Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Оформление самой трудовой книжки в соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек осуществляется работодателем или другим лицом, обладающим правом ведения кадрового делопроизводства в организации (например, кадровый делопроизводитель, директор по персоналу и т.д.):

    1) не позднее 5 дней со дня  приема сотрудника на новое  место работы;

    2) в присутствии владельца трудовой  книжки (работника организации).

    Работодатель  должен вносить все данные о работнике в трудовую книжку согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек на основании следующих документов:

    1) паспорта гражданина РФ или  другого документа, удостоверяющего личность - сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника;

    2) документа об образовании - сведения об образовании работника, сведения о профессии и (или) специальности.

    Особо стоит обратить внимание, что все  документы, предоставленные работником, должны быть подлинными. Если один из подлинников документов при оформлении отсутствует, то оформление возможно при предоставлении дубликата или нотариально заверенной копии документа. В случае, если документы отсутствуют по уважительной причине (например, хищение паспорта и т.п.), то оформление, возможно, отложить до момента восстановления документов по письменному заявлению работника организации.

    При заполнении трудовой книжки сначала  заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.

    Фамилия, имя отчество (полностью) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

    Образование указывается на основании документа (диплом, аттестат, удостоверение). Запись о незаконченном образовании производится также по документам (студенческий билет, зачетная книжка, справка учетного заведения). Профессия или специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе о полученной профессии, специальности.

    Дата  заполнения трудовой книжки должна быть зафиксирована арабскими цифрами или алфавитно-цифровым способом, где месяц прописывается буквенным способом, т.е. словом в родительном падеже.

    Все сведения, которые были внесены в  трудовую книжку, в обязательном порядке  должны быть проверены владельцем данного  документа. В случае правильности заполнения трудовой книжки работник ставит свою подпись в знак согласия с указанными данными на титульной странице документа. После этого сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и оттиск печати организации на титульном листе, и трудовая книжка отдается на хранение до момента увольнения сотрудника с предприятия. Вопрос хранения трудовой книжки в организации более подробно будет рассмотрен далее. Сейчас же мы рассмотрим подробнее вопрос об оформлении записей со сведениями о работе сотрудника организации.

    Раздел  «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф: 1 -№ записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении; графа 4 – основание записи (документ, его дата и номер).

    В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, затем в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется «принят» или «назначен» в такое-то подразделение, на такую-то должность или профессию с указанием разряда.

    П. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся информация в трудовую книжку должна вноситься  на основании приказов или распоряжений, которые были изданы работодателем, не позднее недели с момента их издания. Это правило также распространяется и на оформление сведений или записей относительно награждений работников и т.п.

    В состав записей, носящих в себе информацию о сведениях о работе, входят:

• информация о трудовых функциях сотрудника организации, которые он исполняет непосредственно в своей профессиональной деятельности;
• информация о переводе сотрудника с одной должности на другую на постоянной основе;
• информация о прекращении трудового договора между работодателем и работником организации;
• информация другого характера, предусмотренного законодательством РФ.

    Изменения и дополнения, внесенные в штатное  расписание, влекут за собой соответствующие  записи в трудовой книжке с уведомлением об этом работника, а также в отношении  изменения разряда. При освоении второй и  последующей профессий делается соответствующая запись в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству по желанию работника (письменное заявление) может не вноситься.

    Перевод на другую постоянную работу на том  же предприятии оформляется в таком порядке, как и прием на работу. Если меняется наименование места работы, то отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (учреждение) с такого-то времени переименовано (преобразовано) в …», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ, его номер и дата.

    Изменение записей. Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, сведений об образовании, профессии, специальности производится администрацией по последнему месту работы на основании документов. Эти изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись об имени, отчестве и фамилии, дате рождения зачеркивается одной чертой и записывается новая. Другие изменения в записи не зачеркиваются, а производятся путем дополнений к прежним записям. Ссылка на соответствующие документы делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью руководителя организации, учреждения или специально уполномоченным им лицом, а также печатью.

    В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе исправление производится администрацией той организации, где была допущена ошибочная запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

    Если предприятие, внесшее неправильную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии – вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны основываться на подлинниках приказов, а в случае их утраты или несоответствия фактическим обстоятельствам дела исправление производится на основании других документов, подтверждающих подлинные обстоятельства. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления ранее внесенных записей.

    Исправление неверной записи производится не путем  зачеркивания, а внесением исправительной записи со своим порядковым номером, датой и указанием на то, что  прежняя запись за номером таким-то недействительна.

    6.3. Выдача дубликата трудовой книжки.

    Дубликат трудовой книжки - это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения).

    Инструкция  по заполнению трудовых книжек и Правила ведения и хранения трудовых книжек фиксируют основные ситуации, когда работодатель вправе осуществить выдачу дубликата трудовой книжки:

• в период работы работника в организации произошла утрата трудовой книжки работодателем;
• в период работы трудовая книжка у основного работодателя пришла в непригодное состояние, что привело к невозможности ее дальнейшего использования по назначению;
• в трудовой книжке была зафиксирована запись (сведение) об увольнении или переводе работника на другую постоянную работу, которая признана недействительной;
• трудовая книжка была утрачена работником организации в период его трудовой деятельности на данном предприятии.

