Деловые переговоры и особенности их использования в работе таможенных органов

Психологи считают, что  в ходе переговоров отрицательными качествами переговорщика-партнера, которые могут плохо повлиять на контакт и помешать достижению положительного результата, являются:

— бегающие или «ускользающие» глаза;

— торопливая несвязная речь почти без пауз;

— слишком большое количество аргументов «за»;

— суетливая жестикуляция, потирание рук, кручение в руках предметов.

Вывод – в ходе переговоров внимательно нужно следить не только за реакцией партнера, но и за своим собственным поведением и влиянием его на поведение партнера. Ведение переговоров является ответственным элементом внешнеэкономической деятельности. Для успеха в достижении поставленных целей требуется компетентность участников в коммерческих, юридических и технических вопросах. Партнер часто имеет большой опыт в коммерческих делах, он упорно отстаивает интересы своей фирмы.

Переговоры требуют большого умения владеть собой, обладания находчивостью, быстротой ориентации для того, чтобы принимать правильные оперативно-тактические решения при быстро меняющейся ситуации, способность к поиску и нахождению компромисса, проявлению гибкости. Крайне полезно индивидуальное знание характера и личных качеств партнера по переговорам или умение составить в короткое время правильное представление о нем, выявить действительные его намерения и возможности. Для быстрейшего достижения поставленной цели естественно следует тщательно готовиться к предстоящим переговорам, предусматривать возможные ситуации, не полагаться на стереотипы, подбирать команду так, чтобы ее участники могли оказать помощь в возникающих трудных ситуациях.

Для успешного ведения  внешнеэкономической деятельности к коммерсанту следует предъявить следующие основные требования (а к ведущему переговоры в особенности): коммуникабельность, компетентность, аналитическое мышление, инициативность, пунктуальность, обязательность, понимание психологии людей, трудолюбие и трудоспособность, честность, любовь к выбранному делу, преданность ему, самокритичность.

Психологи считают, что  первое впечатление о личности имеют несколько компонентов, которые располагаются в следующей последовательности:

 1 —наружность, одежда, осанка;

 2 —эмоциональное состояние;

 3 —поведение, выполняемые действия;

 4 —предполагаемые качества личности, угадываемые на основе предыдущих признаков.

В одежде обращают внимание, прежде всего насколько она подходит к случаю, опрятность (не только одежды, но и обуви). Кроме того, имеет значение соответствие стиля одежды стереотипу восприятия конкретной социальной группы людей. Явные отклонения от этих стереотипов часто влекут за собой непонимание.

На втором месте в списке качеств, которые влияют на мнение о человеке, его эмоциональное состояние. Улыбчивые, доброжелательные, обаятельные люди буквально генерируют положительную энергию, к их предложениям и пожеланиям просто нельзя не прислушаться. Совершенно противоположное отношение вызывают агрессивные, излишне напористые, раздражительные и саркастичные граждане. Причем независимо от того, действительно ли эти качества присущи их характеру или это просто маска, скрывающая робость, ранимость.

Правило первое: прежде чем убеждать кого-либо, нужно убедиться, что проблема ясна. При подготовке к встрече можно воспользоваться следующим планом.

1. Нужно четко сформулировать несколько основных аргументов в свою пользу, например.

2. В формулировках по возможности заменить все абстрактные понятия на более или менее конкретные. Можно рассказать, какую именно реальную потребность собеседника есть возможность удовлетворить своим предложением (товаром, услугой).

3. Разделить аргументы на сильные и слабые.

4. Продумать порядок подачи аргументов. В общем случаем оптимален такой вариант: сильные — слабые — самый сильный. Но существуют и другие приемы, например, «смертельный удар», когда в самом начале выкладывают все козыри (этот прием хорош, когда есть полная уверенность в собственной силе).

5. Постараться «угадать», какие могут быть возражения. Придумать предварительные ответы на них. Например, если при первой встрече клиент сомневается в солидности фирмы, то необходимо предоставить ему потрясающую информацию об успехах предприятия, подкрепленную всяческими документами и доказательствами.

Правило второе: не стоит опускать руки, если собеседник с самого начала говорит о невыгодности заключения сделки. В социальной психологии подмечена такая особенность начала деловых переговоров, как завышение своих позиций одной или обеими сторонами. Если ваш оппонент с самого начала ведет себя как «надутый индюк», вы должны благожелательно и постепенно продвигать его к раскрытию его истинной позиции.

