Учёт расчётных операций, анализ дебиторской и кредиторской задолженностей организации, пути их совершенствования

В организации командированному работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения, проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а также  суточные за время нахождения в командировке. Нормы возмещения командировочных  расходов по командировкам установлены  Министерством финансов. 

Выдача наличных денег производится при условии  полного отчёта по ранее выданным суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее  трёх рабочих дней по истечению срока, на которые они выданы, или со дня возвращения из командировки предоставить в бухгалтерию организации  авансовый отчёт об израсходованных  суммах с приложением к нему оправдательных документов (счетов на оплату расходов, денежных чеков или счетов на покупку  товаров, инвентаря и других ценностей, квитанций или ведомостей на закупку  сельскохозяйственных продуктов и  др.). 

К авансовому отчёту о расходах по служебной командировке прикладывается командировочное удостоверение  с отметками о датах выбытия  и возвращения из командировки, прибытия и выбытия в пунктах нахождения командированных работников, заверенное подписями и оттисками гербовой печати соответствующих организаций, а также другие документы, подтверждающие фактические расходы (проезд, наём жилья  и др.). В авансовом отчёте каждый вид расходов показывается отдельной  строкой (проезд, наём жилья, суточные, постельные принадлежности).  

Остаток неизрасходованных  денег подлежит возврату в кассу  МТФ "Белая Русь" одновременно с представлением авансового отчёта. 

На бухгалтерию  возложены обязанности по осуществлению  постоянного контроля за выдачей  денежных сумм под отчёт, правильным их использованием, своевременным поступлением авансовых отчётов и возвратом  неиспользованных подотчётных сумм. Остаток неиспользованных подотчётных  сумм на конец месяца облагается подоходным налогом. 

В МТФ "Белая Русь" учёт расчётов по подотчётным суммам осуществляется на счёте 71 "Расчёты  с подотчётными лицами". Корреспонденция  счетов приведена в таблице 2.6 
 

Таблица 2.6 Корреспонденция  счетов бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицамиСодержание операции Дебет кредит 

Выдачи денежных средств под отчёт 

Приобретены товарно-материальные ценности из под отчётных сумм 

Списаны по нормам расходы  на служебные командировки по утверждённым авансовым отчётам 

Возвращены подотчётными лицами остатки неизрасходованных  денежных средств 

Списаны командировочные  расходы, произведённые сверх установленных  норм 

Выданы средства в возмещение перерасхода  

71 

41 

44 
 

50 
 

92 

71 

50 

71 

71 
 

71 
 

71 

50 
 
 

Информация в компьютер  вносится на основании кассовых отчётов  и авансовых отчётов. В конце  месяца формируются выходные машинограммы: 

оборотная ведомость  по синтетическому счёту; 

оборотная ведомость  по аналитическому учёту. 

В конце месяца данные счетов 71, 73, 76 автоматически вносятся в Сводную оборотную ведомость  по синтетическим счетам и Главную  книгу бухгалтера. 
 

2.4 Инвентаризация  расчетов и учет ее результатов 
 

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности организациям необходимо документально  подтвердить фактическое состояние  и наличие дебиторской задолженности  и обязательств, проконтролировать  сроки их возникновения и погашения, уточнить реальную оценку. Порядок  проведения инвентаризации расчётов определяется в п.п. 3.44 – 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых Министерством  финансов Республики Беларусь 05 декабря 1995г. №54. 

Инвентаризация расчётов заключается в проверке обоснованности учтённых на бухгалтерских счетах сумм дебиторской и кредиторской задолженности, их реальности и возможности погашения. Инвентаризация расчётов включает проверку состояния задолженности банкам; бюджету и внебюджетным фондам; покупателям и заказчикам; поставщикам; подотчётных сумм; расчётов с работниками и депонентами; с прочими дебиторами и кредиторами, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс. Проверку расчётов начинают с подтверждения равенства дебетовых и кредитовых остатков по счетам учёта расчётов и остаткам в карточках аналитического учёта расчётов. При этом обращают внимание на законность и хозяйственную целесообразность совершённых операций, на сроки образования дебиторской и кредиторской задолженности, и устанавливают суммы платежей, по которым имеется просроченная задолженность или истекли сроки исковой давности. Отдельно изучают правильность и обоснованность отражённой в бухгалтерском учёте задолженности по недостачам и хищениям. В ходе проведения инвентаризации расчётов уточняется оценка дебиторской и кредиторской задолженности. При принятии к бухгалтерскому учёту дебиторская задолженность и обязательства оцениваются в суммах, установленных договором по соглашению сторон, участвующих в сделке. 

