Анализ системы управления организации

Идеальное число подчиненных может  составлять от 3 до 30 в зависимости от конкретных условий. Согласно последним теориям, точное число находящихся в подчинении руководителя определяется после исследования всех факторов деятельности организации.

Французский математик и консультант  по управлению В. Грейкунас утверждал, что фактором, определяющим норму управляемости, т.е. установленную меру, среднюю величину чего-нибудь, является количество контролируемых взаимоотношений, взаимосвязей в организации. Он отмечал, что существует три вида связей: взаимоотношения руководителя с отдельными работниками, общие взаимоотношения, взаимоотношения между подчиненными. Для определения общего количества таких связей Грейкунас использовал следующее уравнение:

C = N _* (2 N /2 +N –1) (1)

где  С – количество связей,

N – количество подчиненных.

В соответствии с этим уравнением  при двух подчиненных  количество связей составит 6 единиц, при трех – 18, при четырех – 44, при пяти – 110, при десяти – 5210, при восемнадцати – 2359602. этот анализ использовался многими учеными для аргументации того, что количество подчиненных у одного руководителя не должно превышать шести человек. В этом случае количество связей составит 222 единицы.

Математический  анализ потенциальных  взаимосвязей при данной норме управляемости, сделанный Грейкунасом, показывает, что при взаимодействии руководителя и подчиненных происходят многочисленные сложные социальные процессы, при этом наблюдается обвальный рост числа и сложности этих процессов с каждым очередным подчиненным. Хотя на практике этого не происходит, выводы Грейкунаса являются предостережением от чрезмерного увеличения числа подчиненных. Кроме того, они свидетельствуют о необходимости уменьшения числа коммуникаций, прежде всего за счет предоставления подчиненным большей самостоятельности.

В практической деятельности организации  количество подчиненных не является фиксированным. Оно различается в пределах самой организации в зависимости от управленческих уровней и количества руководителей. Количество подчиненных зависит от многих факторов, воздействующих на определение оптимальной нормы управляемости и связанных со специфическими условиями организации.

Определение количества подчиненных, т.е. нормы управляемости, имеет большое  значение для формирования организационной  структуры управления, так как, исходя из этого, определяется количество управленческих уровней, административных работников, менеджеров. Масштаб управления – численность работников, непосредственно подчиненных одному начальнику. Огромное значение имеет правильное установление пределов распространения полномочий.

Таким образом, следует учитывать, что в случае необоснованного увеличения масштабов управления теряется личный контакт между менеджером и подчиненными, возможны потеря управления группой и появление подгрупп (с неофициальным руководителем). Могут возникнуть трудности  в проверке результатов деятельности группы. Снижается качество профессионального обучения работников, ослабляется контроль за выполнением порученных им заданий, что отрицательно сказывается на моральном состоянии работников и результатах их труда. В то же время в случае необоснованного сокращения масштабов управления возникает слишком много уровней управления. Увеличиваются административные затраты (прежде всего в форме зарплаты управленческого аппарата), больше времени отводится на принятие решений из-за необходимости прохождения всех звеньев управления, возрастает степень контроля, что может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии работников.

1.2. Построение систем управления. Взаимосвязь организационной структуры и системы управления персоналом

Чем менее предсказуема, более динамична  и более сложна окружающая среда, тем больше механистические структуры заменяются на органические или органические структуры частично включаются в механистические. Организационные структуры фирмы должны меняться по мере изменения фирмы и стоящих перед ней задач. Несовершенная структура приводит к конфликтам, нарушениям нормальной работы, к «ролевой неопределенности» (права, обязанности четко не определены, вследствие этого иногда одна и та же деятельность выполняется разными людьми, дублирующими друг друга, а какие-то виды работ «выпадают», никем не выполняются), к снижению результатов работы и прибыльности фирмы.

В среднем корпорации, фирмы США, Западной Европы и индустриальных стран Востока меняют управленческие структуры каждые 3—5 лет, в зависимости от того; в какой фазе развития находится организация.

Выделяют следующие фазы жизни  организации [21]:

Фаза 1 — рождение организации. Характерны: определение главной цели; кризис стиля руководства (руководство одним человеком); основная задача — выход на рынок. Организация труда - стремление к максимальному увеличению прибыли.

Фаза 2 — детство и юность. Главная  цель — кратковременная прибыль  и ускоренный рост; выживание за счет жесткого руководства; основная задача — укрепление и захват части рынка; организация труда — планирование прибыли, увеличение жалованья.

Фаза 3 — зрелость. Главная цель - систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального  имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство); основная задача - рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов; организация труда — разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.

Фаза 4 — старение организации (высшая ступень зрелости). Главная цель в развитии организации - сохранение достигнутых результатов; в области  руководства, эффект достигается за счет координации действий; основная задача — обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.

Фаза 5 — возрождение организации. Главная цель в обеспечении выживания по всем функциям; рост - за счет коллективизма; главная задача - омоложение; в области организации труда — внедрение НОТ, коллективное премирование.

