Организация межличностной коммуникации в управлении

Мероприятия взаимодействия с потребителями позволяют производителям обращаться напрямую к покупателям, минуя продавцов и торговых посредников. В рассматриваемом направлении используются такие коммуникационные средства и инструменты, которые позволяют производителю получить немедленный отзыв о товаре или услуге, активно мотивировать потребителя, быстро реагировать на потребительское поведение.

• Взаимодействие с конкурентами. Непростыми и в коммуникационно – психологическом смысле, и в организационном, и в структурном построении являются отношения с конкурентами. В их массиве можно выделить агрессивных конкурентов, конфликт с которыми максимален, а состязание за рыночную нишу – жесткое, и дружески соревнующихся, работающих в условиях неудовлетворенного спроса.
• Взаимодействие с операторами рыночной инфраструктуры. Операторы рыночной инфраструктуры отличаются от партнеров и потребителей в основном неупорядоченностью, стихийностью связей с предложения, нормы прибыли и себестоимости, потребительских свойств и цены продукта.
• Взаимодействие с инвесторами и финансовые связи. Данное направление ориентировано на финансовое сообщество, инвесторов, государственные финансовые органы, регулирующие деятельность акционерных обществ. Коммуникации в финансовой сфере обеспечиваются широким спектром информации о финансовой деятельности, проведению той или иной финансовой сделки, изменения курса акций и пр. Состав аудитории, на которую направлена данная активность отделов корпоративных коммуникаций – финансовые аналитики и аналитики рынка ценных бумаг, то есть те, кто формирует мнение и дает компетентный анализ финансовой ситуации [7, c.138]. К числу целевой аудитории в данном случае относятся также: персонал и администрация агентств, работающих с ценными бумагами, финансовые посредники, обозреватели по финансам и инвестициям, инвестиционные банки, коммерческие банки, департаменты депозитов ценных бумаг, сотрудники консалтинговых фирм, занимающиеся анализом рынка ценных бумаг, советники по капиталовложениям, страховые компании и пенсионные фонды, приобретающие котирующиеся ценные бумаги, инвестиционные фонды, финансовые статистические организации.

Важными направлениями работы, осуществляемой в рамках финансовых связей и характерной для коммуникационных служб организации, являются издание  ежегодных финансовых отчетов и  совместная с руководством подготовка и проведение акционерных собраний.

• Взаимодействие с органами власти. Лоббирование.

Данное направление обращено к экономическому, социальному и  политическому окружению организации. Задачей коммуникативного взаимодействия с органами власти является обеспечение  совместной работы с государственными структурами, обществом, действием  в структуре общей экономической  системы.

Важным и деликатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование, то есть влияние заинтересованных групп или организаций на принятие решений властными структурами, как правило, законодательными органами. Лоббирование в интересах общественных объединений проводится, в основном, в направлении охраны окружающей среды, проблем, связанных с образованием и социальной сферой [7, c.142].

• Коммунальные связи.

Коммунальные связи – это связи, ориентированные на проживающих в месте расположения организации и нацеленные на формирование добрососедских отношений. Развитие коммунальных связей определяется не только его местом в экономической жизни общества, а также и в социальной. Социальная роль организации активно проявляется в месте расположения его производственных структур. [4, с.56].

Коммуникационная политика, ориентированная на прилегающие  к организации территории, обусловлена  и кадровыми интересами. В населенных пунктах, расположенных вблизи предприятия, проживают, как правило, его сотрудники и члены их семей. Также, добрососедские отношения определяются стремлением к предотвращению территориальных конфликтов, возможных конфликтов из-за кризисных и аварийных ситуаций.

• Экологические связи.

Экологические связи обращены к решению вопросов экологического баланса и представления организации  в дискуссиях о действиях в  области охраны окружающей среды. Внимание к экологической теме постоянно  растет. Для крупных промышленных предприятий важной проблемой остается проблема загрязнения окружающей среды. Для производителей товаров народного  потребления и производителей продовольственных  товаров проблемой является экологическая  безопасность производимого продукта. Требования к экологической безопасности вызваны не только активно меняющимся общественным сознанием, но также крупными промышленными и технологическими авариями и катастрофами, новыми эпидемиями домашних животных, болезнями растений, применением в аграрной отрасли химикатов и удобрений [14, с.158].

