Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

     До  переходу на нову мережеву інфраструктуру на підприємстві “Ковінько” інформація про планування зустрічей; виконання проектів; тощо розрізнено формувалась за допомогою різних документів і доводилась до співробітників за допомогою об’яв або електронною поштою. Нова інформаційна система дозволяє  виконати планування за допомогою спеціальних програм ( наприклад  Microsoft Project); оперативно доводити інформацію до співробітників компанії за допомогою веб-вузлу робочої групи. Для більш ефективного планування використовується інформація про зайнятість співробітників за допомогою програми Outlook 2003 за допомогою єдиного календаря. Планування та видачу завдань можна організувати також за допомогою повідомлень з робочого веб-вузла. Нововведенням є можливість проведення інтерактивних опитувань співробітників, що використовуються для формування і коригування бізнес-планів. [52]

     Для швидкого впровадження нової інфраструктури важливо поступово і поетапно впроваджувати автоматизацію окремих задач. Визначеним нами першим завданням автоматизації є впровадження системи бізнес-планування. Для автоматизації вибрано програмний продукт Project, що входить в повний пакет  Microsoft Office XP та 2003. Крім того, вибрана програма може бути поставлена як окремий продукт на комп’ютери, де використовуються операційні системи більш низького рівня.

     Підприємство  повинно бути готовим до роботи з  інформаційною системою. Головне, щоб така система була відкритого типу. Тобто вона буде модернізуватися в залежності від функцій підприємства та готовності співробітників.

     Розглянемо  основні принципи впровадження інформаційної  системи:

     1.Розвиток  ІТ визначається потребами основної  діяльності компанії, а не технологічними  нововведеннями.

     Але цей принцип не повинен виключати впровадження комп’ютерного обліку, моделювання та прогнозування, якщо оборот підприємства малий. Просто не потрібно впроваджувати супер-систему на невелике підприємство, крім того задачі автоматизації повинні бути визначені фахівцями-економістами разом з фахівцями з інформаційних технологій.

     2. Рішення про фінансування рішень  в області ІТ приймаються, виходячи з їх фінансової вигоди.

     Компанії, що успішно вирішують проблеми, пов'язані  з інформаційними технологіями, уникають великих одноразових капіталовкладень. Вони постійно поновлюють свої системи і щорічно інвестують засоби в їх удосконалювання на регулярній основі. Такий підхід (підхід відкритої структури) дозволяє зберігати високий технічний рівень і надійно захищає від зниження ефективності роботи, пов'язаної з незбалансованою політикою.

      3. Інформаційна система має просту і гнучку структуру простоту системи можна зберігати завдяки скороченню числа використовуваних технологій і платформ, а також завдяки побудові гнучких і простих у реалізації архітектури.

     4. Розробки починають приносити користь практично з моменту впровадження.

     Щоб уникнути одноразової заміни всіх застарілих інформаційних систем, компанії, що успішно використовують інформаційні технології, застосовують стратегію поетапного введення. При такому підході відбувається поступова модернізація всіх систем. Цей метод дуже привабливий; оскільки користувачі швидко одержують реальну віддачу.

     Інформаційна  система ”на замовлення” коштує досить дорого і не завжди оправдовує себе. Тому краще працювати зі стандартним програмним забезпеченням, користуючись ним з мінімальними змінами в програмах, при цьому раціоналізувати свої власні процеси.

     5. Система потребує постійної підтримки.

     Інформаційні  технології продуктивно працюють тільки у тому випадку, якщо адміністратори систем постійно оновлюють зміст, програмне  і апаратне забезпечення.

     6. Спільна робота інженерів з інформаційних технологій з провідними спеціалістами компанії.

     Фахівці з інформаційних технологій повинні розуміти виробничу діяльність компанії, а фахівці компанії мати навички роботи з інформаційними технологіями.

     На  сьогоднішній день можна відмітити  такі тенденції розвитку та впровадження інформаційних систем на підприємствах.

     Фрагментарне  використання інформаційних систем для автоматизації окремих задач.

     Низький рівень використання інформаційних  технологій керівниками підрозділів  та підприємств.

     Неповне використання „готових рішень” інформаційних  задач.

    Такі  тенденції проявляються на вітчизняних підприємствах  в неповному використані таких інформаційних систем, як „Парус”, „Фенікс”, „Projeсt”, „1С”, „Галактика” та інших. Загалом, використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій на підприємстві відкриває можливості для більш економічної та раціональної організації інформаційних процесів, підвищення їхньої гнучкості та динамічності, розширення діапазону аналітичних чинників при прийнятті управлінських рішень. В цілому, інформаційне забезпечення процесу управління на ТОВ «Ковінько» носить задовільний характер і забезпечує менеджмент фірми необхідною інформацією, що підвищує ефективність прийняття рішень та його конкурентоспроможність. [52]

 

РОЗДІЛ 3.

УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ТОРГІВЕЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА У ФОРМІ ТОВ «КОВІНЬКО»

3.1. Оцінка ІТ потенціалу підприємства ТОВ «Ковінько»

 

          ІТ потенціал підприємства характеризується  станом автоматизації, рівнем ІТ-менеджменту на підприємстві; електронною готовністю.

