Деловые переговоры и особенности их использования в работе таможенных органов

4. Легитимность

На практике очень часто приходится сталкиваться с жестокой реальностью существования конфликтующих интересов. Некоторые участники переговоров пытаются разрешить подобную ситуацию посредством волевого давления. Однако эффективно участники переговоров убеждают своих партнеров посредством переговоров. Споры о том, что следует, а чего не следует делать, создают обстановку соревнования, в которой каждая из сторон считает, что упрямство будет вознаграждено. Подготовка к тому, чтобы какого-то в чем-то убедить, требует продумывания, можно даже сказать, - исследования тех вещей, которые дадут возможность показать партнеру: ему надо соглашаться, поскольку соглашение имеет смысл.

Наиболее распространенные ошибки:

• полное игнорирование легитимности.

Если участники переговоров не подготовятся к тому, чтобы обсуждать логически обоснованную канву возможных соглашений, они придут на переговоры, не способные сказать ничего, кроме таких слов: «Давайте согласимся с этим, потому что это именно то, что мне нужно» (будут не в состоянии объяснить, почему полагают, что то, чего они хотят, имеет смысл или приемлемо).

• недостаточное внимание к тому, как партнер по переговорам будет объяснять соглашение

Если полагать, что  придумать приемлемое объяснение –  это проблема партнеров, появляется риск столкнуться с тем, что они не смогут этого сделать. В результате партнеры могут не принять соглашение, либо, приняв, не будут соблюдать его в полной мере, как в случае, если бы условия сделки были им понятны, и они смогли бы объяснить свое решение.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к тому, чтобы помочь противоположной стороне объяснить достигнутый на переговорах результат. Перед кем бы ни отчитывались партнеры по переговорам, если они не смогут убедительно объяснить, почему они дали согласие на заключенную сделку, им будет трудно, или вообще невозможно, принять ее либо, после принятия, соблюдать ее условия точно и охотно.

5. Коммуникация

Процесс переговоров  очень важен. Во время переговоров необходимо стремиться к установлению хорошей коммуникации. Хорошая коммуникация способствует устранению недопонимания, а также приводит к тому, что переговоры идут более эффективно. Достижению этих целей может помочь подготовка.

Наиболее распространенные ошибки:

• концентрация внимания на репетиции определенных выражений.

Если участники переговоров  тратят большую часть своей энергии  на обдумывание того, что они скажут противоположной стороне, велика вероятность  того, что они скажут что-то не то. Если готовится, думая о том, что  говорить, то высока вероятность того, что можно оказаться неготовым к тому, что может сказать противоположная сторона, или к тому, как она может интерпретировать то, что было сказано.

• игнорирование белых пятен.

В любой отрезок времени  участник переговоров может воспринять только какую-то часть из всей головоломки намерений, восприятий и взаимодействий окружающих людей.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к двустороннему общению. Независимо от намерений или предпочитаемой тактики необходимость слушать другую сторону. Во время подготовки к ведению переговоров очень важно продумать, что противоположная сторона будет говорить, а также реакцию на различные сообщения. Для того чтобы эффективно вести переговоры, нужно подготовиться к тому, чтобы изложить свое мнение таким образом, чтобы партнеры могли его услышать.

6. Взаимоотношения

Чрезвычайно важным элементом  на любых переговорах, причем вызывающим обычно больше всего беспокойства, является качество рабочих отношений, которые устанавливаются с противоположной сторон. Хорошие рабочие отношения позволяют эффективно справляться с возникающими у нас трудностями. Плохие, в свою очередь могут привести к срыву сделки даже тогда, когда по крайней мере, на бумаге для обеих сторон было бы лучше, если бы они достигли согласия.

Наиболее распространенные ошибки:

• смешивание взаимоотношений и сути дела

Часто проявляется тенденция к смешиванию вопросов взаимоотношений. Если не суметь привести черту между двумя этими вещами во время подготовки к ведению переговоров, возрастает вероятность попыток сохранить отношения, делая значительные уступки. Наоборот это может показать противоположной стороне, как добиваться от уступок: им надо всего лишь вести себя так, словно они обиделись или почувствовали к себе неуважение.

Хорошо подготовленный участник переговоров готов к тому, чтобы делать безусловно конструктивные шаги для улучшения отношений. Любые шаги, которые будут сделаны должны быть «безусловно конструктивными»: делать то, что хорошо для одной стороны и помогает улучшать отношения, независимо от того, идет или нет навстречу противоположная сторона.

7. Обязательства

Завершая переговоры, если только не будет решено прервать их, стороны берут на себя обязательства. Они представляют собой соглашения о том, что будет делать каждая из сторон. Для того, чтобы переговоры могли считаться успешными, данные обязательства должны быть четкими, хорошо продуманными и долговременными.