Задачей отделов корпоративных  коммуникаций является всевозможная, в том числе информационная, поддержка  таких начинаний, формирование экологической  инициативы, действие в группе общественных интересов. Важным направлением является не только осуществление экологических  программ, но и информирование о  них. Такое информирование способствует, с одной стороны, укреплению доверия к организации, а с другой – содействует дальнейшему развитию природоохранительных программ, повышает заинтересованность высшего руководства в их развитии.

Таким образом, осуществление  организацией полного охвата всех спектров коммуникационных направлений способствует гармоничному и прогрессивному развитию ее деятельности.

Активность работы в том  или ином направлении, выделение  финансовых и других ресурсов, находится  в прямой зависимости от маркетинговой  и социальной значимости данного  направления в конкретный период для конкретного предприятия.

На основе выше изложенного, можно сделать вывод, что внешнюю среду организации можно определить как совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые непосредственно принимаются во внимание в процессе принятия организационных решений. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II. КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ УРОВНЯМИ УПРАВЛЕНИЯ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

 

Внутренняя среда организации  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации  функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Одной из важнейших задач  управления является – формирование коммуникационных сетей в коллективе и создание условий для успешного функционирования коммуникаций. Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

По мнению Д. Ю. Полякова в идеале система внутренних коммуникаций в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать следующим принципам:

• открытости;
• простоты и понятности;
• регулярности;
• достаточности;
• комплексности;
• достоверности;
• своевременности [21].

Коммуникации в организации  можно классифицировать по следующим видам:

1. По субъектам и средствам коммуникаций:

– межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми и в группах с помощью слов и несловесных средств общения;

– коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий. Такие коммуникации в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий.

2. По форме общения:

– вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени;

– невербальные – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и так далее. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

3. По каналам общения:

– формальные коммуникации – позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки, определяются структурой организации, ее основными функциональными целями и задачами. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления;

– неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении, дополняют формальные коммуникации. Они также включают ряд основных разновидностей: во-первых – неформальные контакты между рядовыми членами организации; во-вторых, аналогичные связи между руководителем и подчиненными; в-третьих, это неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен "больших связей" руководителя). Особая роль среди всех неформальных внутриорганизационных контактов принадлежит такой их разновидности, как слухи, в значительной степени создающие социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию.

4. По организационному  признаку (по пространственному  расположению каналов):

– вертикальные – коммуникации, координирующие и интегрирующие деятельность сотрудников различных отделов и подразделений в вертикальной плоскости иерархии, либо сверху вниз, либо наоборот. В свою очередь, вертикальные коммуникации делятся на подтипы. Во-первых, это коммуникации вида "руководитель - подчиненный", специфика которого состоит в том, что это индивидуальный, развертывающийся "лицом к лицу" процесс межличностного общения. Сочетание непосредственного характера контакта с его иерархичностью – две главные особенности данного типа обмена. Он, хотя и реже, может осуществляться и опосредованно – например, в форме письменного указания. Во-вторых, это специфический подтип коммуникаций "руководитель - подчиненный", в котором первый является руководителем высшего звена, а второй (подчиненный) – также руководителем, но нижележащего иерархического уровня. В-третьих, это коммуникации вида "руководитель - руководитель"; они включают две разновидности: между руководителями паритетных подразделений внутри организации и между руководителем всей организации и руководителями иных учреждений и организаций;

– горизонтальные – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации, способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации. К традиционным формам относятся совещания, официальные и протокольные мероприятия, встречи, приемы, беседы, выступления, письменные документы;

– диагональные – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено.

5. По направленности общения:

– нисходящие коммуникации – коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным и чаще всего являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия. Это – приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы и др.;

    – восходящие – коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к руководителю. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок, неформального осведомительства и др.

Всем указанным видам  коммуникации присуща общая черта: они носят индивидуальный характер и развертываются, как правило, при  непосредственном контакте. Кроме того, все они включают в качестве хотя бы одного из коммуникантов руководителя (разных иерархических уровней), а  в своей совокупности характеризуют  поэтому "индивидуальную коммуникативную  вертикаль". Эта вертикаль включает также коммуникации типа "руководитель - рабочая группа". Она имеет комбинированный индивидуально-коллективный характер и реализуется в многообразных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетах групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др.