Планування інформаційного менеджменту в організації

     Поняття "діловодство" розуміють як певну  організацію роботи з документами  в традиційних управлінських  структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання  їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми - прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту. Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на мою думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням                якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління [11, c. 147].

     Кінцевим  результатом будь-якого менеджменту  є досягнення конкретної мети, яка  може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг.

     Документ, як матеріальний об'єкт і носій  інформації, безумовно, охоплюється  загальним визначенням ресурсу. Крім того, документ, як ресурс, має  конкретні якісні та кількісні характеристики. Так, під час створення управлінського документа, якість якого б відповідала сучасній системі управління, враховують вимоги щодо повноти та достовірності інформації, можливості її своєчасного отримання у необхідній формі та узгодженості з чинним законодавством. Визначення кількісних характеристик сучасного управлінського документа пов'язані, по-перше, з використанням загальноприйнятої методики обчислювання обсягів інформації, по-друге, з розрахунками витрат на створення та опрацювання інформації в певних управлінських процесах. Управлінський документ, безумовно, в конкретних обставинах має потенційну можливість використовуватись як товар, тобто бути продуктом праці, створеним для продажу. Вартість такого товару покупцем і продавцем можуть сприйматися по-різному. Так, для одного виду управлінської діяльності використання документної інформації, як ресурсу, проявляється у підвищенні якості товарів та послуг, а для інших - в удосконаленні структури виробництва, методів організації управління і стимулювання праці [6, c. 56]. Сучасний документ, що функціонуює в управлінському середовищі, потре6ує вироблення відповідної стратегії керування цим ресурсом. З точки зору визначення інформаційного ресурсу, як потенціалу, слід зазначити, що він має такі складові:

     - змістовну;

     - організаційну;

     - матеріально-технологічну;

     - кадрово-персоніфікаційну.

     Змістовна складова характеризується наявністю  інформаційної ємності. Вона повинна, перш за все, відповідати таким ознакам, як достовірність і повнота інформації. Цю складову можна вважати складовою  нагромадженого масиву інформації з  метою формування документаційних  баз даних для подальшої реалізації, у тому числі як товару чи послуги.

     Організаційна складова містить певні правила  та вимоги щодо структурної побудови і організації документаційного забезпечення менеджменту різноманітних систем і рівнів управління. Організаційна складова сьогодні повинна бути спрямована на створення конкретної міжвідомчої організаційно-економічної структури інноваційної спрямованості з визначеним складом повноважень і спроможністю для надання послуг підприємствам, установам, організаціям різних форм власності з питань документаційного забезпечення їх діяльності. Першочерговими видами послуг цієї інноваційної структури можуть стати: розроблення повного або часткового програмного забезпечення документування менеджменту; підготовка та перепідготовка фахівців для роботи з цим програмним забезпеченням; надання консультацій користувачам; здійснення моніторингу використання програмного забезпечення у практичній діяльності користувачів. Матеріально-технологічна складова передбачає перетворення інформації на матеріальні об'єкти з метою подальшого використання їх як товарів чи послуг. Сутність цієї складової може розглядатись як певний поштовх в напрямку формування нового виду товару. Просування інформації в певному середовищі з подальшим доведенням її до користувачів, потребує проведення комплексних маркетингових досліджень відповідності якісно-вартісних характеристик товару, що пропонується, потребам швидкої динаміки сучасного менеджменту. Під час створення управлінського документа, як конкурентноспроможного товару, необхідно застосовувати стратегію забезпечення позитивного іміджу цієї діяльності, що, на нашу думку, потребує державної підтримки шляхом формування і реалізації міжвідомчої цільової програми [12, c. 283].

     Кадрово-персоніфікаційна складова повинна забезпечувати вирішення подвійного завдання. Кожна людина може виступати як об'єкт і суб'єкт діяльності у створенні та використанні інформації. Ось чому кадрова складова, по-перше, спрямована на реалізацію здібностей певного соціуму щодо створення конкретного продукту і доведення його до користувачів, по-друге, характеризується можливостями певного соціуму сприймати, ефективно переробляти інформацію, що міститься в документах, для підготовки, прийняття і виконання управлінських рішень. Ця складова підпорядкована цільовим завданням щодо формування професійних кадрів, які мають здійснити інноваційний розвиток документаційного забезпечення менеджменту.

     Адекватність  формування та реалізації складових  науково-технічного потенціалу відносно документаційного забезпечення менеджменту, значним чином підкреслює міру важливості визначення цієї діяльності як спеціальної управлінської категорії з подальшим розробленням механізму організації і керування. Для формування організаційно-методичної бази реалізації ефективного менеджменту і документування основних процесів його функціонування, на наш погляд, необхідно створити і забезпечити [11, c. 123]:

- організацію адекватного документування управління, яке базується на традиціях, правилах і нормах, що склались;

     - нормативно-правову регламентацію процесів реалізації основних функцій сучасного менеджменту разом з формуванням відповідних вимог у законодавстві;

     - уніфікацію і стандартизацію нових систем документації;

     - розроблення програмних засобів щодо оптимізації документопотоків, відповідно до рівнів і завдань документаційного забезпечення менеджменту;

     - створення багаторівневих документаційних баз даних та інформаційно-пошукових систем;

     - створення умов для комерціалізації процесів документаційного забезпечення менеджменту;

     - створення системи підготовки фахівців в сфері документаційного забезпечення менеджменту.

