Основы управления запасами на предприятии ООО «М-СТАЛЬ»

где - остаток запаса на конец периода i;

      - остаток запаса на начало периода i;

      - объем пополнения запаса в периоде i;

   - объем отгрузок (потребление, объем продаж или товарооборот) запаса в периоде i.

Расчет доли переходящего запаса проводится по формуле (2.6):

                                                         ,                                                   (2.6)

где - доля переходящего запаса периода i;

      - остаток запаса на начало периода i;

      - остаток запаса на конец периода i;

      - объем пополнения запаса в периоде i.

Сравнение динамики запасоемкости (или обеспеченности запасом) и динамики доли переходящего запаса показывает, что запасоемкость (обеспеченность потребности) и доля переходящего запаса по товару имеют различные тенденции, так как отражают состояния запаса со стороны пополнения (доля переходящего запаса)  со стороны потребления (запасоемкость или обеспеченность потребности запасом). Наличие этих показателей необходимо для составления наиболее полной картины о состоянии запасов, которые имеют сложную природу формирования.

К основным показателям эффективности  запаса относятся:

• коэффициент оборачиваемости;
• длительность оборота;
• высвобождение средств в запасах.

Коэффициент оборачиваемости  показывает количество оборотов (число  раз полного обновления состава) среднего запаса за рассматриваемый  период. Скорость обращения позволяет  рассматривать итог сочетания характеристик  входящего и выходящего материальных потоков. Коэффициент оборачиваемости  рассчитывается по формуле (2.7):

                                                           ,                                                         (2.7)

где - коэффициент обращения, число раз;

- объем отгрузок (потребление, объем  продаж или товарооборот) запаса  в периоде i, руб.;

     - средний объем запаса в периоде i, руб.

Длительность оборота  показывает среднее число дней (недель, декад, месяцев и др.), в течение  которых средний размер запаса находится  на складе. Длительность оборота рассчитывается по формуле (2.8):

                                                          ,                                                         (2.8)

где - длительность оборота запаса, дни (декады, месяцы и др.);

       i – индекс рассматриваемого периода времени;

      j – индекс единичного периода учета;

     - средний объем запаса в периоде i, руб.;

     m_j – объем отгрузок (потребность, объем продаж или товарооборот) в единичном периоде учета  j,руб./дни.

Для определения суммы  средств, высвобождаемых из оборота  в результате ускорения оборачиваемости  или дополнительно привлеченных в оборот в случае ее замедления, используется формула (2.9):

                                                Q_в = Q₁/n * ( T_о – T₁),                                            (2.9)

где Q_в – сумма высвобождаемых средств в запасах, руб.;

Q₁/n – размер среднего за месяц оборота запасов в планируемом периоде;

T_о – длительность одного оборота запасов в предшествующем периоде,     месяцы;

T₁ - длительность оборота запасов в отчетном периоде, месяцы;

n – число месяцев в отчетном периоде.

Ускорение оборачиваемости  запасов и в связи с этим их высвобождение позволяет увеличить  объем производства, не привлекая  дополнительных финансовых ресурсов.

В целом рассмотренный  набор показателей оценки состояния  и эффективности запаса является минимально необходимым для постоянного  мониторинга динамики запаса, что  необходимо для обеспечения его  эффективного управления.

2.4 Системы контроля за движением запаса: методика ABC- и XYZ-анализа

 

Задачами стратегии  управления запасами является бесперебойное  снабжение производства при наименьших затратах и максимальном удовлетворении запросов производственных цехов. Все  три понятия относительны и требуют  установления критериев оптимизации  системы управления, т.е. конкретных параметров, к которым следует  стремиться.

Управление запасами требует  разделения номенклатуры запаса на отдельные  группы. Кроме градации запаса по видам  необходимо выделить позиции запаса, которые имеют различную степень влияния на результаты деятельности, а также различный отклик на управленческие воздействия. Для решения этой задачи используются ABC- и XYZ-классификации.

Суть контролирующей системы  ABC состоит в разделение всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три категории исходя из их стоимости, объема и частоты расходования отрицательных последствий их нехватки для хода операционной деятельности и финансовых результатов и т.п.:

• в категорию «А» включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Частота завоза этой категории запасов определяется, как правило, на основе «Модели EOQ». Круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию «А», обычно ограничен и требует еженедельного, а порой и ежедневного контроля;
• в категорию «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно 1 раз в месяц;
• в категорию «С» включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Объем закупок таких материальных ценностей может быть довольно большим, поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов по «Системе АВС» концентрируется  на наиболее важной их категории с  позиции обеспечения бесперебойности  операционной деятельности предприятия  и формирования конечных финансовых результатов.

