Анализ системы управления организации

Нормативный метод предусматривает  применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом. В данном методе рассматривается норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений, а так же разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации [11].Такой метод способствует выявлению лишних или дублирующих функций управления, функций, которые по тем или иным причинам не выполняются, определению степени централизации и децентрализации функций управления персоналом и т. п.

Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов и руководителей. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная одним человеком, вызывает у других участников совещания новые, а те, в свою очередь, порождают следующие идеи, в результате чего возникает поток замыслов. Цель творческого совещания - выявить возможно больше вариантов путей совершенствования системы управления персоналом.

Метод коллективного блокнота («банка» идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления персоналом [14].Наибольший эффект и качество системы управления персоналом достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Это позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчетов.

Любую перестройку структуры управления необходимо оценивать, прежде всего, с  точки зрения достижения поставленных перед ней целей. В условиях нормально развивающейся (не кризисной) экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации, при этом главными факторами улучшения являются рост производительности труда, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений и т.д.

 В кризисный период изменения  в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Но независимо от причин, вызывающих перестройку, она обязательно преследует цели расширения полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав организации. Практически это означает привлечение все большего количества работников (в том числе и не относящихся к управленческому персоналу) к процессу выявления и решения проблем предприятия. Поэтому наряду с теми возможностями, которые новая структура управления создает для улучшения экономических и социальных параметров, она оценивается и по таким направлениям, как быстрота обработки информации, необходимой для принятия решений; использование информационной технологии, упрощающей не только решение проблем, но и всей системы взаимодействий, необходимых в процессе разработки и реализации управленческих решений.

2. Анализ системы управления организации

2.1. Характеристика и организационная структура управления Городской клинической больницы № 40

Муниципальное Учреждение Управления Здравоохранения Администрации г.Екатеринбурга Городская Клиническая Больница № 40 (МУ ГКБ№40) это крупнейшее в Уральском регионе многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение.

МУ ГКБ№ 40 является самостоятельным учреждением здравоохранения, предназначенным для оказания специализированной медицинской помощи населению г.Екатеринбурга, Свердловской области и северных территорий.

МУ ГКБ№ 40 относится к муниципальной  собственности, учредителем является управление здравоохранения администрации г.Екатеринбурга. В своей деятельности МУ ГКБ№ 40 руководствуется действующим Законодательством Российской Федерации, Конституцией РФ, Трудовым Кодексом, актами Городского управления здравоохранения (ГУЗ) и Уставом больницы. Обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать, бланки со своим наименованием и иные реквизиты.

Источниками формирования имущества  МУ ГКБ№ 40 являются:

• финансирование городским управлением здравоохранения; средства от дополнительных заказов администрации города, с выделением дополнительных средств на их реализацию;
• средства от оказания платных услуг населению;
• средства от реализации неиспользуемого медицинского и хозяйственного оборудования;
• добровольные взносы предприятий, организаций, учреждений, благотворительных фондов и граждан в виде денежных средств и материальных ценностей;
• экономия средств социального страхования, полученная за счет снижения временной нетрудоспособности;
• иные источники, не запрещенные законодательством РФ.

Основная цель деятельности МУ ГКБ№ 40 – охрана здоровья населения и обеспечение конституционного права граждан на медицинскую помощь.

Строительство крупнейшей на Урале городской многопрофильной больницы началось в 1966 году, торжественное открытие состоялось в декабре 1969 года. С 1969 по 1977 годы последовательно вводились в эксплуатацию: городская консультативная поликлиника на 870 посещений в день, инфекционный корпус на 260 коек, акушерский корпус на 205 коек, терапевтический корпус на 300 коек, хирургический корпус на 730 коек и корпуса хозяйственных и вспомогательных служб. На сегодняшний день этот перечень пополнился за счет первой очереди инфекционного корпуса на 200 коек, готовится принять больных его вторая очередь на 66 коек.

Общая площадь больничного  городка -18 гектаров. В больничном комплексе 33 стационарных отделения и дневной стационар, работающий в три смены. В среднем за сутки в больницу поступает около 100 больных, в год получает лечение более 35 тысяч больных.

В среднем за год осуществляется 19683 операций, 83 тысячи рентгеновских исследований, около 2 млн. лабораторных анализов, более 72 тысяч функциональных исследований.

Крупнейшее лечебно-профилактическое учреждение Уральского региона с самого начала по замыслу своих создателей стало клинической и учебной базой восьми кафедр Уральской государственной медицинской Академии (УГМА).

По количеству кафедр, вовлеченных в деятельность ГКБ  №40, ни одна больница не может с ней соперничать до сих пор. На практике это дает двойной эффект: опыт и авторитет состоявшихся научных кадров напрямую востребован практиками, а с другой стороны после такой школы студенты медики, обученные на современной высокотехнологичной базе 40 больницы, вполне естественно вливаются в ее коллектив и иные лечебно-профилактические учреждения города.

Больница располагает  современной лечебно-диагностической  базой, включающей консультативную  поликлинику на 1200 посещений в  день, стационар на 1250 коек, оснащена современным диагностическим оборудованием. Отделения стационара размещены в 5 лечебных специализированных корпусах (хирургический, терапевтический, нейрохирургический, инфекционный, акушерско-гинекологический). В больнице работает 407 врачей, из них 8 докторов медицинских наук, 25 кандидатов медицинских наук, 117 врачей высшей категории, 80 врачей первой категории, [27].

Разнообразие направлений диагностической  и лечебной помощи, оказываемой в МУ ГКБ № 40 позволяет принимать пациентов с самыми различными заболеваниями и оказывать им помощь на уровне клиники, которой присвоена 5 Б (высшая) категория.

