Особенности управленческого контроля при различных ОСУ

Третья стадия-регламентация организационной структуры -предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях, в том числе на основе автоматизированной обработки информации; разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.

Структура управления производственно-хозяйственной  организацией как объект проектирования -сложная система.

Она сочетает в себе как  технологические, экономические, информационные, административно-организационные взаимодействия, которые поддаются непосредственному  анализу и рациональному проектированию, так и социально-психологические  характеристики и связи. Последние определяются уровнем квалификации и способностей работников, их отношением к труду, стилем руководства.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может  быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры  по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это -- количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том  числе формализованных, методов  анализа, оценки, моделирования организационных  систем с субъективной деятельностью  ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных  решений .

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения  к модели рациональной структуры  управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при  рассмотрении, оценке и принятии к  практической реализации наиболее эффективных  вариантов организационных решений.

 

Глава 2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика компании

управление контроль аудит  информация

Первый магазин сети Пятерочка  был открыт в январе 1999 года в  Санкт-Петербурге. На столичный рынок  Пятерочка вышла в 2001 году. В 2006 году произошло окончательное слияние  торговых сетей Пятерочка и Перекресток  с образованием компании X5 Retail Group. На 2010 год сеть насчитывает более 1000 собственных магазинов и более 500, работающих на условиях франчайзинга. Магазины «Пятерочка» можно встретить в Москве и Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области, Краснодаре, Твери, Казани, Екатеринбурге, Калуге, Нижнем и Великом Новгороде и т.д.

До конца нынешнего  года в Екатеринбурге откроется 10 магазинов одной из крупнейших российских розничных сетей - "Пятерочки". Постоянное увеличение количества магазинов  в городе говорит о высоком  рейтинге данной компании на потребительском  рынке.

Для удобства своих покупателей  торговая сеть «Пятерочка» удобно расположила  по городу сеть магазинов, которые ориентированы  на совершение быстрой покупки, не уходя  далеко от своего дома.

Магазин «Пятерочка» юридического лица ООО «Урал-ритэйл» открыт в 2003 году.

В магазине представлен достаточно большой ассортимент самых разнообразных  продуктов и прочих товаров, необходимых  при повседневном использовании.

Все предложенные товары и  продукты, реализуемые в магазинах, имеют сертификат и проходят контроль качества.

Общая площадь магазина – 631 кв. м, торговая – 380 кв. м. В его  ассортименте более 3 тысяч товарных позиций. В «Пятерочке» работают 35 человек, из них – 25 продавцы. В  магазине «Пятерочка» отмечается текучесть  кадров выше уровня естественной текучести.

2.2 Система контроля в магазине «Пятерочка»

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и  отчетности, включающей финансовые и  производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В магазине «Пятерочка» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется  на основании сопоставления с  финансовым планом предприятия достигнутых  результатов, он осуществляется путем  получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. Поскольку правила и  линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается  в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные  инструкции, положения о структурных  подразделениях, правила трудового  распорядка и т.п. В данной организации  предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению  к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет анализа тех  деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для  выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Но как  показала проверка, должностные инструкции прописаны нечетко, формулировки целей  до подчиненных доводятся не эффективно.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки  ряда требований минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающей  продукции этим требованиям. Вся  продукция поступает посредством  прямых поставок в магазин. Приемка  товара осуществляется по качеству и  по количеству, т.е. доставленная продукция  должна соответствовать требованиям:

-наличие всей необходимой  документации;

-правильная маркировка;

-целостность упаковки  товара;

-соответствие сроков  производства продукции на общей и единичной

-упаковке датам, которые  указаны в документах;

-соблюдение нужного температурного  режима при доставке товара.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются  наличные средства, эти средства у  нее будут. Бюджеты устанавливают  также предельные значения затрат и  не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом  исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Как это  собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а  сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий  контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих - заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

Руководители функциональных служб еженедельно представляют генеральному директору отчеты о  деятельности своих подразделений  и результатах их работы.

Для высшего управленческого  состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением  достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

Приказ представляет собой  чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению.

Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее  в себе информацию к размышлению  и выработанное для улучшения  работы учреждения.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после  того, как работа выполнена. Либо сразу  по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с  требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

На данном предприятии  заключительный контроль выполняет  две основные функции: руководство  «Пятерочки» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов  и оценивает, насколько реалистично  были составлены им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы и принять такие  управленческие решения, которые позволят избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного  контроля состоит в том, чтобы  способствовать мотивации, так как  заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов  деятельности организации. 

 

2.3 Оценка эффективности системы контроля в магазине «Пятерочка»

При плановой проверке магазина «Пятерочка» по адресу Тбилисский бульвар, 13 было забраковано 29 партий продуктов  общим весом более 2,6 тонны.

В магазине при осуществлении  розничной продажи продуктов  питания населению допущено нарушение  законодательства о защите прав потребителей и санитарного законодательства, так как к продаже предлагались продукты питания с истекшими  сроками годности, с отсутствием  на фасованной продукции информации для потребителей об изготовителе, условиях хранения и дате изготовления.

По результатам проверки в отношении должностных лиц  – ООО «Урал-ритэйл» – были приняты меры административного  воздействия в виде штрафов.

Как показала проверка, один из элементов системы контроля - предварительный контроль явно хромает. А также, заключительный контроль не выполняет должным образом функцию, способствующую мотивации персонала. Руководство магазина не осуществляют контроль исполнения, который обеспечивает выполнение стандартов.

По результатам изучения особенностей управленческого контроля можно сделать следущие  выводы:

Эффективное управление организацией предполагает большой объем контрольной  работы. Перед руководством магазина «Пятерочка» встают задачи структурной  перестройки элементов системы  управления, в том числе контрольных, их нацеленности на конкурентоспособность  и эффективное функционирование.

Предложения: Для исполнения вышеуказанных целей необходимо разработать и внедрить:

1. Методы контроля и  коррекции работы торгового персонала;

2. Методы материального  и нематериального стимулирования  персонала. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

По оценкам ведущих  западных исследователей, в современной  мировой экономике на передний план выходят не столько процессы производства и обращения, сколько организации  и управления.

Социальный и организационный факторы выводятся в число определяющих. При этом в центр современной концепции управления ставится человеческий фактор.

Основное внимание в управлении любой социальной организацией, будь то государство или крупная корпорация, должно уделяться повышению уровня удовлетворения материальных и духовных потребностей человека, расширению его  прав и свобод, совершенствованию  его психофизического и социального  здоровья, а также созданию благоприятных  условий для реализации творческого  потенциала и необходимого развития. Так, в США приводятся в пример те фирмы, которые известны не только экономической стабильностью, но и  четкой ориентацией на людей, их запросы  и интересы. В основе довольно успешного  функционирования японских компаний лежит  хорошо налаженная работа с персоналом. В настоящее время управляющими высокого ранга становятся выходцы  из структур кадрового менеджмента и именно они будут занимать лидирующие позиции в управлении современным деловым миром. Исходя из этого, все большее значение будет приобретать контроль “психологического климата” в коллективах, межличностных отношений сотрудников, их общения и взаимодействия. Это говорит о том, что возникает необходимость глубоких исследований бихевиоральных аспектов систем контроля, т.е. влияния контролирующих систем на работников организации в свете биопсихосоциальных характеристик человека.