Обратимся к классическому  порядку проведения ABC-классификации.

Первый этап состоит в  выборе критерия классификации номенклатуры запаса. Выбор критерия не формализован и зависит прежде всего от стратегии компании. Таким образом, этот этап требует совместного обсуждения этого вопроса службой логистики, руководителями высшего уровня и руководителями подразделений. Недостаток внимания к этапу классификации сведет на нет все усилия использовать этот инструмент в практике управления деятельностью организации в целом.

В качестве критериев могут  выступать: цена закупки, прибыль от продаж, доля прибыли, доход от продаж, доля в обороте, рентабельность продаж и т.д.

Второй этап ABC-классификации включает расчет нарастающего итога значения критерия классификации по номенклатурным позициям.

Третий этап – выделение  групп классификации – проводится на основе закона Парето, утверждавшего, что 80% значений качественного критерия определяется 20% количества выбранной совокупности объектов. Позиции, имеющие до 80% нарастающего итога критерия классификации, будут относиться к группе А. В группу B будут включены позиции, имеющие от 80 до 90 % нарастающего итога. Оставшиеся номенклатурные позиции будут включены в группу С.

Рекомендации по управлению запасами номенклатуры при  
ABC-классификации имеют универсальный характер. Именно этим объясняется популярность этого инструмента: ABC-классификация позволяет максимально алгоритмизировать принятие управленческих решений в отношении движения запаса.

Группа А является группой высшего приоритета, требующей максимально точного прогноза и точного определения заказа. Требуется тщательный контроль уровня запаса и точный учет информации. К группе В применим обычный порядок управления запасами и использование экономичного размера заказа. Группа С характеризуется низшим приоритетом, простейшим видом контроля, большими объемами заказа и незначительным учетом информации.

XYZ-классификация – второй метод группировки номенклатуры запаса, позволяющий систематизировать решения по управлению запасом.

Отличия ABC- и XYZ-классификации состоят в следующем:

• метод классификации номенклатуры запаса XYZ в отличие от ABC-метода никогда не был связан с конкретными закономерностями или объективными взаимодействиями между качественными и количественными характеристиками объектов. Метод XYZ основывается на здравом смысле лица, проводящего классификацию, хотя и использует однозначный прием разделения номенклатуры на группы;
• метод XYZ не имеет универсального характера, свойственного  
  ABC-методу, который может быть применен к широкому спектру объектов. Классификация XYZ первоначально была предложена исключительно в целях классификации номенклатуры материальных ресурсов, незавершенного производства и готовой продукции и только в дальнейшем стал широко применяться в разнообразных практических, но далеких от экономики сферах. Метод ABC был предложен как универсальный и получил свое наиболее широкое признание в бизнесе и, в частности, в работе с номенклатурой запаса;
• механизм ABC-классификации основывается на одном критерии, описывающем некоторую качественную сторону изучаемой совокупности объектов. В качестве такой качественной характеристики могут выступать самые разнообразные показатели. Метод XYZ использует единственный показатель – характеристику потребности в запасе. Независимо от того, каким образом рассчитывается эта характеристика, ориентация метода XYZ на потребность в запасе делает его классическим инструментом не только классификации запаса, но и анализа состава и управления движением запасов в организации.

Рассмотрим механизм XYZ-классификации. Для получения количественной оценки характеристики потребности требуется воспользоваться статистическим рядом отгрузок. В классическом варианте метода XYZ показателем, описывающим потребность в запасе, является коэффициент вариации V, представляющий собой отношение значения среднеквадратичного отклонения ряда к среднеарифметическому значению.

Для группировки номенклатуры используется общепризнанная классическая шкала. К группе X относятся запасы со значением V≤ 10 %, к группе Y принадлежат запасы со значением показателя 10%< V < 25%, а к группе Z – все остальные (V > 25%).

Выделение группы X по десятипроцентной изменчивости требует высокой стабильности спроса по номенклатуре готовой продукции, не часто достижимой в большинстве организаций. При классификации запаса материальных ресурсов, обеспечивающих производственный процесс, столь низкий уровень изменчивости вполне допустим.

Выделение группы Y с ориентацией на границы коэффициента вариации от 10 до 25% гарантирует выделение группы номенклатуры, имеющей ярко выраженные тенденции потребления (роста, падения, стабилизации). При этом, учитывая партионность отгрузок, границы изменчивости, признанные как классические, явно узки для современной практики. Их использование приводит к выведению в группу Z таких позиций, которыми можно управлять на основе оптимизационных моделей, рекомендуемых для группы Y. Таким образом, классический принцип классификации XYZ вполне может быть изменен для учета особенностей конкретного бизнеса.

