Анализ и совершенствование системы управления организацией

Все вышеперечисленные  авторы процесс управления трактуют по-разному, но смысл от этого не меняется и, по нашему мнению, наиболее хорошее определение – четкое, краткое и содержательное дает ему Герчикова И.Н.

Таким образом, сущность управления заключается в обеспечении  целенаправленного, планомерного воздействия  управленческой системы (субъекта управления) на управляемую (объект управления), осуществляемого различными методами по определенной технологии в целях поддержания системы в устойчивом равновесии или переводе ее в новое состояние. В управлении производством субъектом управления выступает совокупность  органов  управления  и  управленческих  работников, различающихся масштабами своей деятельности, компетенции и специфики выполнения функций, а объектом – совокупность ресурсов и организационно-экономических условий, которые характеризуют деятельность предприятия.

В годы перехода нашей  экономики на рыночные основы ведения  хозяйства наряду с привычным  словосочетанием «управление организацией или предприятием» стало нередким и другое – «менеджмент организации  или предприятия». В настоящее время они чаще всего используются как понятия идентичные, взаимозаменяемые. Основанием для этого является одинаковая сущность категорий, выражаемых русским словом «управление» и английским «менеджмент» (management). Это находит отражение в определениях данных понятий  в фундаментальных работах отечественных и зарубежных авторов, где раскрывается их содержание.

Первая работы, в которых  была сделана попытка научного обобщения  накопленного опыта и формирования основ научного управления, появились за рубежом к концу XIX – к началу XX веков. Это было ответом на потребности промышленного развития, которое все больше приобретало такие специфические черты, как массовое производство и массовый сбыт, ориентация на рынки большой емкости и крупномасштабную организацию в форме мощных корпораций и акционерных обществ. Предприятия-гиганты испытывали острую необходимость в рациональной организации производства и труда, в четкой и взаимосвязанной работе всех подразделений и служб, менеджеров и исполнителей в соответствии с научно обоснованными принципами и стандартами.

Основателем школы научного менеджмента был Ф.У. Тейлор –  инженер-практик и менеджер, решавший в своей повседневной работе вопросы  рационализации производства и труда  с целью повышения производительности и эффективности. Изучая способы выполнения работ и трудовых операций, Ф.У. Тейлор сформулировал четыре принципа управления индивидуальным трудом рабочих:

• научный подход к выполнению каждого элемента работы;
• научный подход к подбору, обучению и тренировке рабочего;
• распределение ответственности за результаты между менеджерами и рабочими.

Другой известный специалист в  области менеджмента А. Файоль предложил  формализованное описание работы управляющих  в организациях и сформулировал  принципы управления, которыми предлагалось руководствоваться при решении управленческих задач и выполнении функций менеджмента. А. Файоль считается основателем так называемой классической (административной) школы управления.⁵

Существует огромное количество определений менеджмента, на перечисление которых можно потратить десяток страниц. Приведу одно из них. Менеджмент – это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленной на достижение намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением экономических методов управления. Хотя менеджеры воздействуют, прежде всего, на главный элемент организации - людей.

Менеджмент функционирует, прежде всего, в сферах бизнеса –  предпринимательства.  Предпринимательство  можно определить как творческую деятельность лиц, осуществляемую на свой страх и под свою материальную ответственность, направленную на получение прибыли или личного доход.⁶ Термин «предприниматель» был введен французским экономистом Р. Кантиллоном в начале XVIII века. С тех пор это слово ассоциируется с лицом, которое берет на себя риск, связанный с организацией нового предприятия или с разработкой новой идеи, новой продукции или нового вида услуг, предлагаемых обществу. Предпринимательство всегда сопряжено с риском, но непременно расчетливым   и   ориентированным   на      получение   прибыли. Предпринимателем может выступать как физическое, так и юридическое лицо.

Очень важно понимать, что слова  «предприниматель» и «менеджер» не являются синонимами. Предприниматель  всегда стоит у истоков создания бизнеса, тогда как менеджер чаще всего работает в готовой фирме, и поскольку все предприниматели активно участвуют в формировании целей предприятия и управления им на начальных этапах, всех их можно считать в какой-то мере менеджерами. Но далеко не каждый успешный предприниматель может быть успешным менеджером, и не каждый успешный менеджер может быть успешным предпринимателем. Зачастую успешный предприниматель не имеет способности или склонности эффективно выполнять так называемые «управленческие функции». И в этой ситуации необходим именно профессиональный менеджер, способный выполнить те самые функции управления.⁷ Именно функции управления определяют специфику управленческого труда.

Различают основные и специальные  функции управления. Основные – это планирование, организация, координация, мотивация и контроль. Планирование – вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Организация – формирование структуры организации и управления, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами, рабочими местами и пр. Координирование заключается в обеспечении бесперебойности, непрерывности процесса управления с целью достижения согласованности в работе всех звеньев организации. Мотивация – это активизация людей, работающих в организации, чтобы побудить их эффективно трудиться для выполнения ее целей. Контроль представляет собой проверку всех сторон деятельности объекта управления в соответствии с установленными требованиями и принятыми решениями. Специальные функции обычно связаны с разделением управленческого труда.

