Информация как экономический и социальный ресурс предприятия

Как видно из таблицы 2.13, объем внутренней договорной работы в  УПРР в целом имеет динамику роста. Это связано с увеличением штатов, активной работой по обучению и повышению квалификации работников, приемом студентов на практику.  В 2010 году по сравнению с 2009 годом объем договоров между предприятием и работниками снизился  на 7,62 %, тем не менее, динамика количества трудовых и ученических договоров положительная. Динамика объема внутренней информационно-договорной работы в УПРР представлена на рисунке 2.7

Рис.2.7  Динамика объема внутренней информационно-договорной работы

УПРР, 2008-2010 гг.

Таким образом, основываясь на результатах проведенного анализа можно сделать выводы, что динамика объема внутренней информационно-договорной работы структурного подразделения положительная, однако в 2010 году по сравнению с 2009 годом она имеет тенденцию к снижению. Структура  внутренней договорной работы за 2009 году и 2010 году представлена на рисунках 2.8, 2.9 и 2.10 соответственно.

Как видно из рисунков 3.4 - 3.6, основную долю договоров, заключаемых между работниками и предприятием, занимают договоры на обучение. Это связано с тем, что основная масса трудовых договоров  заключалась в предшествующие годы. Таким образом, для УПРР характерна интенсивная договорная работа.

Рис.2.8 Структура внутренней договорной работы УПРР, 2008 г

Рис.2.9 Структура внутренней договорной работы УПРР, 2009 г.

Рис.2.10 Структура внутренней договорной работы УПРР, 2010 г.

Рост производства позволяет сделать прогноз, что в будущем количество договоров будет так же возрастать. Организация договорных отношений между работниками и предприятием с  трудом поддается  количественной оценке эффективности. Представляется, что фактором, указывающим на эффективность информационно-договорной работы с персоналом, является число исковых заявлений работников по трудовым делам. Динамика исковых заявлений по трудовым делам УПРР представлена в таблице 3.5

Таблица 2.14

Динамика исковых заявлений по трудовым делам от работников УПРР

Как следует из таблицы 2.14, количество исков по трудовым делам от работников к УПРР с каждым годом возрастает. Это обусловлено возросшей правовой грамотностью работников, их настойчивостью в защите собственных интересов. Кроме того, это показатель недостаточно эффективной внутренней информационно-договорной работы в УПРР.

Таким образом, для внутренней информационно-договорной работы в УПРР характерны следующие проблемы:

      выполнение функций по заключению трудовых, ученических, и других договоров с работниками предприятия осуществляется работниками отдела кадров, не имеющими специальной подготовки;

      контроль юрисконсульта за внутренней договорной работой носит формальный характер;

      не ведется целенаправленной работы по контролю над исполнением договорных обязательств;

ГЛАВА 3. Направления повышения эффективности информационного обеспечения деятельности УПРР

ОАО «Сургутнефтегаз»

3.1. Автоматизация информационного обеспечения деятельности структурного подразделения

Практически каждая компания работает с договорами. У большинства из них встает вопрос автоматизации учета договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами.

Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности. Мы рассмотрим некоторые требования к системе автоматизации, что может показаться интересно компаниям, стоящим перед выбором системы автоматизации управления договорами.

Автоматизация договоров начинается с их учета. Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.

Каждый документ имеет свой печатный вид или несколько печатных видов. Печатные формы могут быть регламентированы законодательством или внутренней политикой компании, а могут иметь произвольную форму. Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы, а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.

Каждый документ, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях создание и утверждение документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: договорным отделом, бухгалтерией, производственным отделом, юристами и т.д.

Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям.

Система автоматизации должна содержать генератор произвольных отчетов. И поддерживать быстрое добавление новых аналитических справочников. Конечно, наличие специализированных отчетов (например, для Пенсионного фонда) только приветствуется.

Для малых предприятий достаточно для учета трудовых договоров  бесплатных программ или Excel. Если же компания или холдинг имеет сложный внутренний учет, то здесь уже поможет внедрение .