     Належними чином впроваджена інформаційна система на підприємстві буде характеризувати його як підприємство, що знаходиться устані електронної готовності.

     При обробці даних в інформаційних  системах принципово можливі чотири підходи до технології обробки даних: централізоване зберігання та обробка даних при централізованому керуванні економіко-виробничими об’єктами; централізоване зберігання та обробка інформації при децентралізованих чи незалежних системах керування; розподілене зберігання та обробка даних при централізованому керуванні; розподілене зберігання та обробка даних при децентралізованому керуванні. Структурно розподілена обробка інформації реалізується у вигляді мереж обчислювальних машин (глобальних та локальних).

     Впровадження  інформаційних систем проводиться з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації облікових робіт і діловодства, а і за рахунок принципово нових методів керування, основаних на моделюванні дій спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи тощо), використанні сучасних засобів телекомунікації (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж. [17, c.36]

     Практично всі різновиди інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають один і той же набір компонентів (рис. 3.11.): (Додаток 5)

• функціональні компоненти;
• компоненти системи обробки даних;
• організаційні компоненти.

     Аналіз  сучасного стану  апаратного та програмного забезпечення  підприємства „Ковінько” дає можливість  зробити висновок про  потребу оновлення операційної системи та офісних програм. Найбільш доцільним є установка операційної системи Microsoft Wiindows XP Professional та повний програмний пакет Microsoft  Office. На даний момент існуюча однорангова мережа підприємства має такі недоліки:

       Бізнес-процеси розподілені між комп’ютерами співробітників; неможливо організувати ефективну  сумісну роботу співробітників; недостатній захист інформації; великі витрати на підтримку інформаційної системи, що пов’язані з відсутністю засобів централізованого управління.

     Доцільно  зазначити, що заголом стан ринку комп'ютерних систем  в Україні характеризується, в першу чергу, визначеним рівнем розвитку більшості  постачальників країн СНД  і приходом західних розробників та їх партнерів на вітчизняний ринок. Більшість вітчизняних систем почали своє існування на рубежі 90-х років, коли об'єктивні потреби бізнесу привели до того, що підприємства і фірми стали турбуватися про комп'ютеризацію. В силу загальних закономірностей розвитку ринкової економіки першими змогли виділити необхідні для цього фінансові засоби підприємства торгівлі або сфери послуг. Практично всі українські системи почали розвиватися як облікові системи. Багато з них продовжують залишатися чисто обліковими, дозволяючи автоматизувати одну або кілька функцій підприємства, без комплексної автоматизації, необхідної для керування промисловим підприємством.

     Західні системи в СНД  почали впроваджуватися на ринок на початку   90-х років.   Перші спроби впровадження показали, що потужні західні системи потребують адаптації на українському ринку. Така адаптація стосується нормативно-законодавчої бази країни, а також методики ведення обліку та керування на конкретному підприємстві. Для правильного аналізу і керування результатами діяльності потрібно знати в першу чергу складові витрат і прибутку компанії.  Інформаційна система повинна  враховувати:

• принципи класифікації витрат ;
• різні методи обліку витрат і їх  зв'язок з обліковою політикою підприємства ;
• методики роботи з персоналом;
• методики роботи з клієнтами;
• методики фінансового керування тощо.

       Так, наприклад найбільш відомі такі методики фінансового керування:

       1. Керування  за бюджетом.

       Найпростіша і широко відома форма планування і керування фінансовими і матеріальними ресурсами. Практично мало відрізняється від соціалістичного планування (з погляду технології реалізації). Недоліком є трудомісткість детального планування, мала можливість залучення конкретних виконавців у процес планування і керування (прийняття рішень), складність формування системи гнучкої й адекватної оцінки результатів діяльності (в основному через неоднозначність оцінки причин невиконання \ перевиконання бюджету). Як правило застосовується разом з іншими технологіями управлінського обліку. Перевагою (незважаючи на трудомісткість) є можливість “ручної” реалізації. [33, c.97]

     2. Керування проектами.

     Форма керування передбачає поділ усієї  фінансової і матеріальної інформації за аналітичною ознакою “проект”. Може бути використана для “поділу” галузей бізнесу в рамках однієї облікової системи (наприклад – чай і кава, парфумерія і побутова хімія  тощо). Використовуючи інформаційну систему можливо одержати  всі потрібні управлінські звіти по кожному проекту. Така форма зручна при дослідженні і реалізації таких проектів, як “просування на ринок”, “спеціалізація торговельної точки”, “новий напрямок бізнесу”, а також для підприємств, що працюють за замовленнями.

       Керування через центри відповідальності.

       Широко використовувана ефективна технологія для керування витратами й оцінки результатів діяльності. Припускає чіткий зв'язок між результатами діяльності (витратами) і персональною відповідальністю лінійних керівників. Ефективно доповнює або навіть замінює бюджетну систему, залучаючи до процесу керування велику кількість зацікавлених осіб.

     Для того,  щоб визначитись  яка  ж саме система потрібна підприємству і зробити обґрунтований вибір, потрібно проаналізувати  методики і технології бізнесу на підприємстві і класифікацію інформаційних систем.

     Наведемо  приклад  такої класифікації  (табл.3.13).

     Таблиця 3.13.

     Класифікація інформаційних систем