Задолженность, выраженная в иностранной валюте, при принятии к учёту пересчитывается в  белорусские рубли по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату возникновения обязательств. Впоследствии оценка задолженности  может изменяться на сумму процентов, предусмотренных к уплате по договору; на сумму признанных штрафов, пени и  неустоек; на величину курсовых разниц и по другим причинам, предусмотренным  действующим законодательством  либо договором. 

Сведения о реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации. Результаты инвентаризации расчётов оформляются Актом инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. К акту инвентаризации должна быть составлена справка, в которой обосновываются причины образования просроченной задолженности, по которой истекли  сроки исковой давности, указываются  лица, виновные в образовании задолженности. 

Для проведения инвентаризации расчётов с бюджетом организация  получает в ИМНС по месту поставки на налоговый учёт акт сверки. В  акте указываются: 

виды налогов 

суммы начислений по каждому виду налогов 

суммы фактически поступивших  в бюджет налогов 

суммы недоимки или  переплаты по различным налогам 

суммы начисленных  пени и штрафов 

Задача работников бухгалтерии заключается в том, чтобы проверить соответствие данных бухгалтерского учёта и информации, содержащейся в акте сверки. В результате проверки могут быть установлены  неправильно начисленные или  неотражённые суммы налогов по какому-либо расчёту, не полностью зачисленные  суммы налогов, уплаченные организацией, либо выявлены другие несоответствия. О результатах проверки бухгалтер  должен сообщить налоговому органу или  внести исправления в свою бухгалтерскую  и налоговую отчётность. Результатом  проведения инвентаризации расчётов с  бюджетом является составление уточняющих расчётов и налоговых деклараций к годовому бухгалтерскому отчёту. 

При инвентаризации подотчётных сумм проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам  с учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчётному лицу. 

Инвентаризация расчётов с поставщиками и покупателями проводится путём тщательной проверки сумм, числящихся на счетах. При инвентаризации расчётов проводится сверка расчётов и обмен  выписками из счетов. Выписки обычно посылаются организациями – кредиторами  организациям – дебиторам для  подтверждения правильности остатков задолженности, правильности и реальности всех операций. Дебиторы подтверждают правильность остатков задолженности  или сообщают свои возражения. Результаты оформляются актом сверки расчётов (Приложения 18, 19, 20, 21). Акты сверки расчётов подписываются как поставщиком, так и покупателем. 

При инвентаризации расчётов с поставщиками проверке подвергаются записи по счёту 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". Результаты инвентаризации оформляются актами, в которых  отражаются данные о фактических  поставках товаров, сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей  и о сумме перечисленных в  оплату денежных средств. По товарам  оплаченным, но находящимся в пути, и расчётам с поставщиками неотфактурованным  поставщикам составляются отдельные  инвентаризационные описи. Заполнение этих описей производится на основании  документов, подтверждающих факт совершения данных хозяйственных операций. При  этом проверке подлежат документы, подтверждающие наличие принятых к учёту товаров  в пути: договоры купли – продажи, расчётные документы поставщика. Из содержания указанных документов должен чётко вытекать момент перехода права собственности на товарно-материальные ценности фактически не полученные, но принятые к бухгалтерскому учёту. Фактически поступившие товарно-материальные ценности, по которым не получены расчётно-платёжные документы, рассматриваются как неотфактурованная поставка и принимаются на ответственное хранение по приёмному акту, который составляется на складе в момент поступления ценностей по цене, указанной в договоре. Если до конца месяца расчётные документы не будут получены, то такие ценности отражаются за балансом организации в приёмной оценке. В следующем месяце после поступления расчётных документов стоимость неотфактурованных поставок списывается с забалансового учёта, и ценности передаются под отчёт материально ответственному лицу по стоимости, указанной в документах поставщика. При составлении инвентаризационной описи по неотфактурованным поставкам обращается внимание на оформление документов, в соответствии с которыми приняты и оприходованы ценности, и обоснованность цены. При инвентаризации расчётов с поставщиками следует обратить внимание на наличие сумм кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Данные суммы списываются на финансовые результаты организации. Следует обратить внимание, что списание должно производиться по каждому обязательству на основании данных проведённой инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Сроки исковой давности и правила их исчисления устанавливаются законодательством. Общий срок исковой давности составляет три года. Специальные сроки устанавливаются законодательством применительно к отдельным видам обязательств. 

