Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

     Саме  тому, за результатами досліджень дипломної роботи, пропонується  перенести акцент з  безпосереднього продажу товарів на фокусне обслуговування клієнтів; більш ретельну роботу з постачальниками; розвиток партнерських зв'язків, впровадження автоматизованих систем виробництва. Елемент наукової новизни полягає у пропозиції методики формування аналітичної інформаційної системи торгівельного підприємства. У своїй діяльності торгівельне підприємство є таким, що організовує діяльність профілей, тобто напрямків бізнесу, які орієнтовані на функціонування одночасно на декількох товарних ринках, тобто коли невдача на одному з них компенсується успіхами на інших, виникає поняття диверсифікація бізнесу. Диверсифікація поділяється на: диверсифікацію діяльності підприємства, ринку збуту, закупілі сировини і матеріалів та диверсифікацію інвестицій.

       З інформаційної точки зору  процес менеджменту складається   послідовності таких дій: збір первинної інформації про проблему (бази даних товарів; постачальників; клієнтів; кадрів); реєстрація, передача та зберігання на інформаційних носіях; обробка первинної інформації та її оформлення у вигляді документів (облікова і статистична система; подання обробленої інформації керуючій системі (графічне; табличне; текстове представлення інформації); прийняття управлінського рішення (моделювання; робота за різними сценаріями; експертами; документальне оформлення рішення; доведення рішення до виконавців (використання локальної і глобальної мережі); підведення підсумків виконання рішення. Інформаційна система повинна віддзеркалювати сучасне підприємство   як відкриту соціально-економічну систему, що складається з ряду підсистем – соціальної, матеріально-технічної; інформаційної; організаційної; технологічної; фінансово-економічної. Всі наведені підсистеми повинні працювати в комплексі. Саме тому,  впровадження будь-якого програмного або апаратного модуля повинно розглядатися з точки зору сумісності та відповідності  задачам підприємства.

     До  елементів інформаційної підсистеми належать: управлінський персонал (керівники, спеціалісти, службовці), робітники, структура (побудова, форма), методи, технічні засоби зняття, перетворення, передачі даних, носії інформації, схеми обробки даних, що показують порядок обробки, елементи виробничої системи.

     В дипломній роботі виконано аналіз інформаційного забезпечення процесу управління та основних принципів побудови інформаційної системи підприємства ТОВ «Ковінько».

     ТОВ «Ковінько» працює на ринку задоволення потреб народного господарства та обладнанням продукцією виробничо-технічного призначення. Крім того підприємство здійснює  побутове та сервісне обслуговування населення. Підприємство  було створено у відповідності до вимог законів України „Про підприємництво” та „Про власність” 15 травня  1994 року і  працює на підставі статуту. Підприємство створено з метою отримання прибутку і створення робочих місць, у  цілях сприяння підприємствам та організаціям в оптимізації їх виробничо-господарскої діяльності,  а також з метою задоволення потреб споживчого ринку.

     Для підприємства ТОВ «Ковінько» пропонується використовувати 1С Підприємство; Парус-Підприємство; табличний процесор Excel. Розрахунки потреб у планах виробництва і торгівлі; задачі планування, розвитку; Рекомендується використання програм стратегічного планування і  універсального програмного  забезпечення. Збір і опрацювання оперативної інформації, що надходить по каналах зв'язку безпосередньо в ЕОМ у реальному масштабі часу одночасно від багатьох віддалених абонентів повинен ґрунтуватися на сучасних інформаційних системах менеджменту та маркетингу.  Саме тому, для рішення задач цього блоку рекомендується використовувати програму Парус Менеджмент та Маркетинг. Задача керування запасами, що включають оперативний контроль рівнів, оптимальний розподіл між споживачами й оптимальне планування замовлень на поповнення запасів. При рішенні цих задач використовуються методи лінійного програмування і теорії масового обслуговування.

     Інформаційно-логічні  документальні і фактографічні (довідкові) задачі. Для них характерно накопичення в пам'яті машини великих масивів довідкової інформації про устаткування, кадрах, площах, виробах, використовуваних матеріалах і напівфабрикатах тощо. Програмна реалізація цих задач заснована на застосуванні інформаційно-характеристичних таблиць, асоціативних вузлових структур і інших прийомів,  що можуть бути реалізовані за допомогою потужних табличних процесорів, систем управління базами даних та інформаційних систем, що мають в своєму складі бази даних. Потрібно відмітити, що  система Парус – Підприємство – версія 8.8. працює сумісно з потужною базою даних  Oracle, що може бути рекомендована для використання при успішному розвитку підприємства, на стадії його зрілості.  Така стадія розвитку потребує розширення інформаційної системи блоками моделювання; оптимізації; експертними блоками тощо.

