Планування інформаційного менеджменту в організації

     -науково - технічної;

     - технологічної;

     - облікової;

     - фінансової;

     - та інше.

     Технологія  управління - це прийоми, способи і  порядок (послідовність, регламент) виконання процесу управління загалом і складаючих його функцій. У процесі будь-якої технології предмет роботи перетворюється в продукт роботи. Технологія управління повинна враховувати час управлінських циклів і їх раціональну взаємодію з виробничими циклами і життєвими циклами товарів. Технологія управління повинна відповідати технології виробництва і реалізаціям товарів (послуг), забезпечуючи безперервність і керованість їх процесів. Послідовність                      виконання взаємопов'язаних функцій управління - це суть, технологія управлінської                        роботи [4, c. 147].  

2. Задачі  та цілі інформаційного менеджменту

     Концепція інформаційного менеджменту (ІМ) об’єднує наступні підходи:

     -економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат;

     -аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації;

     -організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти;

     -системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.

     Інформаційний менеджмент в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер [6, c. 48].

     Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги  такі положення:

     1.  Інформація являється комплексною категорією. Тобто вона може бути:

        - умовою і засобом для ділового спілкування;

        - засобом передачі суспільству відомостей про організацію;

        - джерелом відомостей про зовнішнє середовище;

        - товаром.

     2.   Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.

     3.   Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.

     4.  Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.

     Враховуючи  це, можна узагальнити: інформаційний  менеджмент – управління діяльністю, пов’язаною із створенням та використанням  інформації в інтересах організації.

     Основною  ціллю інформаційного менеджменту  є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання  різних видів її інформаційної діяльності.

     У зв’язку з цим перед інформаційним менеджментом постає ряд певних задач.

     Головною  задачею інформаційного менеджменту являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи (документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів [14, c. 214].

              Наступна задача ІМ полягає у переробці різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.

              Важливою задачею ІМ являється  вибір раціональних форм комунікацій,  техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних  ресурсів, необхідних для досягнення  цілей організації.

              Крім того, ІМ розв’язує задачі  планування, керівництва, контролю  та організації документного  забезпечення управління організацією  за певними цільовими критеріями  для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних  дій членів організації.

     ІМ  стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.

     Функція планування – це діяльність суб'єкта по визначенню темпів, пропорцій, розвитку об'єктів управління. Планування здійснюється в різних варіантах і являється основою існування організації, підприємства, фірми тощо. Найпоширеніші на сьогодні оперативне й стратегічне.

     Оперативне  планування відображає поточну діяльність організації.

     Стратегічне пов'язане з перспективами.

     Функція стратегічного планування здобуває в цей час особливе значення. Її специфіка: особливість самого стратегічного  управління.

     Стратегічне управління – це управління, що орієнтоване  на забезпечення "виживання" організації  та її ефективного розвитку в умовах динамічно мінливого зовнішнього  середовища [13, c. 78].

     На  відміну від оперативного управління, стратегічне має інші критерії ефективності, а саме: своєчасність і точність реагування організації на зміни  зовнішнього середовища.

     Стратегічне планування - процес, що включає ряд  стадій. Скласти стратегічний план, тобто визначити ті дії, які організація  повинна зробити для виконання  стратегії.

     Планування  складається з таких поетапних  стадій:

     1. Визначення місії організації. Місія – це чітко виражена причина існування організації, що підкреслює її відмінності від аналогів.

     2. Визначення цілей організації. Ціль – це очікуваний, кінцевий результат. Саме через цілі, місія одержує реалізацію.

     3. Аналіз середовища.

     4. Аналіз стратегічних альтернатив.

     5. Вибір стратегії.

     6. Реалізація стратегії.

     7. Стратегічний контроль.

     Стратегічний  контроль здійснюється протягом усього періоду реалізації стратегії. Він  сприяє досягненню цілей стратегії.

     Значення  планування в цілому полягає в  тому, що плани підвищують ступінь результативності діяльності організації.

     Ефективність  діяльності управлінського апарату  організації залежить від цілого ряду факторів:

     ·       Забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;

     ·       Використання сучасних технологій;

     ·       Розподіл посадових обов'язків у  рамках управлінської ланки;

     ·       Інформаційне забезпечення управлінської  діяльності;

     Інформація  являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний  комплекс ресурсів фірми, поряд з  кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами [3, c. 52]:

     - Інформацію необхідно планувати  з точки зору виявлення потреби  в ній організації;

     - Витрати на одержання й використання  інформації можна оцінити з  економічної точки зору й вони повинні входити в загальний баланс організації.

     - Інформаційні потреби можуть  і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.

     При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.

     Спеціаліст організації, працівник, керівник являються не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ. 

     

3. Структура управління організацією

     Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати       лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям                     управління [10, c. 184].

     В рамках структури управління протікає управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції управління, а отже - права і відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі менеджменту. Таким чином, структура управління включає в себе всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій по їх виконанню.Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності меті ,що вирішуються і задачами [9, c. 34].

     Створення структури є важливим елементом  в організаційній діяльності фірми. Вибір ефективної методики і формування усього комплексу організаційних структур також життєво важливий елемент в діяльності менеджерського корпуса. В теорії західного менеджменту, основаної на концепціях організаційної поведінки, структура фірми розглядається як найважливіший фактор, що визначає форми поведінки (діяльності) усього колективу і окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури менеджменту: якій меті вона служить і які управлінські процеси вона забезпечує.

     Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:

     - організаційна структура фірми  забезпечує координацію всіх функцій менеджменту;

     - структур організації визначає  права і обов'язки (повноваження  і відповідальність) на управлінських  рівнях;

     - від організаційної структури  залежить ефективна діяльність  фірми, її виживання і процвітання;