чи принтер.
• ISA Server 2000. Технологія для забезпечення безпечного підключення до Інтернету.
• SQL Server 2000. Швидкодіючий і надійний сервер управління реляційними базами даних, а також платформа для широкого спектру бізнес – додатків.
• Microsoft Office FrontPage 2003.Засіб створення і супроводження веб-вузлів і створення спеціалізованих рішень на основі Windows Share Point Services.

     Тобто, для підвищення надійності і захищеності даних, забезпечення централізованого управління користувачами системи, підвищення її функціональних можливостей, також надання співробітникам підприємства нових можливостей спільної праці та взаємодія із клієнтами і партнерами в ТОВ «Ковінько» рекомендується прийняти рішення про перехід до мережевої структури з одним сервером. Таке рішення забезпечуватиме швидке та легке розгортання, а також просте виявлення і виправлення несправностей, пов’язаних із обладнанням. Якщо на підприємстві ТОВ «Ковінько» буде належним чином впроваджена інформаційна система на базі Microsoft Windows Small Business Server 2003, у підприємства з’явиться можливість використовувати єдине місце для збереження документів на основі веб-вузла робочої групи. Такий веб – вузол створюється автоматично при установці Windows Small Business Server 2003, і до його складу входить спеціальний розділ – бібліотека документів, яка не тільки може використовуватись в якості централізованого зберігання документів ТОВ «Ковінько», а й забезпечить ряд інших, досить корисних функцій і можливостей. Також впровадження такої системи дасть змогу:

• Створення єдиного інтерфейсу із зрозумілою структурою, оскільки бібліотека документів організована на веб – вузлі, доступ до неї також відбувається за допомогою єдиного засобу – оглядача Internet Explorer. Завдяки тому, що всі співробітники підприємства при роботі з документами звертаються до єдиного зберігача документів, всі вони бачитимуть одне і те ж зручне і структуроване представлення інформації. [52]
• Відображувати історію праці з документами, тобто при використанні бібліотеки документів веб – вузла робочої групи у співробітників ТОВ «Ковінько» з’явиться можливість зберігати версії документів, причому для кожної із версій вказуватиметься не тільки час її створення чи зміни, але й дані про те, хто із співробітників працював з цими документами.
• Отримувати повідомлення про зміни (підписання) , тобто веб – вузол робочої групи на основі Windows Share Point Services надасть можливість підписання на зміни в папках. Тоді будь – який співробітник ТОВ «Ковінько» зможе отримувати повідомлення по електронній пошті про те, що документ, який його цікавить, було змінено, чи про те, що в певну папку бібліотеки документів було розміщено новий документ.
• Обмеження доступу до документів, тобто завдяки використанню веб – вузла робочої групи в ТОВ «Ковінько» з’явиться можливість обмежувати доступ співробітників до різноманітних документів, що зберігаються в бібліотеці, – тепер кожному із співробітників можливо буде надавати право тільки на огляд документів, або ж на їх створення чи виправлення, або ж надати їм повний набір прав, що забезпечуватиме «дійсно необмежені можливості.
• І, нарешті, дасть змогу онлайнового обговорення документів, тобто співробітники ТОВ «Ковінько» зможуть проводити одночасне обговорення документів, що зберігаються на веб – вузлі робочої групи – це стане можливим завдяки використанню механізмів веб – дискусій і спеціального розділу на веб – вузлі. При використанні веб – дискусій думки всіх співробітників про документ, що обговорюється зберігатимуться в спеціальній база даних і будуть доступними в будь-який час і будь-кому із учасників дискусії. [51]

            Також завдяки появі нового веб-вузла робочої групи з’явиться можливість використовувати його новинний розділ для розміщення інформації про планування міроприємств. Також, завдяки тому, що в Microsoft Windows Small Business Server 2003 міститься надбудова Exchange Server 2003 стане можливим одержувати інформацію про зайнятість співробітників. По-перше, в спільних папках Exchange Server можна буде створити єдиний календар, що буде доступний всім співробітникам і в якому будуть відображатись найбільш важливі події.

             По-друге, можна створити єдиний «спеціальний» розклад групи, і до нього долучити всіх співробітників підприємства і зробити його доступним для них. Тоді за допомогою функції «Просмотр расписания группы», що реалізована в Outlook 2003, стане можливим завжди одержувати інформацію про плани співробітників підприємства на поточний і найближчі дні.