     Кожен проект в області автоматизації  повинний розглядатися підприємством як стратегічна інвестиція засобів, що будуть окуплені  за рахунок поліпшення управлінських процесів, підвищення ефективності виробництва, скорочення витрат.

     Існує два основних  способи впровадження нової інформаційної технології в локальні інформаційні структури, основані на адаптації нової інформаційної технології до організаційної структури та на раціоналізації організаційної структури. Проведені дослідження  дозволяють зробити висновок, що на даному етапі розвитку  підприємства доцільно провести навчання співробітників щодо використання інформаційних систем.

     Потрібно  відмітити, що менеджери підприємства працюють в основному з документацією в текстовому процесорі Word;  виконують розрахунково-аналітичні роботи  в  табличному процесорі Excel,  працюють з базою даних. Автоматизація поточної роботи менеджера повина бути удосконалена за допомогою таких програмних продуктів, як   Power Point – представлення  проектів презентацій та результатів роботи; за допомогою програми Outlook -планування, участі в груповій роботі, теленарадах. 

     Здійснивши  порівняльний аналіз результатів діяльності ТОВ «Ковінько»  за 2004-2006р.р., можна зробити висновок: загалом в 2004р. діяльність товариства була більш результативною. Також спостерігається тенденція до уповільнення оборотності товарних запасів, що є негативним для підприємства, оскільки призводить до втрат товарообороту і прибутку. Як показали розрахунки, загальний коефіцієнт покриття (платоспроможності) за 2004-2006р.р. дорівнює 2,16, 2,38 та 2,98  відповідно і має тенденцію до збільшення,  тобто  підприємство  є  ліквідним  і  здатне  покрити  частину короткострокових зобов’язань за рахунок поточних активів. Частка  виробничих запасів в оборотних активах у 2005р. зросла на 0,22, але в 2006р. має невелику тенденцію до зменшення, що є негативним фактором. Загалом, результати розрахунків показників для оцінки фінансової стійкості підприємства  характеризують підприємство як підприємство в нормальному

     Аналіз  стану діяльності підприємства дозволяє зробити висновок, що воно сформувало вже певний імідж, підвищило якісні показники товару, набуває певного досвіду ефективної співпраці з клієнтами. 

           В роботі були виділені основні критерії інформаційної готовності. Критерій критичності – обслуговування клієнтів; формування клієнтської бази даних; мережевого каналу  обслуговування; розширення інтерактивності і динамічності сайту компанії. На момент аналізу на підприємстві використовується найбільш проста версія облікової системи 1С-Бухгалтерія, що дозволяє впроваджувати тільки часткову  автоматизацію облікових задач.  З 2007 року підприємство планує впровадження більш    повної версії  1С- Підприємство для більш комплексного обліку.   Одним з критичних моментів, що не використовується на підприємстві є автоматизація процесів стратегічного і тактичного планування; формування  аналітичної системи;  системи роботи з клієнтами. За критерієм технічної готовності підприємство займає початкове положення. Основні підрозділи підприємства мають достатню кількість комп’ютерів (5). Але комп’ютери  не об’єднані в  мережу, працюють відокремлено.  Для підприємства ТОВ «Ковінько» резонним є перехід на однорангову комп’ютерну мережу, що дасть можливість удосконалити і автоматизувати не тільки рутинну працю на підприємстві, а й усі аспекти його діяльності, починаючи від ділових переговорів і роботи з документами, і закінчуючи аналізо фінансово-господарської звітності і прийнятті управлінських рішень.

          Також система потребує переходу на  технологію клієнт-сервер для подальшого формування клієнтської бази та бази товарів.  Програмне забезпечення складається з  операційних систем Windows 98-XP;   програмного пакету Microsoft Office XP,  спеціальної програми управління складськими запасами;  облікової програми 1С-Бухгалтерія. Недоліком стану програмного забезпечення є  різнорідність версій операційних систем; неповне використання офісних програм;  недостатній рівень облікової програми; відсутність використання програм планування і управління складом; контактами з клієнтами. 