Наибольший качественный скачек в практике управления произошел  за последние 20-25 лет, его можно связать с революционными изменениями, как в технических средствах управления, так и в самом характере производства. Пересмотр управленческих постулатов был вызван необходимостью разрешения многих противоречий. В их числе – исчерпание возможностей экстенсивного роста, энергетический кризис, обострение конкурентной борьбы, снижение темпов роста производительности, и др. Ресурсосбережение, ориентация на потребителя и качество стали основополагающими идеями новой философии управления.

В современных условиях управленческие нововведения в значительной мере связаны с поиском возможностей максимально эффективно использовать творческий потенциал работников. Современные работники все больше стремятся к разнообразной и интересной деятельности. На эволюцию механизмов управления серьезное влияние оказывают и динамизм научно-технического развития, и изменения рыночных условий. Работа менеджера все меньше связывается с традиционными исполнительными функциями, а все больше – с реализацией лидерства на основе предвидения, с комплексным подходом к реорганизациям. Знания, умение, трудовые навыки, инициатива и предприимчивость  персонала предприятия становится   важнейшим стратегическим ресурсом.

На сегодняшний день в России происходит радикальная  перестройка системы управления экономики в целом и каждого хозяйства в отдельности, связанная с переходом народного хозяйства к рыночным отношениям. Происходят серьезные изменения в системе экономических, организационных и социальных отношений. Предоставление юридической хозяйственной самостоятельности товаропроизводителям, полностью отвечающим за результаты своей финансово-хозяйственной деятельности, предполагаем, что каждое предприятие должно создать систему управления, обеспечивающую высокую эффективность его работы.

        1.2. Совершенствование управления в организаци

В последние два десятилетия  в мире появилась экономика нового типа, которую американский социолог М. Кастельс назвал информациональной  и глобальной. По его утверждению, производительность и конкурентоспособность организаций зависят, в первую очередь, от их способности генерировать, обрабатывать и эффективно использовать информацию основанную на знаниях. Практика российских организаций подтверждает дефицит научно обоснованных методов управления, что приводит к распылению средств, снижению эффективности использования материальных и финансовых ресурсов. Системный анализ как основа упреждения негативных ситуаций слабо используется на всех уровнях управления. Положение усугубляется необходимостью обработки все возрастающих объемов информации, постоянным усилением конкурентной борьбы, заставляющим организации быстрей и адекватней реагировать на изменения конъюнктуры рынка. Необходим механизм управления позволяющий воспринимать эти изменения, распознавать их и обеспечивать соответствующую адаптацию хозяйственной деятельности на основе современных технологий⁸.

Повышение эффективности  работы организации в значительной мере определяется организованностью  системы управления, зависящей от четкой структуры организации и  деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования  системы управления на современном  этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности  аппарата управления, его функций; внедрение  автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

Стратегия поведения  ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и  децентрализацией властных функций, что  обусловлено необходимостью: оперативно реагировать на изменения во внешней  среде; установить рациональные связи между звеньями и структурами управления на всех уровнях, минимизировать число ступеней структуры управления; повысить оперативность принимаемых решений.

С этих позиций структуру  управления можно рассматривать  как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

В современных условиях успех организации определяется, прежде всего, рациональной организацией производства продукции (работ, услуг), снижением издержек, развитием, т.е. воздействием управления на внутренние факторы производства. На первое место выдвигается проблема гибкости и адаптивности к постоянным изменениям внешней среды. Это, прежде всего, организации, которые связаны с данным хозяйством в силу выполняемых им целей и задач. Сюда относятся и социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность организации, предопределяют ее стратегически важные решения. Значение факторов внешней среды резко повышаются в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений.

Эволюция системы управления в переходный период направлена на формирование полицентрической системы, базирующейся на функционировании в  народном хозяйстве структур, способных  к самоуправлению и саморазвитию.

В современных условиях происходит дальнейшее совершенствование  управленческой деятельности, вызванное  ускоряющимся научно-техническим прогрессом, усложнением проблемы сбыта продукции. Вместе с тем возникла необходимость  изучения форм и методов управления на уровне основного хозяйственного звена – организации. Использование опыта в отечественных организациях одна из важнейших задач.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи  между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Связь структуры с ключевыми понятиями управления – его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации.

Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом  управления и окружающей средой. Можно  дать следующее определение организационной  структуры системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления.

Важное место в повышении  эффективности производства занимают организационно-экономические факторы  и прежде всего развитие и совершенствование рациональных форм организации производства, методов производства.

Рационализация методов  управления производством предполагает применение инженерных методов и  средств ко всем разделам планирования, организации и регулирования  деятельности проектируемой или действующей организации.

Рационализация методов  управления производством непосредственно  связана с рационализацией методов  работы, которая охватывает:

• рациональную организацию рабочего места, оснащение его всеми необходимыми механизмами и устройствами;
• сокращение протяженности путей перемещения рабочих;
• разработку и внедрение наиболее рациональных движений рабочего;
• разработку и внедрение рациональных методов и приемов труда в процессе выполнения производственных заданий.

Рациональная организация  производства направлена на повышение производительности труда и снижение издержек производства.