Состав и виды кадровых документов. Лекции

    При получении трудовой книжки родственник  должен оставить расписку в письменной форме.

    6.6. Учет и хранение трудовых книжек и их бланков.

    Раздел 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организации отражает процесс организации учета и хранения трудовых книжек и их бланков, вкладышей, который фиксируется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них, книге учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них ведется бухгалтерией предприятия. В этой книге отражают всю информацию об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки, ее вкладышей, указывая номер и серию каждого бланка.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется сотрудниками отдела кадров или другим подразделением, отвечающим за кадровое делопроизводство. В книге происходит отражение сведений обо всех трудовых книжках, полученных при принятии на работу новых сотрудников организации, о трудовых книжках и вкладышах в них с учетом серии и номера, если они были вновь выданы сотрудникам организации. При увольнении с предприятия работник при получении трудовой книжки расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Приходно-расходные  книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги  по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них должны быть:

    1) прошнурованы;

    2) пронумерованы;

    3) заверены подписью работодателя  организации;

    4) скреплены сургучной печатью  или опломбированы.

    Хранение данной документации осуществляется в шкафах или сейфах, которые обеспечивают защиту от порчи или их утраты.

    Выдача документации происходит по письменному заявлению в отдел «Бухгалтерия». В конце каждого месяца ответственный за кадровое делопроизводство представляет в отдел «Бухгалтерия» отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, суммах, затраченных на оформление трудовых книжек и вкладышей в нее с предоставлением приходного ордера кассы организации.

    Бланки  трудовых книжек и вкладышей в  нее, которые были испорчены и  не подлежат дальнейшему использованию, подвергают уничтожению на основании  составленного акта.

    Если  при увольнении работник не получил один из документов, то они подлежат хранению в организации на протяжении 50 лет. Только по истечении данного установленного срока трудовые книжки и вкладыши в них могут быть уничтожены в установленном порядке.

    В заключение стоит особо отметить, что статья 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся ответственность за обращение с трудовыми книжками и вкладышами в них лежит на работодателе организации, а внутри организации - на ответственном за кадровое делопроизводство лице, утвержденном приказом или распоряжением работодателя.

    За нарушения обращения с трудовыми книжками и вкладышами в них предусмотрена ответственность законодательством РФ, статьями Уголовного кодекса РФ:

• статья 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации»;
• статья 292 Уголовного кодекса РФ «Служебный подлог»;
• статья 293 Уголовного кодекса РФ «Халатность»;
• статья 324 Уголовного кодекса «Незаконное приобретение или сбыт официальных документов»;
• статья 325 Уголовного кодекса РФ «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей …».

    6.7. Формирование личных дел работников.

    Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. В личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкета, автобиография. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу.

    При переводе на другую работу личное дело не передается (за исключением отдельных  случаев) и вновь заводится на новом месте работы. Личные дела ведутся не по годам, а в течение  всего времени работы в организации. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных работников и др. В состав личного дела должны включаться документы в следующей последовательности: опись документов личного дела (см. приложение 8.3), дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок (анкета), автобиография, копии документов об образовании, характеристики, заявление о приеме на работу и трудовой договор, копии приказов о приеме и перемещении работника, копии аттестационных документов.

    Помимо  основных документов в личное дело практикуется помещать некоторые дополнительные и специфические документы, такие, как подтверждение изменения анкетно-биографических данных работника (например копия свидетельства о браке), отзывы, рекомендательные письма, список научных трудов и изобретений и пр.

    Вместе  с тем не рекомендуется помещать в личное дело документы, уже имеющиеся  в информации, содержащейся в личном листке по учету кадров и дополнениях  к нему.

    Личные  дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. Личные дела оформляются и ведутся службой кадров. При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.

    При заведении личного дела оформляется его обложка (см. приложение 8.4) и корешок. На обложке сверху вниз располагаются следующие реквизиты: наименование организации, номер личного дела, Ф.И.О. (полностью), дата начала личного дела, даты окончания дела, количество листов, срок хранения. На корешке личного дела указывается его номер.

    Внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение составляется итоговая запись к внутренней описи, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Опись составляется на отдельном листе и по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

    Для обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел. Личные дела могут  выдаваться во временное пользование  определенным должностным лицам.

    Круг  лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. На выданные личные дела заводится контрольная карточка. Для высланных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема  7.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

    7.1.Документооборот.

    Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

    Правильная  организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной  загрузке подразделений и должностных  лиц, оказывает положительный эффект на управленческий процесс в целом. 

    Организация  документооборота должна отвечать определенным требованиям:

    - прохождение документов в учреждении, организации должно быть оперативным,  целенаправленно регулироваться  и оптимально осуществляться;

    - следует исключить инстанции  прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

    - важно добиваться максимального  единообразия в порядке прохождения  и процессе обработки основных документов. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных документов в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

    Документооборот в учреждении, организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, копировально-множительная служба и т.п.).

    Различают три основных потока документов:

    - входящий (документы, поступающие из других организаций);

    - исходящий (документы, отправляемые  в другие организации);

    - внутренний (документы, создаваемые  в учреждении, организации, но  не выходящие за их пределы).

    I. Документы, поступающие в учреждение, предприятие, проходят следующие стадии:

    - первичная обработка;

    - предварительное рассмотрение;

    - регистрация;

    - рассмотрение руководством;

    - передача на исполнение.

    1. Первичная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и в подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

    Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена как самостоятельным  структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

    Специальные поступления (телеграммы, заказные письма, посылки и пр.) подлежат обработке  в первую очередь и незамедлительно передаются в соответствующие подразделения. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа.

    Следующий этап обработки входящей корреспонденции  – сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

    Нерегистрируемые  документы, документы с пометкой «лично» передаются непосредственно по назначению.

    Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации.

    2.Предварительное рассмотрение документов, проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителям учреждения, организации и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, содержание текущую оперативную информацию или адресованные в конкретное подразделение. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

    На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные ему, а также  содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Документы  должны быть переданы руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.