Правило третье: нельзя бросаться с места в карьер. Многие деловые люди заблуждаются, когда считают, что не стоит тратить время на «пустые» разговоры «за жизнь» перед обсуждением основной проблемы. На самом деле эти «пустые» разговоры способствуют созданию благожелательности. А вот в конце беседы психологи как раз советуют не увлекаться посторонней болтовней. Дело в том, что лучше всего закрепляется в памяти итог беседы, и пусть им будет совместное взаимовыгодное решение.

Правило четвертое: нельзя начинать с негатива. Даже если оппонент в чем-то не прав, нужно мягко поправить его. Только после этого переходить к обсуждению спорных моментов.

 

 

3.2 Практика ведения деловых переговоров компанией

В компании «Хьюз Эйркрафт», которая осуществляет сообщение и перевозку, подготовка многочисленных контрактов находится на высоком уровне.

Приверженность к принятию решений всей командой и опережающая система информации объясняют, почему многие важные закупки компании «Хьюз Эйркрафт» оказываются успешными. Закупочная комиссия формируется задолго до того, как будут уточнены предстоящие расходы и окончательный вариант задания, чтобы могли быть учтены цели компании в целом.

В комитет входят представители  технологического, ценового и финансового  отделов и отделов контроля за качеством, менеджмента программы и закупок. Группа ищет пути объединения общих интересов компании с интересами представленных партнёров. Соотношения выгод и потерь, которые могут привести к конфликтам, выносятся на обсуждение и становятся предметом переговоров. Комитет отвечает за принятие стратегических решений в следующих областях:

1.   Производство  или покупка.

2.   Предварительный  контракт и соображения клиента.

3.   Будущий потенциал.

4.   Создание обстановки  активной конкуренции.

5.   Технологические ограничения.

6.   Финансирование  и временные ограничения.

7.   Информация и  контроль за поисками фактов.

8.   Анализ стоимости  и допустимого риска.

9.   Оценка источников  снабжения.

10. Интеграция рынка  продукта.

Менеджер по контрактам является постоянным главным исполнителем и представителем комитета на переговорах. На него возложены следующие функции: регулирование контактов между членами комитета, обеспечение принятия решений и планирование работ по снабжению с момента формирования до конца работы. Формальные встречи комитета происходят по меньшей мере пять раз:

1.   Когда представляется  для ратификации план снабжения.

2.   Перед тем  как подготовлены основные запросы.

3.   Перед тем  как окончательно оцениваются  источники снабжения.

4.   После того как выбраны источники снабжения.

5.   Перед началом  переговоров.

Члены комитета приходят к пониманию желаний и стремлений других членов команды и начинают уважительно относиться к их опыту и знаниям задолго до начала переговоров. Дискуссии с предполагаемыми поставщиками ведутся очень осторожно. Это дает возможность более свободно спорить и торговаться, когда начнутся настоящие переговоры. На этих встречах потенциальные покупатели знакомятся с техническими характеристиками будущей покупки и с возможным риском, связанным с ней. Все эти действия в совокупности создают благоприятный для переговоров климат, способствующий принятию разумных долгосрочных решений.

Не всегда системы  менеджмента работают так, как предполагается, но эта система оправдывает себя и работает очень хорошо. Информация, которая идет от поставщиков и обратно, тщательно контролируется. Члены комитета выполняют функции связующих звеньев в цепочке сбора информации. Контролеров гораздо больше интересует адекватность систем контроля и прогнозирование прибылей поставщиков, чем беспрестанные волнения по поводу накладных расходов и нормирования. Ценовые аналитики на месте изучают работу поставщиков и получают информацию о недостатках календарного планирования и о предполагаемом качестве изделия. Контакты между инженерами рассматриваются как возможность лучше разобраться в личностных особенностях представителей поставщика, их позиции и целях.

 

 

3.3 Особенности ведения переговоров таможенными органами

Таможенные органы проводят переговоры в различных целях: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности, заключение международных договоров, развития таможенной службы и т.д.

Практически все переговоры таможенных органов проводятся на официальном уровне. 28 ноября 2006 года состоялись переговоры представителя таможенных органов в лице руководителя Федеральной таможенной службы России Андрея Бельянинова с Генеральным секретарем Всемирной таможенной организации Мишелем Дане.

