Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

          Як видно з розрахунків, коефіцієнт автономії рівномірно зростав і з 0,59 у 2004р. піднявся до 0,71 в 2006р. та відповідає нормативу, а також показує, що на 2006р. 71% активів підприємства сформований за рахунок власних і прирівняних до них джерел коштів. Коефіцієнт фінансової залежності менше 2 і має тенденцію до зменшення. Його значення 1,41 за 2006р. показує, що на кожні 1,41 грн., вкладених в активи, припадає 1 грн. власних коштів і 0,41 грн – позикових. Коефіцієнт маневреності хоч і  більше 0,5 але мав невелику тенденцію до зменшення у 2005р., хоча у 2006р. частка власного капіталу, що перебуває в обороті, зросла на 6 процентних пунктів, що слід оцінити позитивно. Коефіцієнт концентрації залученого капіталу зменшився на 0,06 та 0,06 відповідно і має тенденцію до зменшення, що є позитивним для підприємства, оскільки станом на 2004р. частина активів, що сформовані за рахунок позикових коштів довгострокового і короткострокового характеру зменшилась і дорівнює 29%. Коефіцієнт забезпечення власними коштами більше 0.1 і має тенденцію до збільшення. Зменшення коефіцієнта фінансового левериджу показує, що зменшується ризик вкладення капіталу в це підприємство, а фінансова залежність підприємства від зовнішніх інвесторів значно послабилась. Коефіцієнт покриття боргу власним капіталом дорівнює 1,45, 1,84 та 2,44  відповідно, і має тенденцію до збільшення. Загалом, результати розрахунків показників для оцінки фінансової стійкості для ТОВ «Ковінько», що знаходиться на етапі зрілості, тобто на етапі найвищої продуктивності використання ресурсів, характеризують підприємство як підприємство в нормальному фінансовому стані.

              Отже, в досліджуваній організації поряд з позитивними зрушеннями існують деякі негативні явища, які необхідно ретельно вивчити і виправити, що дасть змогу підвищити результати діяльності підприємства на наступних етапах його функціонування. Таке дослідження доцільно виконувати за допомогою інформаційного забезпечення, що дозволить здійснювати моніторинг основних показників діяльності підприємства.

     З ростом і розвитком підприємства система керування стає все більш  складною. З одного боку, істотно зростає обсяг інформації, що доводиться обробляти керівникам компанії З іншого боку, бізнес диверсифікується – з'являються нові напрямки, що найчастіше істотно відрізняються від первісного. Тому на певному етапі розвиток підприємства досягає такого етапу (етапу "зрілості"), коли необхідні нові методи керування. Насамперед, у системі керування явно виділяються спеціалізовані підсистеми – фінансова, логістична, виробнича, збутова та підсистема ціноутворення. Між ними необхідно забезпечувати ефективний інформаційний зв'язок, тобто вибудовувати горизонтальні й вертикальні інформаційні потоки (особливо важливо забезпечувати одержання достовірної інформації про діяльність компанії підсистемою фінансового керування). Крім того, істотно ускладнюються процедури планування. Особливо це важливо на виробничих підприємствах, коли інформація прогнозування продажів, виробництва й закупівель повинна бути погоджена з фінансової точки зору на різних рівнях планування. Фінансовий "верхній" шар керування має потребу в підкріпленні своєчасними достовірними даними "знизу" – від інших підрозділів компанії.

     Таким чином, відповідно до розвитку підприємства програмні продукти змінюються таким чином:

• від "острівної" автоматизації – до єдиного продукту;
• від обліку – до планування;
• від простого продукту – до складних ;
• від невеликого обсягу, швидкості й складності  інформації, що обробляється – до високого.

     Для ефективного впровадження інформаційних  систем використовують такі критерії[15, c.98]

     1.Для виявлення критичних моментів – критерій критичності.