Инвентаризация расчётов с покупателями и заказчиками  заключается в проверке сроков возникновения  дебиторской задолженности, правильности и обоснованности, учтённых на счетах бухгалтерского учёта сумм дебиторской  задолженности. При проведении инвентаризации выявляют две группы обязательств –  реальная задолженность и долги, нереальные для взыскания. Реальной считается задолженность в пределах срока исковой давности, которую  признаёт должник. Нереальной для взыскания  или сомнительным долгом признаётся дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные  договором, и которая необеспечена соответствующими гарантиями. Она может  быть списана за счёт резерва по сомнительным долгам, но если он не создаются, то по решению руководителя организации  задолженность подлежит отнесению  непосредственно на финансовый результат. При инвентаризации необходимо также  определить просроченную задолженность, информация о которой используется при формировании показателей приложений к бухгалтерскому балансу. 

На местах представители  контролирующих органов нередко  руководствуются тем, что списание на убытки дебиторской задолженности  с истёкшим сроком исковой давности (с уменьшением налогооблагаемой прибыли) допустимо в случае, если организация предпринимала активные действия по взысканию долга, в том  числе путём предъявления иска в  суд. Перечень мер по взысканию дебиторской  задолженности, применение которых  не дало положительного результата, даёт основание организации списать  сумму задолженности на финансовые результаты. Документальным подтверждением невозможности погашения должником задолженности перед организацией может служить: 

выписка из государственного реестра налогоплательщиков; 

справка налогового органа о ликвидации должника; 

уведомление ликвидационной комиссии; 

решение суда об отказе в удовлетворении требований по взысканию  соответствующей задолженности  из-за недостаточности имущества  ликвидированной организации –  должника; 

акт судебного исполнителя  о невозможности взыскания задолженности  с должника. 

При наличии таких  документов дебиторская задолженность  нереальная для взыскания может  быть списана на финансовый результат. Списание кредиторской задолженности  производится в дебет 60 счёта и  кредит 92 счёт. Списание дебиторской  задолженности производится в дебет 92 счёта и кредит 62 счёта. Если списание дебиторской задолженности производится вследствие неплатежеспособности должника, то эта задолженность должна отражаться за балансом в течении 5 лет с момента  списания для наблюдения за возможностью её взыскания в случаи изменения  имущественного положения должника. Указанные суммы подлежат отражению  на счёте 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".  

При инвентаризации расчётов проводится взаимная выверка  записей в регистрах бухгалтерского учёта по расчётам с организациями  и отдельными лицами. При этом могут  использоваться следующие способы: 

рассылка писем  с просьбой письменно подтвердить  числящиеся на счетах расчётов суммы; 

командирование работников бухгалтерии в организации; 

сверку сумм по телефону, с помощью факсимильных сообщений  и т.д. 

Контроль за состоянием дебиторской задолженности в  организации рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления  акта сверок. Акт сверки расчётов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так  как с одной стороны напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой стороны позволяет  вовремя выявить расхождения  в учёте кредитора и должника и тем самым избежать возникновения  конфликтов, нередко заставляющих стороны  договора идти в суд.