Главное преимущество  XYZ-классификации – возможность однозначного, т.е. объективного, выбора подхода к управлению запасами конкретной номенклатуры.

Группа X –запас данной группы характеризуется высокой стабильностью спроса. Этот факт позволяет наладить работу с поставщиком или с поставляющим звеном таким образом, чтобы характеристики поставки максимально соответствовали требуемым характеристикам потребления (спроса). Запас является средством сглаживания расхождения поставок характеристик спроса и поставки, обеспечивающей спрос. Следовательно, в группе X, для которой расхождение характеристик поставки и спроса может быть минимальным, минимизация является единственно верным подходом к управлению запасами данной группы номенклатуры.

При этом необходимо учесть, что минимизация как подход к  управлению не требует минимизации  размера запаса. Главное в минимизации  – акцент на налаживание взаимоотношений  с поставщиком, результатом которого будет поставка, близкая к схеме  «точно в срок». Запас группы X может рассматриваться как отрицательное явление в организации.

Потребление продукции номенклатуры запаса по группе Y имеет явно выраженные тенденции. Сезонные колебания, устойчивый рост или снижение– типичные характеристики спроса на эти позиции. Запас этой группы выполняет свою основную функцию – служит буфером, сглаживающим расхождение характеристик возможных поставок и имеющегося спроса. Главным является вопрос оптимизации уровня запаса, который должен обеспечить заданный уровень обслуживания потребителей при минимуме общих затрат на его создание и поддержание.

Таким образом, в отношении  групп Y должен применяться подход, основанный на оптимизации уровня запаса. Весь блок оптимизационных методов и моделей теории управления запасами предназначен именно для работы с запасом группы Y. Ни в группе X, ни в группе Z эти методы и модели не дадут лучшего результата, а потому и использовать их надо лишь в отношении группы Y.

К группе Z относятся позиции, не  имеющие ни тенденций, ни постоянства спроса. Следовательно, прогноз потребности в этих позициях возможен с довольно низкой точностью. Выбор остается между максимизацией или минимизацией запаса группы Z. Иногда выделение группы Z помогает руководству убедиться в целесообразности удаления из номенклатуры продаж позиций, появившихся там случайно или под влиянием прекративших действовать временных факторов.

Объединение результатов  ABC- и XYZ-классификаций в матрице ABC-XYZ – популярный и очень информативный инструмент управления запасами.

В каждую ячейку матрицы ABC-XYZ попадают те позиции номенклатуры запаса, которые были отнесены к каждой из двух указанных в ячейке групп номенклатуры.

Очевидно, что не все ячейки матрицы ABC-XYZ будут заполнены. Если в  
ABC-классификации присутствие групп A,B и C обязательно, то при классификации XYZ вполне возможно отсутствие одной или даже двух групп. Если бизнес имеет традиционный характер, в идеальном случае будет преобладать группа X, группа Y может быть представлена незначительно, а группа Z отсутствовать.

На рисунке 2.2 приведена иллюстрация общепризнанного варианта составления матрицы ABC-XYZ.

Рисунок 2.2 – Иллюстрация составления матрицы ABC-XYZ

 

Сам характер заполнения матрицы  ABC-XYZ может многое сказать менеджерам о состоянии работы в организации. Отсутствие групп AX и AY может вызвать серьезные вопросы в традиционном бизнесе – это свидетельствует об отсутствии стабильного и эффективного характера работы. Наличие группы ZC по номенклатуре готовой продукции должно обсуждаться с руководителями службы маркетинга, рекламы, отдела продаж и технического отдела.

Общие рекомендации по работе с запасами групп ABC-классификации и выбор подходов к управлению запасами X, Y и Z групп могут быть объединены для выбора конкретных решений в работе с запасами номенклатуры матрицы ABC-XYZ, учитывая новую информацию. Например, общая рекомендация ориентации группы X на работу по схеме «точно в срок» и к грандиозному провалу в случае срыва поставок и в силу высокой значимости группы A.

Работа с группой Z в подгруппе AZ в номенклатуре запаса может привести к замораживанию крупного капитала. При отрицательном отношении к группе Z и минимизации запаса подгруппы AZ возможны серьезные потери, если в качестве критерия ABC-классификации были приняты показатели, следящие за реализацией продукта A-класса. Поэтому для группы Z при совмещении с классификацией ABC возможна комбинация подходов минимизации и максимизации в зависимости от групп A, B и C.