     Потрібно  виявити критичні моменти  – ті бізнес-процеси в підсистемах керування, у яких зосереджені (або, відповідно до тенденцій розвитку зовнішнього й внутрішнього середовища, будуть зосереджені в майбутньому) основні проблеми підприємства. Якщо основна проблема підприємства – залучення й утримання клієнтів, то найбільш критичними стають підсистеми збуту, маркетингу й реклами. Якщо ж основною проблемою є контроль ефективності використання фінансових ресурсів, то на перший план виходять процеси фінансового керування й керування собівартістю. На ступінь критичності впливає й поточний стан інформаційної системи підприємства. Як правило, існують матеріальні обмеження впровадження інформаційних систем. Тому дуже важливо впроваджувати системи в критичних вузлах бізнес-процесів.  Практичний досвід свідчить про те, що  на підприємствах як правило автоматизовані облікові процеси. Це обумовлено різними причинами. І. якщо найбільш важливим завданням для підприємства є наведення порядку в сфері фінансового керування, облікова інформаційна система може бути доповнена  системами фінансового  аналізу (як приклад – 1С-Предприятие доповнюється системою Форт).  В той же час фінансова підсистема тісно зв'язана з усіма іншими – насамперед, з підсистемами керування основною діяльністю (продажами, закупівлями, людськими ресурсами тощо). Тому впровадження фінансових модулів буде найбільше ефективно, якщо буде проходити разом із впровадженням модулів керування продажами, закупівлями, а потім і виробництвом. Таким чином, на першому етапі підприємство одержує єдину систему керування найбільш важливими областями діяльності, що генерують доход і споживають найбільша частка ресурсів.

     У ході аналізу системи керування  може бути виявлено, що функціонування основних процесів діяльності вже налагоджено (і інформаційна система, що підтримує дані процеси, задовольняє поточним і перспективним вимогам), а основним завданням є, наприклад, керування рекламними кампаніями або маркетинговими дослідженнями. У цьому випадку може виявитися ефективним використати спеціалізовані програмні продукти інтегрувати їх в існуючу інформаційну систему. Історично склалося так, що на підприємствах працюють  системи  управління ресурсами (ERP-системи). При подальшому розвитку підприємства така система доповнюється, а в деяких випадках повністю реорганізується в  CRM-систему ( систему по роботі з клієнтами). 

     2. Для аналізу готовності підприємства – критерій готовності.

     Наступний крок – аналіз готовності підприємства до впровадження інтегрованої інформаційної системи.  Готовність підприємства можна розділити на такі критерії:

1. Технічна готовність;
2. Кваліфікаційна готовність;
3. Психологічна готовність.

     Технічна  готовність означає  рівень апаратних  і програмних засобів, що будуть використані  для впровадження інформаційної системи. 

               Кваліфікаційна готовність означає  кваліфікацію співробітників;  процент можливості використання методики керування, що закладена в інформаційній системі. Цей критерій може бути оціненим за допомогою виміру рівня використання програмних продуктів. Так, наприклад, якщо на сайті компанії є розділ зворотного зв’язку, який перевіряється співробітниками час від часу; не формує бібліотеку відповідей на найбільш популярні питання; то для цього пункту оцінки сайту компанії кваліфікаційна готовність має низький рівень. Але виконуючи оцінку кожного окремого продукту  потрібно враховувати прогноз розвитку підприємства і середовища, в якому  воно функціонує.

             Крім того, потрібно оцінити, які кваліфікаційні навички повинні мати  фахівці, що будуть працювати з системою, як користувачі і наскільки будуть необхідні співробітники, що будуть підтримувати і розвивати програмний продукт з технічної сторони. [16, c.210]

     Критерій  психологічної готовності визначається  за допомогою листів опитування  і повинен бути врахованим особливо на перших етапах впровадження. На багатьох вітчизняних підприємствах залишилось  розподілення інформаційно-технічних співробітників та інших фахівців, внаслідок якого  можливості інформаційної системи використовуються не повністю. Психологічна готовність для впровадження нової інформаційної системи може бути досягнути за допомогою тренінгів для персоналу компанії; моделювання діяльності співробітників за допомогою нових інформаційних інструментів і порівняння  результатів діяльності  компанії в різних умовах використання програмних продуктів.

     4. Критерій вартості системи –  критерій вибору як самого  програмного продукту, так і   вартість обслуговування системи  і вартість апаратного забезпечення.

     5. Критерій швидкості впровадження найбільш легко оцінити за допомогою бізнес-плану впровадження інформаційної системи. Впровадження складного програмного продукту в цілому може зайняти кілька місяців, а іноді й років. Існує поняття постійного реінжинірингу бізнес-процесів. Але потрібно не тільки виділити основні бізнес-процеси (критичні вузли), а і ті, що найбільш легко можуть бути автоматизовані і дають конкретний ефект від впровадження. Прикладом такого впровадження може бути модуль керування маркетингом. Модуль має невеликий рівень інтеграції, може працювати окремо, але враховує різні взаємовідносини з клієнтами; дає можливість розрахувати прибуток від рекламних акцій; структурує маркетингову діяльність. Автоматизація  такого підрозділу дає можливість  підвищити і психологічний критерій впровадження.