    6.4. Оформление вкладыша в трудовую книжку.

    Оформление  вкладыша в трудовую книжку осуществляется только в том случае, если все страницы одного из разделов данного документа уже заполнены записями.

    На  основании п. 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку. После этого оформление и его ведение происходит на тех же основаниях, что и ведение трудовых книжек. Информация об оформленном вкладыше фиксируется в трудовой книжке. Фиксация информации делается на титульном листе трудовой книжки от руки или поставкой штампа (отметка «Выдан вкладыш») с указанием серии и его номера. Правильность вносимых сведений удостоверяется подписью ответственного работника организации за кадровое делопроизводство и владельцем трудовой книжки. Подлинность внесенной информации визируется оттиском печати предприятия. На титульном листе вкладыша необходимо отразить сведения о работнике, которые переносятся с титульного листа трудовой книжки или иного документа на вкладыш. Если оформление вкладыша было произведено без наличия трудовой книжки, то он считается недействительным.

    6.5. Выдача трудовой книжки на основании увольнения работника организации.

    На  основании статьи 84.1 Трудового кодекса  РФ работодатель при увольнении сотрудника организации обязан произвести выдачу оформленной трудовой книжки в день его увольнения, которым считается последний день его работы на предприятии, лично в руки владельцу данного документа.

    Также законом предусмотрены следующие  способы выдачи трудовой книжки при увольнении:

    1) пересылка по почте с учетом  получения согласия на нее  владельца трудовой книжки;

    2) выдача на руки одному из  родственников работника организации;

    3) выдача на руки доверенному  лицу работника организации;

    4) хранение трудовой книжки на основании установленного порядка в организации.

    Рассмотрим  более подробно каждую из вышеперечисленных  ситуаций.

    При выдаче трудовой книжки сотруднику при увольнении из организации должны быть зафиксированы и заверены подписью работодателя все изменения на основании статьи 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В карточке (форма) № Т-2 необходимо также произвести все заверки записей работодателем и работником организации. После этого происходит внесение записи об увольнении сотрудника с предприятия.

    Если  в день увольнения работник отсутствует  в организации или отказывается от получения трудовой книжки, то ответственный  сотрудник за кадровое делопроизводство составляет об этом акт. После составления акта работодатель должен выслать уведомление работнику о необходимости личного его присутствия при увольнении или получения письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте. Фиксация нового дня увольнения работника происходит путем издания приказа или распоряжения работодателем. Этот приказ позволяет внести в трудовую книжку новые данные, а ранее зафиксированную в нем информацию об увольнении сотрудника признать недействительной.

    Заметим, если задержка при выдаче трудовой книжки была произведена по вине работодателя, то последний обязан будет произвести выплату заработной платы с учетом того времени, пока трудовая книжка не была получена увольняемым работником. Также работодатель несет ответственность за внесение неправильной или не соответствующей действительности информации в трудовую книжку.

    Выдача трудовой книжки посредством пересылки по почте происходит по письменному заявлению владельца данного документа или путем получения уведомления от работодателя организации о необходимости дать свое документально оформленное разрешение о пересылке почтовым способом. При пересылке используется заказное письмо под расписку о его получении с обязательной выдачей квитанции его отправителю.

    В случае если выдача трудовой книжки осуществляется на руки доверенному лицу увольняемого сотрудника организации, то этот человек обязан предоставить ответственному за кадровое делопроизводство работнику доверенность. Доверенность - это юридически оформленный документ, который удостоверяет право полномочий на осуществление каких-либо действий от поручителя к доверенному лицу.

    В доверенности на получение трудовой книжки должны быть отражены:

• информация о поручителе (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, юридическое и фактическое место проживания, а также все сведения, которые необходимы для удостоверения личности поручителя);
• информация о действиях, которые может совершать поручитель;
• образец подписи доверителя;
• подпись поручителя;
• временные рамки действия документа (доверенности).

    Доверенность  составляется на чистом листе писчей бумаги или бланке с удостоверением подписи уполномоченного лица и печатью.

    При получении трудовой книжки доверенное лицо оставляет в письменной форме  расписку о совершенном действии. Ответственный за кадровое делопроизводство после ее выдачи указывает в личной карточке уволенного работника и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей соответствующую информацию со ссылкой на полученную доверенность и расписку.

    В заключение стоит рассмотреть особый случай выдачи трудовой книжки работника организации в случае смерти увольняемого работника.

    В соответствии с п. 37 Правил ведения  и хранения трудовых книжек в случае смерти работника выдача осуществляется одному из его родственников под подпись. Родственные связи и личность родственника должны быть документально оформлены и подтверждены. К таким документам относят паспорт, свидетельство о браке для супругов, свидетельство о рождении для сестер и братьев и т.п.