Наиболее распространенные ошибки:

• незнание того, как будет выглядеть «выполнение».

Многие переговоры начинаются с тог, что участники называют один-два вопроса, по поводу которых они хотели бы договориться, например, цены и дату поставки. Во время ведения переговоров они обнаруживают (если им повезет), что имеется целый ряд других вопросов, которые в случае их игнорирования могут сорвать их соглашение: ими могут быть форма отгрузку товара, страхование, обеспечение качества и т.д. если они не смогут обсудить то, как будут подходить к решению подобных вопросов, и, возможно, как должны поступать в определенных непредвиденных случаях. Если на переговорах они упустят все это из поля своего зрения, каждая сторона станет поступать по своему усмотрению. Последствиями этого могут быть разрушенные отношения, а также не слишком долгий срок действия подобной сделки.

Хорошо подготовленный участник переговоров планирует заранее обязательства по поводу конкретных действий. При ведении сложных деловых переговоров надлежит взять контрольный список вопросов и подумать над тем, что придется предпринять на практике, чтобы осуществить то, что предусматривается достигнутым соглашением.

 

 

2.2 Проведение деловых переговоров

Нельзя предложить точную модель проведения любых конкретных переговоров, если не считать, конечно, крайне обобщенные схемы:

-приветствие и введение  в проблематику;

-характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров;

-изложение позиции  (подробно);

-ведение диалога;

-решение проблемы;

-завершение.

Переговоры проводятся:

• по определенному поводу (например, в связи с необходимостью налаживания кооперационных связей);
• при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов);
• с определенной целью (например, заключение соглашения);
• по определенным важным вопросам (политического, экономического, социального или культурного характера).

Всякие переговоры требуют  тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся (с использование анализов, расчетов экономического эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические нюансы.

Недостатки при ведении переговоров.

“Холодный запуск”. Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной степени:

-их необходимость  и цель;

-сложности и возможные последствия.

В этом случае за ним лишь “ответный ход”, т. е. он будет реагировать, а не действовать (не от него будет исходить инициатива).

“Отсутствие программ”. У партнера нет четкого плана  действий в пределах максимальных и  минимальных требований. Легче вести  переговоры имея в голове (или на бумаге) различные варианты действий. Обычно (вне переговоров) для осуществления необходимых решений достаточно распоряжения.

“Главное чтобы меня это устраивало”. Партнер настолько выпячивает собственные  интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое узко эгоистичными ведомственными соображениями блокирует собеседника, отбивая у него охоту вести, переговоры вообще.

“Пускать все на самотек”. Партнер  не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров позиции и ожидаемой реакции противоположной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

“Коммуникативные заморыши”. Неправильное поведение одного из партнеров  отрицательно сказывается на атмосфере  переговоров, мешает достижению их цели. Партнер разучился слушать (или некогда не владел этим искусством). А это является условием эффективности всяких переговоров.

С помощью анализа  реального положения дел выявляется несовпадение интересов участвующих  в переговорах сторон, что ведет  к возражениям, встречным требованиям, отказам и т. д. Недооценивается  значение психологических моментов (например, готовности участников переговоров пойти на встречу партнеру). У многих руководителей эти способности развиты недостаточно. Успех переговоров не в последнюю очередь зависит от принципиального отношения собеседников к переговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации.

Поведение при ведении  переговоров.

Надо настойчиво добиваться намеченной цели убедительно аргументировать  свои предложения, но нельзя быть слишком упрямым и глухим к мнению партнера: на переговорах приказов не отдают. Достойно представлять свои интересы вносить предложения по решению обсуждаемой на переговорах проблемы.

Чтобы переговоры развивались  успешно необходимо сразу же после  их начала постараться найти общую  с партнером позицию. В начале переговоров нужно затронуть бесспорные, не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После можно обсуждать такие пункты, договориться по которым относительно легко. И только после этого остановиться на важнейших вопросах повестки переговоров требующих подробного обсуждения. С самого начала нужно серьезно воспринимать высказывания партнеров по переговорам, их мнения, обоснования проблемы, требования, оговорки и пожелания и т. д.

Нужно говорить спокойно и контролировать свою речь; когда происходит знакомство партнера с соответствующей проблемой, характеризовать причины ее возникновения и возможные последствия, а также невыясненные пункты переговоров. Обобщая сказанное, следует выделить, что поведение должно соответствовать возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно, но не навязчиво.

При проведении деловых переговоров используются три основных метода.

1. Вариационный метод.

При подготовке к сложным  переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), нужно выяснить следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе;
• от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться;
• в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.);
• какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;
• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов.

Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

2. Метод интеграции.

Предназначен для того, чтобы  убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.