Формы, методы и способы реорганизации  управленческих структур многообразны. В целом их можно свести к нескольким направлениям:

1. Совершенствование структур за счет их упрощения. Оно осуществляется путем превращения линейных структур в более плоские за счет сокращения числа уровней управления. Последнее чаще всего, достигается децентрализацией управления, делегированием полномочий на более низкие уровни менеджмента.
2. Замена структур механистического типа на адаптивные структуры. Это наиболее радикальный путь реорганизации структур менеджмента. Его избирают в критические для организации моменты, при угрозе ее жизнеспособности. Для осуществления такой реорганизации нужен сильный лидер с командой.
3. Интегрирование (создание) различных форм органических структур внутри механистической структуры. Это создание венчурных, инновационных отделов, бизнес центров, бригадных структур, экспертных групп и пр. Современный менеджмент в развитых странах считает такие преобразования первейшим условием обеспечения эффективной деятельности организации.
4. Создание конгломератной структуры. Понятие «конгломерат» означает сочетание разнородных элементов. Конгломератную структуру может иметь фирма, если ее отделы построены по разным признакам, например, в одном используется функциональная структура, в другом дивизиональная по территориальному принципу, в третьем - матричная и т.д. Однако, чаще всего, конгломератами являются гигантские корпорации, включающие десятки почти самостоятельных фирм, предприятий. Высшее руководство такой корпорации, как правило, сохраняет за собой функцию управления финансами. Руководство конгломерата дает возможность каждой фирме, входящей в его состав, выбрать свою организационную структуру. В случае неэффективной работы какой-нибудь фирмы ее можно продать без ущерба для организации в целом.
5. Формирование модульных и атомистических организаций. В эпоху информационной стадии развития общества, или «супериндустриальной цивилизации», бюрократия заменится новой формой организации. Это объединения предприятий-модулей, создаваемых и ликвидируемых в зависимости от потребности в них. Вокруг крупных фирм (корпораций) могут возникать независимые мелкие компании. Между теми и другими устанавливаются операционно-контрактные отношения.

Некоторые специалисты предсказывают появление «атомистических» организаций, в которых будут отсутствовать отношения прямой административной подчиненности. Элементы такой организации связываются между собой общей корпоративной культурой и системами телекоммуникации. Это  направленность на немассовую экономику, не серийность производства и нестандартность продукта. Структуры менеджмента должны будут работать на отдельного потребителя.

Различают две группы принципов  построения системы управления персоналом в организации: принципы, характеризующие требования к формированию системы, и принципы, определяющие направления развития системы. Все принципы построения системы управления персоналом реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования. Рассматривая проблему управления организационным поведением целесообразно остановиться на трех больших группах методов воздействия на личность и коллектив: административные (организационные); экономические; социально-психологические [22].

1. Административные (организационные) методы – совокупность способов осуществления распорядительного воздействия – принятие решений и побуждение работников к их выполнению. Они основаны на отношении власти и подчинения. Данная группа методов состоит из регламентирующих, распорядительных и дисциплинарных. При всей их важности и необходимости для целей организационного поведения они не могут иметь главенствующего значения. И это доказано практикой, начиная от тейлоризма и заканчивая современными подходами.
2. Экономические методы – совокупность способов учета материальных потребностей людей, степени их удовлетворения. Экономическое стимулирование, создание материальной заинтересованности или же экономические санкции осуществляются как путем прямого, так и косвенного воздействия. Справедливое вознаграждение за количество и качество труда – важнейший критерий отношения работника к деятельности и поведению.
3. Социально - психологические методы – совокупность способов воздействия на духовно-нравственную сферу работников, их интересы, мотивы, сознание и поведение. По своему содержанию и направленности они представляют собой воспитательные методы, которым принадлежит ведущая роль в формировании организационного поведения. Социально-психологические методы опираются на закономерности развития личности и трудовых групп.

Целенаправленная, систематическая  и планомерная деятельность по изучению и управлению организационным поведением является требованием времени, залогом  успехов согласованной, высокопроизводительной деятельности, подлинно гуманных отношений и взаимоотношений, перспективности духовного и материального благополучия работников.

Наука и практика выработали инструментарий изучения состояния действующей  системы управления персоналом организации, построения, обоснования и реализации новой системы. Раскроем сущность этих методов.

Системный анализ служит методическим средством подхода к решению  проблем совершенствования порядка управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие такого порядка управления персоналом в целом и составляющих его компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и с внешней средой, а так же сведение их в единую, целостную картину [14].

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления  и определение его сущности. Например, систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему управления персоналом как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки  позволяет изучить влияние на формирование системы управления персоналом каждого фактора в отдельности, под действием которых сложилось ее состояние, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются, отбираются наиболее существенные.

Метод структуризации предусматривает  количественное и качественное обоснование целей организации в целом и системы управления персоналом с точки зрения соответствия задачам организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления персоналом. При структуризации должны быть обеспечены взаимоувязка, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления персоналом.

Экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала предприятия к процессу совершенствования. При использовании этого метода очень важна проработка форм систематизации мнений экспертов. С помощью этого метода выявляются основные направления совершенствования управления персоналом, оценки причин и недостатков.