Коммуникация в процессе управления

министерство транспорта РФ

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ГОУ ВПО «Дальневосточный Государственный Университет

Путей Сообщения»

Институт экономики

Кафедра: “Менеджмент”

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: “Менеджмент”

Тема: “Коммуникация в процессе управления”

Вариант 17

Выполнил: студент 335 группы

Тимошинов А.В.

Проверил: кандидат наук, доцент

Попов А.Б.

Хабаровск 2010

Содержание

Ведение……………………………………………………………….………3

1. Коммуникации в процессе управления……………………….…...……..5

1.1. Сущность и виды коммуникаций. Коммуникационный процесс…….….…5

   1.1.1. Понятие коммуникации. Язык…………………………….…….………..5

   1.1.2. Два аспекта коммуникации………………………………………….……6

   1.1.3. Виды коммуникаций………………………………………………………7

   1.1.4. Коммуникационный процесс……………………………………..……..10

   1.1.5. Этапы процесса коммуникаций…………………………….……..…….10

   1.1.6. Обратная связь и помехи……………………………………………...…13

1.2. Основные направления совершенствования межличностных коммуникаций………………………………………….……………..…..…12

   1.2.1. Семантические барьеры………………………………………...….……16

   1.2.2. Невербальные преграды………………………………………...…….…17

   1.2.3. Плохая обратная связь…………………………………………...………19

   1.2.4. Неумение слушать……………………………………………….………20

   1.2.5. Приемы постановки вопросов………………………………...…..…….20

1.3. Проблемы и пути совершенствования организационных коммуникаций………………………………………………………....……22

   1.3.1. Регулирование информационных потоков……………………….…….22

   1.3.2. Управленческие действия…………………………………...…..………22

   1.3.3. Система обратной связи……………………………………….…...……23

   1.3.4. Система сбора предложений…………………………...………..…..….23

   1.3.5. Информационные бюллетени…………………………………..………24

   1.3.6. Современные информационные технологии…………………….….....25

2. Совершенствование системы управления ОАО «ДВНИИТС»……………26

   2.1. Общая характеристика предприятия……………………….……….……26

   2.2. Внешняя и внутренняя среда организации………………………..……..31

   2.3. Миссия и цели предприятия………………………………………………40

   2.4. Методы управления………………………………………………………..42

   2.5. Организационная структура управления…………………………..…….44

3. Выводы и предложения по совершенствованию системы управления..…..48

Заключение…………………………………………………………………….…61

Список использованной литературы………………………………………..…..62

ВВЕДЕНИЕ

Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

В современных условиях коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций… Что же делает коммуникации эффективными, а что препятствует передаче информации в организации? В чем особенность коммуникационного процесса в современных условиях?

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Человек приходит в организацию, руководствуясь личными целями и личными интересами. У организации также существуют свои цели и интересы. При работе человека внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование.

Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определёнными характеристиками и свойствами – для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

Коммуникации в менеджменте выполняют интегрирующую роль. Объединение участников коммуникационного процесса происходит с помощью языкового общения. В коммуникации обязательно необходимо учитывать ёе два аспекта: личностный и информационный.

Целью работы является исследование организации ОАО «ДВНИИТС» как объекта управления и разработка рекомендаций по совершенствованию существующей структуры управления.

Задачи работы:

- дать общую характеристику организации;

- исследовать факторы внешней и внутренней среды, а также определить    сильные и слабые стороны организации, ее возможности и угрозы;

- раскрыть миссию и цели организации;

- описать методы управления;

- описать организационную структуру управления;

- разработать рекомендации по совершенствованию структуры управления.

Основным источником информационного обеспечения курсовой работы являются данные, отчеты и устав предприятия ОАО «ДВНИИТС».

1. Коммуникации в процессе управления

1.1. Сущность и виды коммуникаций. Коммуникационный процесс

1.1.1. Понятие коммуникации. Язык

Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

По преданию одного из африканских племен, бог при сотворении обитателей континента создал сначала барабанщика, и потом только охотника и кузнеца. Мудрый африканский бог понимал: племя выживет не столько благодаря меткому охотнику или ловкому кузнецу, сколько при наличии умелого барабанщика, который в минуту опасности  мгновенно соберет соплеменников. Такую же функцию «коллективного организатора» выполнял вечевой колокол на Руси.

Один из руководителей американской фирмы «Сирс», сумевший увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл. в год, так объяснил свою причину успеха: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ расширить дело – улучшить коммуникацию».

Каждая организация пронизана сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных  сообщений обратно во внешнюю среду.

Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит  в использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию к среде»).

Язык является важнейшим средством человеческого общения. Коммуникация может иметь место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт.

Пример: фирма «Дженерал моторс» выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля и назвала его специально для латиноамериканцев – «Чеви нова». Модель не пошла на рынке. Проводя исследование, фирма, к своему ужасу, установила что слово «нова» по-испански означает «она не едет».

Главная цель  коммуникации – обмен информацией различного рода. Обмен информацией осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией и общение происходит не только с помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. (Примеры: свист, язык цветов, дорожные знаки и пр.).

Используя язык, менеджер устанавливает контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

С помощью профессионального языка менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует с персоналом.

1.1.2. Два аспекта коммуникации

Коммуникации являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности – они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на:

-                     сообщения информирующего характера;

-                     сообщения инструктирующего характера;

-                     сообщения мотивирующего характера.

Очевидно, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

Информация – это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

Эти два аспекта коммуникации – информационный и личностный – необходимо обязательно учитывать в менеджменте.

Управление не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации.

При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся  коммуникации.

1.1.3. Виды коммуникаций

Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации.

Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.