Курсова робота з управління змінами

Визначимо, які відділи будуть займатися  проведенням заходів щодо змін та як ці заходи будуть узгоджуватися  між відділами (див. табл. 2.2);

Таблиця 2.2

Матриця узгодження «Задачі змін і області діяльності організації»

Задачі змін               Області діяльності	Заходи щодо проведення змін
	A Внесення змін в організаційну  структуру та штатний розпис	Б Розробка положення про  новий відділ	В Розробка нових посадовихінструкцій	Г Набір персоналу	Д Проведення навчання
Управління	+++	+++	+++	+++	+++
Виробництво	+	-	+	+	+
Фінанси	+	+	+	++	+
Персонал	++	++	++	++	+++
Маркетинг	+	+	+	++	+

 

• рівень проведення змін: «На якому рівні  проводитимуться  зміни?».

Запропоновані заходи впливають на кожний функціональний підрозділ підприємства, це вказує на те, що заплановані зміни проводитимуться на загальному рівні, тобто стосуються майже усього підприємства.

Зміни будуть проводитися на рівні організаційної структури підприємства.

Вибір стратегії проведення змін.

При аналізі ситуації, пов'язаної зі зміною організаційної структури, менеджери  при виборі того або іншого підходу  явно або неявно орієнтуються на швидкість  здійснення зміни, обсяг попереднього планування, необхідність залучення  інших співробітників або фахівців. Успішне здійснення зміни відбувається тоді, коли цей вибір є послідовним  і відповідає ключовим характеристиками ситуації.

Під стратегією проведення змін розуміється  загальний підхід, який багато в  чому залежить від ступеня обліку та виявлення зовнішніх і внутрішніх факторів.

Види стратегій  здійснення змін

Все розмаїття  стратегій змін можна об'єднати в  п'ять груп. Зрозуміло, можливі якісь  проміжні, гібридні форми стратегій. Залежно від обраної стратегії  використовуються різні підходи  і способи, за допомогою яких можуть бути реалізовані стратегії змін.

• директивна - нав'язування з боку керівництва змін у сфері управління, ігнорування різних угод;
• переговорна - облік інтересів людей, груп; можливі угоди і різного роду поступки;
• нормативна - спроба добитися підтримки і почуття відповідальності зацікавлених людей, причому не тільки з конкретним нововведенням, але і за досягнення загальних цілей організації;
• аналітична - залучення експертів для вивчення чітко поставлених проблем. Результатом такого підходу є отримання оптимальних рішень, які, однак, можуть не враховувати інтереси всіх людей, що беруть участь в проведенні змін;
• орієнтована на дії - реалізація змін визначається умовами, коли проблема визначена нечітко. Менеджер націлений на дії, він надає невеликий вплив на групу, входить до зміни. Це метод проб і помилок.

Що потрібно враховувати при  виборі стратегії? 
При певних умовах кожна стратегія має певні переваги. Але в той же час можна скласти раціонально обґрунтований список факторів, які можуть вплинути на вибір менеджера.

Чинники, що роблять вплив на вибір стратегії:

Такими факторами є:

• необхідний час для здійснення змін;
• рівень і вид очікуваного опору;
• сила (повноваження) ініціатора змін;
• обсяг необхідної інформації;
• фактори ризику

У цьому випадку доцільно застосування директивної стратегії, тому що зміни мають бути проведені в найкоротші терміни на організаційному рівні підприємства.

Складання плану дій з проведення змін.

Вища ланка управління ініціює  рішення щодо впровадження нововведень, призначає окремих осіб або групи  працівників, відповідальних за певні  аспекти змін.

Програма перетворень повинна  передбачати цілий ряд етапів, що охоплюють підготовку, збір інформації, визначення напрямків роботи та їх наслідків, організаційно-технічне та соціальне проектування, практичну  реалізацію підготовчих змін. Намічені етапи повинні здійснюватися  послідовно.

Створення нового підрозділу на підприємстві вимагає проведення цілого ряду заходів.

Для того, щоб створити новий відділ на підприємстві потрібно внести зміни до: організаційної структури,  штатного розпису, розробити положення про новий відділ, розробити нові посадові інструкції для працівників нового відділу, обладнати приміщення для нового відділу.

Щоб отримати найближчим часом результати змін, було прийняте рішення почати проводити зміни найближчим часом, а точніше з 01.03.2012р.