     Кваліфікаційна  готовність може бути оцінена на низькому рівні. Співробітники компанії  не мають достатньої кваліфікації щодо використання  існуючого програмного забезпечення і тенденції до навчання.  Така тенденція підтверджує  середній  рівень психологічної готовності  на всіх рівнях керування та діяльності компанії (від керівника до рядового співробітника).  Але нові програмні продукти  потребують навчання  для ефективного використання програмних продуктів.

     Третій  і четвертий критерії – вартість та швидкість впровадження нової системи може бути оцінена після детального вибору  апаратної і програмної  частини системи, а також планування впровадження системи навчання персоналу.

     Оцінка  за представленими критеріями повинна  виконуватись періодично; для переходу інформаційної системи і управління підприємством на новий рівень.

     Аналіз  сучасного стану апаратного і програмного забезпечення ТОВ «Ковінько» і тенденцій використання інформаційних систем в управлінні дозволяє запропонувати підприємству два сценарії  удосконалення інформаційної системи. Найбільш простим є нарощування  системи блоками 1С  (Торгівля і склад; Кадри, і т.д.).  Другий сценарій передбачає використання інформаційної системи, що дозволить збільшити акцент на роботу з клієнтами,  ефективно працювати в одному середовищі з базою даних клієнтів; товарів; конкурентів. Саме тому,  доцільно запровадити  комплексну інформаційну систему (наприклад, Microsoft Windows Small Business Server 2003).

     Найбільш  ефективно  інформаційна система  працює як сукупність автоматизованих робочих місць (АРМ). Щоб сукупність АРМ могла функціонувати як єдина система, необхідно забезпечити автоматичний обмін даними між ними.

     Підприємству  ТОВ «Ковінько» доцільно впровадити єдину інтегровану систему, що виконувала б функції автоматизації планування і керування матеріальними, технологічними і людськими ресурсами підприємства.

     CRM-додатки дозволяють компанії відслідковувати історію розвитку взаємин із замовниками, координувати багатобічні зв'язки з постійними клієнтами і централізовано керувати продажами і клиєнт-орієнтованим маркетингом, у тому числі через Інтернет.

     Таким чином, дослідження,  виконані в роботі дозволять керівництву ТОВ «Ковінько» розглянути різні варіанти  модифікації інформаційної системи; проаналізувати відповідність   методів і задач управління алгоритмам роботи програмних блоків системи; виконати аналіз готовності підприємства для впровадження  нових інформаційних блоків; покращити  результати діяльності підприємства за рахунок якісної обробки і подання  інформації. На даному етапі розвитку підприємства доцільно використовувати локальні робочі місця, глобальну мережу для пошуку інформації і електронну пошту для  роботи з клієнтами, партнерами і постачальниками.

     Але в подальшому розвитку  потрібно запланувати розгортання однорангової мережевої структури інформаційної системи. За результатами дослідження готовності підприємства до впровадження мережевої інформаційної системи можна рекомендувати ТОВ «Ковінько» прийняти рішення про перехід до мережевої структури з одним сервером. Таке рішення забезпечуватиме швидке та легке розгортання, а також просте виявлення і виправлення несправностей, пов’язаних із обладнанням.

     Якщо  на підприємстві ТОВ «Ковінько» буде належним чином впроваджена інформаційна система на базі  Microsoft Windows Small Business Server 2003, у підприємства з’явиться можливість використовувати єдине місце для збереження документів на основі веб-вузла робочої групи. Такий веб – вузол створюється автоматично при установці Windows Small Business Server 2003, і до його складу входить спеціальний розділ – бібліотека документів, яка не тільки може використовуватись в якості централізованого зберігання документів ТОВ «Ковінько», а й забезпечить ряд інших, досить корисних функцій і можливостей, наприклад, якщо ТОВ «Ковінько» перейде у своїй діяльності до використання нових продуктів, то з’являться  можливості створення єдиного місця збереження даних на основі серверу Microsoft SQL Server 2000, що входить до складу Windows Small Business Server 2003 Premium Edition, автоматизувати аналіз фінансово – господарської звітності, більш зручно зберігати інформацію, обмежити при необхідності доступ до баз даних, автоматизувати роботу з клієнтами і партнерами, полегшити внутрішній документообіг, календарне планування і співпрацю працівників, організувати електронну комерцію на підприємстві та багато іншого.