     Цілеспрямована діяльність в напрямку реалізації цих заходів, на мою думку, дозволить у стислі строки здійснити інституалізацію документаційного забезпечення менеджменту як нової управлінської категорії і створити механізм його ефективного застосування в сучасних економічних умовах. 
 

     3.2. Сучасні технічні  засоби, що використовуються  для автоматизації  інформаційно управлінської діяльності

     Повна інтегрована автоматизація менеджменту  передбачає охоплення таких інформаційно-управлінських  процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і розв'язання  спеціальних задач. Основні напрями автоматизації інформаційно-управлінської діяльності компаній наступні: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи “електронну пошту”. До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:

     1. Персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;

     2. Електронні друкарські машинки;

     3. Текстооброблюючі системи ( проблемноорієнтованні комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);

     4. Копіювальні машини;

     5. Комунікаційні засоби, телефонна техніка;

     6. Засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (до них відносяться нетрадиційні носії інформації: магнітні диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);

     7. Засоби для обміну інформацією — “електронна пошта”;

     8. Відеоінформаційні системи;

     9. Локальні комп'ютерні мережі;

     10. Інтегровані мережі установ.

     Стрімке зростання і диференціація попиту на усі види інформації, у тому числі наукову, технічну й у більшому ступені економічну, а також підвищення вимог до змісту і форм представлення даних є серйозними стимулами розвитку ринку інформаційних і комунікаційних технологій. Саме володіння достовірною й актуальною інформацією разом з умінням ефективно застосовувати адекватні методи і засоби її збору, перетворення і передачі є основою успішної діяльності будь-яких підприємств і організацій, незалежно від їх організаційно-правової форми.  Докорінні перетворення в економічному  середовищі,  перехід  від адміністративно-командних  до  економічних  методів  керування, розвиток підприємницької діяльності і ринкових  структур,  а також необхідність швидкого прийняття рішень  призвели  до  істотних змін у потоках інформації, організаційних формах і методах обробки і представлення даних. Більшість користувачів відмовилися від послуг, наданих великими обчислювальними центрами. З появою персональних комп'ютерів, зручної і компактної оргтехніки їх послуги виявилися незатребуваниими в силу ряду причин, у тому числі організаційних, технічних і економічних [4, c. 275].

     У роботі менеджера в даний час  усе частіше й частіше можна  зустріти предмети, що складають поняття  нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного керування принципово нових засобів і методів обробки даних, що являють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних стосовно витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Висновки 

    Отже, оскільки ми живемо у час всебічного розвитку оточуючого нас світу, з кожним днем збільшується кількість інформації стосовно найрізноманітніших сфер нашого життя, тобто розширюється інформаційна сфера. А оскільки жодна з організацій, підприємств, фірм не являється інформаційно ізольованою, то дуже важливим питанням є питання отримання якісної та корисної інформації, яка забезпечувала б оптимальність процесу управління.

             Інформаційний менеджмент з’явився як частина теорії менеджменту приблизно на межі 20-21 століть. Він являв собою якісно нову інформаційну концепцію, яка дала поштовх розвитку нової індустрії у сфері управління. Ця концепція пов’язана з тим, що водночас із традиційними важелями управління з’являється ще один – управління бізнесом за допомогою інформаційних технологій.

    Інформаційний менеджмент відіграє дуже важливу роль у діяльності кожної організації, оскільки фактично являється потужною та ефективною інформаційною підтримкою. А це забезпечує їй ісування у сучасних економічних умовах, які вимагають досить швидкого планування та прийняття рішень.

     Головна задача вивчення основ менеджменту, як навчальної дисципліни полягає в одержанні комплексу знань відносно вибору нових форм та методів управління при утворенні комплексу знань відносно цілісної, ефективної та гнучкої системи управління організації в умовах ринкової економіки, яка тільки розвивається.

     Знання  теоретичних основ управління дають  можливість оволодіти культурою  та мистецтвом керівництва колективу, включаючи вміння ставити загальні та конкретні цілі, задачі діяльності організації; розробляти стратегію  управління при умові громадських, колективних, особистих інтересів, контролювати процес її реалізації.

     В процесі управління відбувається делегування  прав та обов’язків для організації  взаємодії різних органів управління та розподіл задач, які виконуються  різними працівниками. Керівники повинні передавати своїм працівникам свої права та обов’язки, інакше робота, яка вимагається не буде виконана.

     Тому  організація робіт – це функція, яку повинні здійснювати всі керівники незалежно від їх рангів. Хоча зміст цієї концепції складається в делегуванні прав та обов’язків для розподілу праці по горизонталі та вертикалі, однак рішення про вибір структури організації завжди приймається керівництвом вищого рангу. Керівники нижчого та середнього рангу лише допомагають йому, надаючи необхідну інформацію.