             По-третє, інформацію про зайнятість  конкретного співробітника можна отримати завдяки інтеграції Outlook 2003 і програми Windows Messenger, яка входить до складу Windows ХР. Завдяки появі такої зв’язки «Exchange 2003 – Outlook 2003» співробітники ТОВ «Ковінько» зможуть отримувати завдання не у вигляді текстових повідомлень, а у спеціальному форматі задач Outlook, в яких можливо не лише задавати строки і пріоритет завдання, а й встановлювати час оповіщення співробітника про те, що строк виконання завдання підходить до завершення. Коли ж співробітник відмічає виконання завдання, повідомлення про це автоматично відправляється до того, хто делегував це завдання (менеджеру). [50]

            Планування і видачу задань можна також  організувати за допомогою веб-вузла робочої групи на основі Windows Share Point Services. При установці веб-вузла робочої групи в ньому створюється розділ «задачі», що спеціально призначений для розміщення задач, які призначаються для співробітників підприємства. При розміщенні задачі в цьому розділі відповідному співробітнику автоматично направлятиметься повідомлення по електронній пошті, а після того, як працівник її виконає, аналогічне повідомлення буде направлене особі, яка делегувала це задання. Веб-вузол робочої групи дозволить проводити інтерактивні опитування працівників, при цьому від останніх вимагатиметься тільки перейти за отриманим у листі посиланням і відповісти на ряд запитань. Результати опитування представляються у цьому випадку у табличному чи графічному вигляді і можуть бути доступними або всім працівникам, або ж тільки певним особам.

            Для більш ефективної роботи  з клієнтами менеджерам з продажу  необхідно зберігати персональну інформацію про них, своєчасно реагуючи на запити кожного замовника.Для того, щоб знизити додаткові витрати ТОВ «Ковінько» необхідно забезпечити суворий облік руху товарів і продукції кожного профіля, а також інтегрувати автоматизовану систему оформлення фінансових документів на реалізацію продукції і систему аналізу фінансових показників. Впровадження на ТОВ «Ковінько» Outlook 2003 із функцією «Диспетчер Контактов» дасть змогу підприємству значно підвищити ефективність праці менеджерів завдяки появі нових можливостей:

           1. Більш зручне збереження інформації. Тобто, стане можливим окремо зберігати особисту інформацію і інформацію, що стосується бізнес-партнерів і клієнтів. Так, як на сьогодні вся інформація про клієнтів на ТОВ «Ковінько» знаходиться у самих різноманітних місцях. Так, контакти, адреси і телефони зберігаються у окремих папках на робочих столах працівників, тексти договорів – у вигляді файлів у різних каталогах чи просто у вигляді паперових копій тощо. І, як наслідок, працівники, що працюють з клієнтами, мусять затрачати дуже багато часу на пошук необхідної їм інформації про клієнтів, умовах контрактів тощо. На підприємстві існує велика ймовірність втрати даних, що призводить до зриву угод. За допомогою надбудови   «Диспетчер Контактов» вся бізнес-інформація знаходитиметься у спеціальних папках (контактах) : свідоцтва про постачальників, з якими співпрацює ТОВ «Ковінько», зберігатиметься в папці Партнеры, а інформація про клієнтів – в папці Бизнес-контакты.

            2. Більш спрощений пошук даних про можливість продажу і облікових записів клієнтів. Якщо працівник отримує дзвінок від клієнта, він може одразу продивитись його облікові дані чи бізнес-журнал контакту і легко одержати доступ до всіх потрібних йому даних, включаючи примітки про телефонні переговори з іншими представниками компанії, а також будь-яке поштове повідомлення , отримане від клієнта.

            3. Більш зручна робота з елетронною поштою. Електронна пошта стає сьогодні основним засобом комунікації в бізнесі. Тому зручність використання електронної пошти безпосередньо відображається на швидкості і якості обслуговування клієнтів.

        Outlook 2003 підвищує зручність читання повідомлень прямо з екрану. Область читання тепер переміщена у праву частину екрану, що дозволяє відображати вдвічі більше тексту і знижує необхідність використання прокрутки при зчитуванні довгих повідомлень.

         Завдяки можливості групування повідомлень за датою, розміром, обговоренням, темою важливістю і іншим критеріям значно спрощується пошук повідомлень. Нова область переходів Outlook 2003 забезпечує швидкий і зручний доступ до контактів, календарів, задач, папкам, ярликам, та щоденнику, і дозволяє знайти дані, необхідні для відповіді на повідомлення електронної пошти, планування зборів і роботи над проектими.

           4. Розсилка електронних повідомлень спростилась і тепер можливо легко відправляти по електронній пошті контактним особам документи Publisher і Word. Ці повідомлення автоматично регіструються в історії діяльності ділових контактів для довідкових цілей. Це стало можливим тому, що Outlook 2003 легко інтегрується із надбудовами Publisher і Word.