В ходе переговоров Андрей Бельянинов дал высокую оценку деятельности Всемирной таможенной организации  и заверил Мишеля Дане в том, что  российская таможенная служба и впредь будет уделять особое внимание развитию тесного плодотворного взаимодействия с возглавляемой им организацией. Руководитель ФТС России отметил необходимость совершенствования международного таможенного сотрудничества, включая механизм взаимодействия с таможенными службами стран Содружества Независимых Государств (СНГ) и Евразийского Экономического Сообщества (ЕврАзЭС). В частности, одним из этапов этой работы должен стать саммит глав таможенных служб стран СНГ, который планируется провести в Москве.

Со своей стороны  Мишель Дане отметил, что отношения  между Всемирной таможенной организацией и Федеральной таможенной службой всегда характеризовались конструктивностью и открытостью. По его мнению, руководство ВТО крайне заинтересовано в дальнейшем активном участии в ее деятельности российской таможенной службы, пользующейся заслуженным авторитетом среди иностранных коллег. Одной из целей переговоров было обсуждение вопросов предстоящего вступления Российской Федерации во Всемирную торговую организацию и задачи, встающие перед ФТС России по гармонизации таможенного законодательства и таможенных процедур в соответствии с международными стандартами. В связи с этим Генеральный секретарь ВТО от лица его организации выразил готовность оказать содействие в подготовке российских таможенников и участников внешнеэкономической деятельности к работе в новых для них условиях. При этом он подчеркнул, что ВТО могла бы подготовить соответствующую учебную программу, которая учла бы опыт других государств, ранее вступивших во Всемирную торговую организацию, с целью дальнейшего интегрирования России в глобальную экономику. По мнению руководителя ФТС России, основой для осуществления такого проекта мог бы стать Региональный учебный центр ВТО, уже несколько лет функционирующий на базе Российской таможенной академии.

По завершении встречи  главы ФТС России и ВТО пришли к общему согласию об эффективности двустороннего сотрудничества и выразили готовность к его дальнейшему укреплению и всемерному расширению.

Практическими результатами двусторонних переговоров стало создание в Москве одного из 11 региональных узлов связи ВТО по правоохранительной деятельности (RILO-Москва) и Регионального учебного центра ВТО на базе Российской таможенной академии (РТА). В частности, основной задачей указанного регионального узла связи является обеспечение непрерывного поступления информации, ее учета и распределения в правоохранительной сети ВТО «CEN». Значение «RILO-Москва» для правоохранительной деятельности ФТС России обусловлено тем, что его работа призвана, во-первых, координировать действия национальных узлов связи таможенных служб стран-участниц Содружества Независимых Государств (СНГ) и, во-вторых, обеспечивать их взаимодействие с ВТО и другими региональными узлами связи в соответствии с Положением о RILO.

 

Рекомендации, хотя они и не претендуют на исчерпывающий характер, они окажут помощь тем, кто уже ведет, начинает или готовится вести личные переговоры или участвовать в них.

Ведение переговоров, четко  аргументированных распланированных весьма важно в компаниях и  таможенных органах для их эффективного существования и «здоровой» конкуренции. Необходимо очень серьёзно подходить к процессам подготовки и проведения деловых переговоров.

 

 

Заключение

Развитие экономических  отношений в России в настоящее  время диктует свои нормы и  требования для тех, кто пытается не только выжить в бизнесе, но и добиться успеха. Это связано не только с экономикой, но и с многими другими науками, включая психологию. Психологические навыки, умение общаться с оппонентом, рациональное и эффективное использование поведенческих тактик в деловых переговорах - все это необходимо профессиональному менеджеру не меньше знания основ права и экономики. являются достаточно актуальными на сегодняшний день в России: эффективность переговоров; неформальные условия проведения переговоров; переговоры будущего.

Для обеспечения максимальной эффективности в ведении деловых переговоров опытный переговорщик должен обладать наибольшим пакетом тактических приемов, методов, направлений и своевременно использовать их сообразно выбранной стратегии поведения. Безусловно, упомянуть обо всех тонкостях практически невозможно - каждые отдельно взятые переговоры характеризуются своими установками, целями и т.д. Если некий прием уместен и эффективен в одном случае, это вовсе не означает, что он будет желателен в другом. Умение комбинировать, выбирать поведенческую стратегию, учитывая личностные характеристики оппонента - это и многое другое формируется навыками проведения деловых переговоров.