Технология внедрения также может отличаться. Некоторые поставщики практикуют комплексную автоматизацию под ключ. Такой подход связан с определенными трудностями. Шансы, что система в целом заработает, намного меньше, чем вероятная работоспособность отдельного модуля. Поэтому некоторые компании предпочитают лоскутную автоматизацию из работающих модулей.

Даже если адаптированный программный продукт полностью соответствует техническому заданию – не факт, что он заработает. На этапе проектирования контуры конечного продукта выглядят достаточно зыбко. Возможно, лучше внедрять не под ключ, а использовать метод работающих прототипов.

В каждый момент внедрения заказчик уже имеет работающую систему с ограниченной функциональностью. Такой момент позволяет достаточно быстро определить, подходит ли данная система для автоматизации предприятия, а не ждать опытную эксплуатацию. К тому же такой подход позволяет быстро находить и исправлять ошибки.

Нами предлагается разработать и внедрить в УПРР дополнительный модуль к программе R/3 по учеты трудовых и ученических договоров. Затраты на разработку и внедрение модуля представлены в таблице 3.1

Таким образом, затраты на автоматизацию внутренней договорной работы составят 373 435,52  руб.

Затраты планируется произвести за счет прибыли предприятия.

Таблица 3.1

Расчет затрат на содержание дополнительного модуля к программе R/3, в год.

Общий экономический эффект от предложенных мероприятий составит  7 818 тыс. руб. Внедрение мероприятий будет способствовать совершенствованию развития договорных отношений внутри предприятия.

3.2. Создание информационно-аналитического отдела в УПРР

Для  объединения функций по ведению информационно-договорной работы  и совершенствования ее организации предлагается создать в УППР информационно-аналитический (договорной) отдел.

Основными функциями этого отдела должны стать следующие:

      Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия;

      Защита правовых интересов предприятия;

      Методическое руководство договорной работой на предприятии;

      Нормативная регламентация договорной работы;

      Преддоговорная работа, как составная часть бизнес-планирования коммерческих (некоммерческих) проектов: разработка, согласование и утверждение проекта договора и его технико-экономического обоснования; проверка правильности оформления проекта договора на соответствие требованиям законодательства; комплексная оценка проекта договора (маркетинговая, коммерческая, финансово-экономическая, научно-техническая, производственная, интеллектуальная и др.) с участием профильных подразделений и/или независимых консультантов; разработка сетевого графика исполнения договора;

      Заключение предпринимательских договоров;

      Распределение функций подразделений (должностных лиц) в договорной работе;

      Организация и контроль исполнения договоров.

Создание договорного отдела  освободит юрисконсульта от  функций по ведению договорной работы, и он сможет сосредоточиться на вопросах корпоративного и трудового права. В состав  договорного отдела  необходимо включить 4 штатные единицы, следующих должностей:

      начальник отдела;

      ведущий специалист;

      специалист 1 категории; 

      специалист 2 категории.

Сотрудников договорного отдела УПРР будут обладать следующими полномочиями:

      Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

      Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по соответствующим вопросам;

      Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

      Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

      Привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на него задач;

      Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Также были проработаны требования к квалификации и уровню знаний принимаемых сотрудников:

На должность начальника договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

На должность специалистов отдела могут  быть назначены лица, имеющие высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Начальник договорного отдела, а также специалисты отдела  должны  знать:

      законодательные и нормативные акты по всем вопросам производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;

      методические материалы по правовой деятельности;

      гражданское, трудовое, финансовое, административное право;

      налоговое законодательство;

      экологическое законодательство;

      порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;

      порядок систематизации, учета и содержания в контрольном состоянии правовой документации с использованием современных информационных технологий;

      основы экономики, организации труда, производства и управления;

      средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

      систему автоматизированного ведения договоров "Респект: учет договоров";

      правила и нормы охраны труда.

Также в УПРР необходимо разработать Положение о порядке ведения договорной работы.

В таблице 3.2 представлен примерный календарный план создания договорного отдела.

              Таблица 3.2

Календарный план создания договорного отдела УПРР