Складаємо реальний графік проведення змін і визначаємо параметри контролю і оцінки. «Коли почнемо проводити зміни?», «Що необхідне для проведення змін?»( час, робоча група, уточнення функцій, делегування повноважень, посадові інструкції); «Хто відповідальний?» (посада, відділ); «Якими повноваженнями він наділяється?»: Приймати Рішення (Р), Погоджувати (П), Контролювати (К), Надавати інформацію(І), Аналізувати (А), Виконувати(В);  «Коли буде виконано зміни?»;

План по проведенню змін представлений в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3

План по проведенню змін

Характер змін	Захід	Що нам потрібно для проведення змін?	Коли почнемо проводити зміни?	Хто відповідальний?	Якими повноваженнями він наділяється?	Коли буде виконано зміни?
Введення нового підрозділу	зміни структури управління	час, робоча група, уточнення функцій, посадові інструкції	01.03.2012 р.	директор     відділ праці і ЗП	(Р), (С)     (А) (І)	04.04.2012 р.

Для забезпечення оперативного управління і контролю термінів виконання – побудуємо сітьовий графік проведення змін (визначимо критичний шлях) та графік Ганта.

Аби скласти  сітьовий графік проекту, необхідно  прийняти наступні рішення:

• рішення про те, які саме роботи потрібні для виконання проекту;
• які ресурси використовуються при виконанні кожної роботи;
• скільки часу повинно займати виконання кожної роботи;
• коли повинна виконуватися кожна з робіт, тобто необхідно знати черговість їх здійснення.

Перш  ніж побудувати сітьовий графік сплануємо перелік робіт, необхідних для здійснення змін, визначимо тривалість робіт. Всі дані представимо в таблиці. 2.4.

Таблиця 2.4

Роботи по проекту

 

Попередня робота	Код роботи	Вміст даної роботи і черговість виконання	Час, днів		Тривалість роботи, днів
			Початок роботи	Закінчення роботи
-	А	Постановка проблеми. Формування групи проведення змін	1	2	2
А	Б	Розробка плану заходів	2	4	2
Б	В	Проведення змін в організаційній структурі управління	4	7	3
А	Г	Атестація персоналу	2	6	4
Г	Д	Визначення потреби в персоналі	6	7	1
Д	Е	Підбір персоналу	7	14	7
В	Ж	Внесення змін до штатного розпису	7	10	3
Ж	З	Розробка положення про відділ	10	13	3
А	И	Виділення приміщення та обладнання	2	6	4
З	К	Розробка нових посадових інструкцій	13	17	4
И	Л	Прийняття рішення про проведення тренінгу. Підготовка до тренінгу	6	8	2
Л	М	Укладення договорів про тренінг	8	11	3
М, Е	Н	Проведення тренінгу	14	16	2
К, Н	О	Робота за новими стандартами	17	32	15
О	П	Аналіз ефективності робіт за новими стандартами	32	35	3

 

Сітьовий  графік - це графічне зображення різних робіт і взаємозв'язків між ними.

Робота - це процес або дія, яку потрібно зробити, аби перейти від однієї події до іншої.

Подія –  це фіксований підсумок того або іншого процесу, проміжний або остаточний результат виконання однієї або  декількох попередніх робіт, що дозволяє приступити  до подальших робіт.

Шлях  – це будь-яка безперервна логічна (технологічна) послідовність робіт  від початкової події до тої, що завершує. Шлях, який має найбільшу тривалість називається критичним. Критичний  шлях визначає загальну тривалість робіт. Всі останні шляхи мають меншу  тривалість, і тому в них виконувані роботи мають резерви часу.

Критичний шлях позначається на сітьовому графіку  потовщеними або подвійними або  пунктирними лініями (стрілками).

Події на графіці позначаються у вигляді  кружків, роботи у вигляді стрілок.

Кружки (події) розбиваються на 4 сектори: у  верхньому секторі проставляється № події, зліва вноситься найраніший час здійснення події, а справа найпізніший  час завершення події. До нижнього сектора  вноситься сумарний резерв часу.

На сітьовому  графіку критичний шлях визначається таким чином:

Найраніший  і найпізніший час початку  роботи однаковий.

Найраніший  і найпізніший час закінчення роботи однаковий.

Критичний шлях представлений роботами, які мають  нульовий резерв часу.

Використовуючи  дані з таблиці 2.3. побудуємо сітьовий графік проведення змін. (Рис.2.4)

В даному випадку  критичний шлях пролягає на шляху  робіт А, Б, В, Ж, З, К, О, П.

                                    В=3             Ж=3          З=3

              Б=2                                                                       К=4

           А=2                И=4             Л=2                  М=3                  Н=2                 О=15        П=3

 

                            Г=4                Д=1                    Е=7

 

Рис. 2.4. Сітьовий графік.

Графік  Ганта – це графік, що складається  з горизонтальних відрізків, який графічно показує взаємини кроків проекту  в часі. На графіці Ганта відмічається час початку і закінчення робіт 

Побудований на основі даних таблиці 2.3. графік Ганта, зображений на рис. 2.5.