Реформирование системы  здравоохранения поставило перед  медицинскими учреждениями ряд принципиально новых задач. Среди них – доступность, своевременность и качество информации. Скорость и качество получения и обработки информации составляет основу информационной системы, позволяющей аккумулировать информационные потоки с целью наиболее эффективного управления ими.

 В 2002 году в МУ  ГКБ №40 назрела необходимость в построении единого информационного пространства, частично эту задачу помогает решить компьютерная сеть больницы. На 1 января 2003 года количество внутрибольничных компьютеров подключенных к международной компьютерной сети ИНТЕРНЕТ составляло 80 единиц, по данным на июль 2004 года 120 единиц, кроме того, компьютеры постоянно модернизируются и обновляются. Служебное пользование информационной сетью ИНТЕРНЕТ на одного  зарегистрированного пользователя предоставляется бесплатно для сотрудников больницы в объеме 50 Мб (ориентировочно 500000 страниц текста в формате WORD) в месяц. Данная услуга оплачивается из  средств внебюджетной деятельности больницы. Пользование сверх 50 Мб предоставляется за счет личных средств пользователя по тарифам, утвержденных провайдером «Урал РЕЛКОМ».

 Поскольку в больнице  создана и успешно функционирует  единая информационная сеть, то общебольничные приказы, распоряжения и объявления дублируются на сайте ГКБ № 40, и доступны всем пользователям. На сайте представлена информация о деятельности больницы, каждого отделения, поликлиники и других служб, относящихся к ГКБ №40, с указанием всей необходимой справочной информации.

Управление ГКБ№40 осуществляется в соответствии с Законодательством Российской Федерации и Уставом больницы. Найм (назначение) главного врача  ГКБ№40 осуществляется начальником Городского управления здравоохранения (ГУЗ) на контрактной основе. Главный врач ГКБ№40 может быть освобожден от занимаемой должности по основаниям, предусмотренным законодательством РФ и заключенным контрактом. Главный врач несет персональную ответственность за результаты работы больницы.

Главный врач имеет заместителей, назначаемых и освобождаемых  от должности главным врачом. Компетенция  заместителей определяется должностными инструкциями и контрактами. Распоряжения заместителей главного врача являются обязательными для исполнения подчиненными им работниками. Главный бухгалтер ГКБ№40 назначается и освобождается от должности начальником Городского управления здравоохранения по согласованию с главным врачом ГКБ№40, на контрактной основе. Руководители структурных подразделений назначаются на должность и освобождаются от должности главным врачом ГКБ№40.

Цель любой организационной  структуры состоит в том, чтобы  обеспечить достижение стоящих перед организацией задач.

При разработке организационной  структуры управления ГКБ №40 было осуществлено деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности: заместители главного врача по клинико-экспертной работе, по терапии, хирургии, инфекции, нейрохирургии, акушерско-гинекологической службе, хозяйственной части, снабжению и др. (Приложение 2)

Установлено соотношение  полномочий различных должностей.[8] При этом руководство устанавливает  цель команд и производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства. Таким образом, у заместителя главного врача по хирургии в подчинении находятся 8 отделений, руководят которыми заведующие отделений: хирургические отделения, онкомаммологическое, оториноларингологическое, сосудистой хирургии и другие. У заместителя главного врача по клинико-экспертной работе в подчинении находятся – отдел внебюджетной деятельности и маркетинга, канцелярия, отдел медицинской статистики, экспертно-аналитический отдел ОМС, организационно-методический отдел, архивный отдел.

В ГКБ№40 разработаны должностные инструкции, определены должностные обязанности, как совокупность определенных задач и функций, поручено их выполнение конкретным лицам. В некоторых случаях, связанных с производственной необходимостью, например работа и дежурства в выходные и праздничные дни, руководство разрабатывает конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Во всех отделениях ГКБ  №40 разработаны положения, в которых  определены взаимоотношения подразделений друг с другом.

Управленческому аппарату оказывается поддержка со стороны постоянных комиссий. (Приложение 3) Комиссия имеет нижестоящую линейную организацию, через которую и осуществляется управление. Комиссии выполняют широкий спектр работ с различной степенью ответственности. С точки зрения их места в структуре организации они могут быть линейными и функциональными, официальными и неофициальными. В целом комиссия представляет собой группу лиц, на которых возложено решение специальной задачи.

 Создание комиссий, как правило, обусловлено рядом  причин.

Во-первых, это необходимость иметь такое структурное подразделение, где можно было бы высказать идеи, обменяться опытом, выработать коллективные рекомендации. Во-вторых, обеспечение представительства заинтересованных групп, что позволяет выявить более взвешенную, сбалансированную точку зрения, которая основывается на широких знаниях и опыте. В свою очередь, группы, предлагающие свою точку зрения на развитие событий, проявляют повышенное чувство ответственности по отношению к окончательно принятым решениям. В-третьих, одновременный доступ к получению информации всех участников комиссии, что позволяет экономить рабочее время руководителя, а так же содействует повышению уровня координации деятельности организации в целом. В-четвертых, консолидация полномочий, т.е. возможность напрямую, минуя инстанции, выйти на требуемый уровень административной власти (вопросы финансов, организационные и другие). В-пятых, возможность использования комиссий в качестве средства повышения профессиональной подготовки, развития соответствующих навыков руководителя.

Возможны так же и  недостатки в работе комиссий. Среди  них выделим следующие: сравнительно медленный процесс принятия решений; возможно доминирующее положение участников комиссии, обладающих повышенным темпераментом, которые могут подавлять потенциальные знания и навыки других; вероятность принятия компромиссных решений (не всегда самых эффективных) в результате разногласий участников комиссии; тем самым комиссии уменьшают полномочия линейных руководителей.