Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

     Управлінські  та фінансово-управлінські системи  включають підкласи локальних і  малих інтегрованих систем. Такі системи призначені для ведення обліку за одним або декількома напрямками (бухгалтерія, збут, склади, облік кадрів  тощо). Системами цієї групи може скористатися практично будь-яке підприємство, якому необхідне керування фінансовими потоками й автоматизація облікових функцій. Системи цього класу за багатьма критеріями універсальні, хоча найчастіше розробниками пропонуються рішення галузевих проблем, наприклад, особливі методи нарахування податків або керування персоналом з урахуванням специфіки регіонів.

     Універсальність приводить до того, що цикл впровадження таких систем невеликий, іноді можна скористатися "коробковим" варіантом, купити програму і самому встановивши її на персональному комп'ютері. Управлінські системи (особливо системи розробників  України та Росії) значно більш гнучкі в адаптації до конкретного підприємства. Часто пропонуються "конструктори", за допомогою яких можна практично цілком перекроїти систему.  Другий спосіб впровадження нової інформаційної технології передбачає раціоналізацію організаційної структури: Організаційна структура модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія дала найкращий ефект. Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільні.

     Продуктивність організаційної структури зростає, тому що раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг інформації, яка циркулює по системних каналах, та досягається збалансованість ефективності вирішуваних задач кожного управлінського рівня. вихідну систему, самостійно, або за допомогою постачальника установивши зв'язки між таблицями баз даних або окремих модулів. Хоча загальна конфігурація систем може бути досить складна, практично усі фінансово-управлінські системи здатні працювати на персональних комп'ютерах у звичайних мережах передачі даних Novell Netware або Windows NT. Вони використовують технологію виділеного сервера бази даних , що характеризується високим завантаженням мережевих каналів для передачі даних між сервером і робочими станціями. [42, c.53]

     В таблиці 3.12 представлені дані по впровадженню, співвідношенню витрат і вартісної оцінки інформаційних систем. Для малих підприємств, торговельних фірм і компаній, що надають послуги по співвідношенню ціна/якість найбільше підійдуть фінансово-управлінські системи, тому що основні розв'язувані ними задачі – це бухгалтерський облік, керування складами продукції, керування кадрами.

     Фінансово-управлінські системи також можуть бути використані  на невеликих виробничих підприємствах, якщо процес виробництва не складний. Для малих і середніх виробничих підприємств, з невеликою кількістю юридичних осіб і взаємозв'язків, найбільш ефективні будуть середні інтегровані системи або прості конфігурації інтегрованих систем. Для таких підприємств основним критерієм є саме керування виробництвом, хоча облікові задачі залишаються важливими.

     Для великих холдингових структур, фінансово-промислових  груп, що керують компаніями, для  яких першорядне значення має керування  складними фінансовими потоками, трансферними цінами, консолідація інформації, у багатьох випадках скоріше підійдуть великі інтегровані системи. Ці системи також мають великі можливості для рішення проблем керування виробництвом і можуть задовольнити весь комплекс вимог великого холдингу. Для автоматизації гігантських підприємств у світовій практиці часто використовуються великі, середні і навіть дрібні інтегровані системи в комплексі, коли на рівні керування всією структурою працює, наприклад, SAP/R3, а виробничі компанії користуються пакетами середнього класу. Створення електронних інтерфейсів спрощує взаємодію між системами і дозволяє уникнути подвійне введення даних.

     Кожен проект в області автоматизації  повинний розглядатися підприємством як стратегічна інвестиція засобів, що будуть окуплені  за рахунок поліпшення управлінських процесів, підвищення ефективності виробництва, скорочення витрат.

     Існує два основних  способи впровадження нової інформаційної технології в локальні інформаційні структури, основані на адаптації нової інформаційної технології до організаційної структури та на раціоналізації організаційної структури.

    При першому способі впровадження нова інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді відбувається тільки локальна модернізація методів роботи. В цьому випадку комунікації розвинуті слабко, раціоналізуються лише робочі місця. Відбувається розподіл функції між технічними робітниками та спеціалістами.

    Таким чином, перший спосіб впровадження нової  інформаційної технології орієнтований на вже існуючу структуру закладу (ступінь ризику від впровадження зводиться до мінімуму, тому що витрати мінімальні і організаційна структура не змінюється),  другий – на майбутню структуру (система розвивається згідно з потребами та можливостями організації).

    Для обох способів принципово змінюється використання інформаційної техніки: відбувається її переміщення з периферії  безпосередньо у середину закладу, де інформація переробляється та приймається рішення.