     Таким чином, можна зробити висновок, що основними задачами, що підлягають автоматизації на малому підприємстві є – облікові задачі; задачі планування, ціноутворення і задачі обслуговування клієнтів.

     ТОВ «Ковінько» відноситься до групи малих підприємств, що мають достатньо розвинуту базу апаратного та програмного комп’ютерного забезпечення  та висококваліфікований персонал.

     За  критеріями, що були наведені, підприємство “Ковінько” відповідає таким чином.

     За  критерієм критичності: основні критичні моменти – обслуговування клієнтів; формування клієнтської бази даних; мережевого каналу  обслуговування; розширення інтерактивності і динамічності сайту компанії. На момент аналізу на підприємстві використовується найбільш проста версія облікової системи 1С-Бухгалтерія, що дозволяє впроваджувати тільки часткову  автоматизацію облікових задач. З 2007 року підприємство планує впровадження більш повної версії 1С- Підприємство для більш комплексного обліку. Одним з критичних моментів, що не використовується на підприємстві є автоматизація процесів стратегічного і тактичного планування.

     За  критерієм технічної готовності підприємство займає стабільне положення. Всі підрозділи підприємства мають достатню кількість комп’ютерів (5). Програмне забезпечення складається з  операційних систем Windows -XP; програмного пакету Microsoft OfficeXP, спеціальної  програми управління складськими запасами;  облікової програми 1С-Бухгалтерія. Недоліком стану програмного забезпечення є  різнорідність версій операційних систем; неповне використання офісних програм;  недостатній рівень облікової програми; відсутність використання програм планування і управління складом; контактами з клієнтами.  Кваліфікаційна готовність може бути оцінена на високому рівні за рахунок особливостей напрямків діяльності компанії. Всі співробітники компанії мають достатню кваліфікацію щодо використання апаратного та програмного забезпечення і тенденцію до навчання.  Така тенденція підтверджує високий рівень психологічної готовності  на всіх рівнях керування та діяльності компанії (від керівника до рядового співробітника). [13, c.39]

     Третій  і четвертий критерії – вартість та швидкість впровадження нової системи може бути оцінена після детального бізнес-планування і впровадження  програм автоматизації бізнес-планування.

     Таким чином, можна зробити висновок, що  сучасний стан використання інформаційних технологій  на ТОВ «Ковінько»  можна характеризувати як нормальний. Але програмні продукти використовуються неповністю. Для автоматизації бізнес-планування використовують програмні продукти офісного пакету, що дозволяє виконувати розрізнені розрахунки і формувати текстові документи. Для поліпшення питань бізнес-планування потрібно розгортання нової інфраструктури апаратного та програмного забезпечення.

      На рис.2.10. представлена інформаційна система ТОВ «Ковінько».

      Підприємство  потребує оновлення операційної  системи та офісних програм. Найбільш доцільним є установка операційної системи Microsoft Windows XP Professional та повний програмний пакет Microsoft Office. На даний момент існуюча однорангова мережа підприємства, вона має такі недоліки:

     Бізнес-процеси  розподілені між комп’ютерами співробітників; неможливо організувати ефективну сумісну роботу співробітників; недостатній захист інформації; великі витрати на підтримку інформаційної системи, що пов’язані з відсутністю засобів централізованого управління користувачами системи, контролю їх прав і доступу.

     Для удосконалення інформаційної системи пропонується використовувати служби взаємодії і сумісної роботи; служби обміну повідомленнями; служби моніторингу, архівування і оновлення; файлові служби і служби друку. Для програмного забезпечення рекомендується Microsoft Windows Small Business Server 2003 Pentium Edition в склад якого входять наступні продукти та служби:

• Windows Server 2003 – надійна операційна система, що об’єднує  засоби  і технології, які забезпечують сумісне використання, управління, архівацію та захист даних.
• Windows SharePoint Services – служби для організації взаємодії і сумісної роботи співробітників.
• Exchange Server 2003 – засоби для обміну повідомленнями, організації взаємодії і сумісної роботи.
• Microsoft Office 2003 – офісні програмні продукти, що забезпечує  можливості виконання розрахунків; роботи з документами; бізнес-планування; роботи з електронною поштою; календарями тощо; засоби створення і супроводження веб-вузлів.
• Microsoft Shared Faх Service – служби, що забезпечують відправлення факсів з робочого столу у встановлений користувачем час; а також одержання факсів, електронну пошту.
• ISA Server 2000 – технологія для забезпечення безпечного підключення до Інтернету.
• SQL-сервер 2000 – сервер управління реляційними базами даних; платформа для широкого спектру бізнес-додатку.