    Тим самим ліквідується розрив між інформаційною та організаційною структурами.При обробці даних в інформаційних системах принципово можливі чотири підходи до технології обробки даних: централізоване зберігання та обробка даних при   централізованому керуванні економіко-виробничими об’єктами; централізоване зберігання та обробка інформації при   децентралізованих чи незалежних системах керування; розподілене зберігання та обробка даних при   централізованому керуванні; розподілене зберігання та обробка даних при   децентралізованому керуванні. Структурно розподілена обробка інформації реалізується у вигляді мереж обчислювальних машин (глобальних та локальних).  

Таблиця 3.14.

     Впровадження, співвідношення витрат і вартісні оцінки інформаційних систем

      Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта. Ефективна інформаційна система бере до уваги розходження між рівнями керування, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню керування тільки ту інформацію, що йому необхідна для ефективної реалізації функції керування.

       Впровадження інформаційних систем проводиться з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації облікових робіт і діловодства, а і за рахунок принципово нових методів керування, основаних на моделюванні дій спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи тощо), використанні сучасних засобів телекомунікації (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж. [52]

        Аналіз функціональних задач показує, що їх практична реалізація в умовах використання інформаційних систем (ІС) різноманітна. Одна і та ж задача  може бути реалізована різними математичними методами, моделями й алгоритмами. Іноді цю функціональну підсистему називають підсистемою математичного забезпечення.

     Сучасні інформаційні системи мають такі основні особливості:

• повне використання потенціалу настільних комп’ютерів та середовища розподіленої обробки;
• модульна побудова системи, яка включає існування множини різних типів архітектурних рішень у рамках єдиного комплексу;
• економія ресурсів системи за рахунок централізації зберігання та обробки даних на верхніх рівнях ієрархії ІС;
• наявність ефективних централізованих засобів мережевого та системного адміністрування;
• різке зниження "прихованих" витрат – експлуатаційних витрат на  утримання ІС.

       Але не можна говорити, що будь-яке підприємство повинно обов`язково впроваджувати складну інформаційну систему, що автоматизує всі ланки виробничого та управлінського процесу. Підприємство повинно бути готовим до роботи з інформаційною системою. Головне, щоб така система була відкритого типу. Тобто вона буде модернізуватися в залежності від функцій підприємства та готовності співробітників. 

     Розглянемо  основні принципи впровадження інформаційної  системи.

     1. Розвиток ІТ визначається потребами основної діяльності компанії, а не технологічними нововведеннями.

          Але цей принцип не повинен виключати впровадження комп’ютерного обліку, моделювання та прогнозування, якщо оборот підприємства малий. Просто не потрібно впроваджувати супер-систему на невелике підприємство, крім того задачі автоматизації повинні бути визначені фахівцями-економістами разом з фахівцями з інформаційних технологій. Чим краще працює таке поєднання професіоналів, ним ефективніше буде працювати інформаційна система. [53]

     2. Рішення про фінансування рішень в області ІТ приймаються, виходячи з їх фінансової вигоди.

     Компанії, що успішно вирішують проблеми, пов'язані  з інформаційними технологіями, уникають великих одноразових капіталовкладень. Вони постійно поновлюють свої системи  і щорічно інвестують засоби в їх удосконалювання на регулярній основі. Такий підхід (підхід відкритої структури) дозволяє зберігати високий технічний рівень і надійно захищає від зниження ефективності роботи, пов'язаної з незбалансованою політикою.

     3. Інформаційна система має просту і гнучку структуру.

     Більшість компаній використовує цілу "купу" додатків, розроблених чи самостійно придбаних у різних постачальників. Іноді для таких задач, як електронна  пошта або виписка рахунків, використовується кілька базових систем. В результаті виникають складні і громіздкі конгломерати додатків і така інфраструктура перестає бути  гнучкою.

       Простоту системи можна зберігати завдяки скороченню числа використовуваних технологій і платформ, а також завдяки побудові гнучких і простих у реалізації архітектур.

          4. Розробки починають приносити користь практично з моменту впровадження.

     Щоб уникнути одноразової заміни всіх застарілих інформаційних систем, компанії, що успішно використовують інформаційні технології, застосовують стратегію поетапного введення. При такому підході відбувається поступова модернізація всіх систем. Цей метод дуже привабливий; оскільки користувачі швидко одержують реальну віддачу. [37]

     Інформаційна  система ”на замовлення” коштує досить дорого і не завжди оправдовує себе. Тому краще працювати зі стандартним програмним забезпеченням, користуючись ним з мінімальними змінами в програмах, при цьому  раціоналізувати свої  власні процеси.