Планування інформаційного менеджменту в організації

     Щодо  видів управління інформаційна база об'єкта (наприклад, підприємства) поділяється на ІБ того чи іншого виду управління (наприклад, організаційно-економічного, соціального, технологічного). З позицій структурних підрозділів об'єкта управління, використо-вуваних ресурсів вирізняють ІБ його підрозділів (виробничих, комерційних) за такими ознаками: предметами та засобами праці тощо. Згідно зі стадіями (функціями) управління розрізняють інформаційні бази прогнозування, планування, обліку та ін. Отже, ІБ об'єкта поділяється на ряд підсистем, що розглядаються як об'єкт управління, тобто самостійні системи.

     Набір взаємопов'язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями є масив даних. Прикладом масиву може бути сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві. Сукупність масивів даних, що стосуються однієї й тієї самої дільниці управлінської роботи, називають інформаційним потоком [7, c. 46].

     Подання економічної інформації виконують  по-різному, залежно від багатьох факторів, серед яких неабияке значення несуть види інформації. Подання виконується під час збирайня первинної інформації (результатів розв'язування задач та інших даних) та в процесі її обробки. Якщо для фіксування первинної інформації використовуються переважно паперові документи, то перероблена (вторинна) інформація фіксується машинним шляхом на різних носіях і засобах відображення. 

     2.2. Оцінка економічної  інформації як  об’єкта менеджменту.

     При створенні інформаційних систем обробки даних оцінюють економічну інформацію на об'єкті менеджменту. Це необхідно для визначення ресурсів ІС, розрахунку потреби в управлінських кадрах, добору корисних відомостей для управлінських рішень та ін.

     Адекватність  інформації, тобто відповідність  змісту до образу об'єкта, що відображається, може виявитися у трьох формах: синтаксичній, семантичній, прагматичній.

     Синтаксична адекватність пов'язана зі сприйняттям  формально-структурних характеристик  відображення абстраговано від змістовних та споживчих (корисних) параметрів об'єктів. На синтаксичному рівні враховується тип носія і спосіб подання інформації, швидкість її передачі та обробки, розміри кодів, надійність і точність перетворення цих кодів тощо. Семантична адекватність виражає відповідність образу, знака та об'єкта, тобто відношення інформації та джерела її виникнення. Виявляється семантична інформація при наявності єдності інформації (об'єкта) і користувача. Семантичний аспект передбачає врахування змісту інформації: на цьому рівні аналізуються ті відомості, які відображає інформація, розглядаються змістові зв'язки між кодами подання інформації. Прагматична адекватність відображає відповідність інформації до цілей управління, які реалізуються на її основі. Прагматичні властивості інформації виявляються лише при наявності єдності інформації (об'єкта), користувача і мети управління. Прагматичний аспект оцінки інформації пов'язаний із її цінністю і корисністю для прийняття ефективного управлінського рішення [11, c. 138].

     Згідно  з трьома формами адекватності виконується  й вимірювання інформації. Термінологічно говорять про кількість інформації і розміри даних. При синтаксичній мірі інформації розмір даних у повідомленні вимірюється кількістю символів (розрядів) узятого для цього повідомлення алфавіту. Часто інформація подається числовим кодом у тій чи іншій системі числення. Природно, що однакова кількість рядків у різних системах числення може передавати різну кількість (число) станів відображуваного об'єкта. Тому в різних системах числення один розряд має різну вагу і, відповідно, змінюється одиниця вимірювання даних. Так, у двійковій системі числення одиницею вимірювання інформації є біт (двійковий розряд), у десятковій - дит (десятковий розряд). У сучасних ЕОМ найпоширенішою одиницею вимірювання інформації є байт, який дорівнює 8-ми бітам. Визначити кількість інформації на синтаксичному рівні неможливо без розгляду поняття невизначеності стану системи (ентропія системи). Справді, отримання інформації про будь-яку систему завжди пов'язане зі зміною ступеня інформованості користувача про стан цієї системи. При семантичній мірі інформації її кількість загалом не може бути безпосередньо використана для вимірювання значення змісту, оскільки стосується знеособленої інформації, яка не відображає змістового ставлення до об'єкта.Для вимірювання значення змісту інформації (її кількості на семантич-ному рівні) найбільшого значення набула тезаурусна міра, запропонована Ю.І. Шнейдером. Автор пов'язує семантичні властивості інформації, передусім, зі здатністю користувача приймати відомості, що надходять. При цьому використовується термін «тезаурус користувача». Тезаурус можна тлумачити як сукупність відомостей, що їх має система, користувач [1, c. 112].

     Якість  інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення  визначених згідно з її призначенням потреб. Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, своєчасність, стійкість, точність, достовірність і цінність.

     Репрезентативність  інформації пов'язана з правильністю її добору й формуванням з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне поняття; обгрунтованості добору істотних показників і зв'язків відображуваного явища; правильності методики вимірювання та алгоритму формування інформації.

     Змістовність  інформації - це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості  семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють. Зі збільшенням змістовності інформації зростає семантична пропускна здатність інформаційної системи, оскільки, щоби отримати одні й ті ж відомості, необхідно переробити менший обсяг даних [5, c. 97].

     Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників. Як неповна, тобто недостатня для прийняття правильного рішення, так і надмірна інформація знижує ефективність управління; найвищі якості притаманні лише повній інформації.

     Доступність інформації при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і обробки.

     Актуальність  визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта, від інтервалу змін цих характеристик, від інтервалу часу, який минув із моменту виникнення даної інформації. Своєчасною є така інформація, яка може бути врахована при виробленні управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв'язання задач управління.

     Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність. Стійкість інформації, як і її репрезентативність, зумовлена методичною правильністю її відбору і формування [3, c. 52].

     Точність  інформації визначається ступенем наближення відображуваного інформацією параметра і його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класифікаційні поняття точності: формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти в даних конкретних умовах функціонування системи; необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.

     Достовірність (вірогідність) інформації - це властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється достовірність інформації довірчою ймовірністю необхідної точності, тобто ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності. Поряд із поняттям «достовірність інформації» існує поняття «достовірність даних», яке передбачає розгляд інформації в синтаксичному аспекті. Під достовірністю даних розуміють їх безпомилковість; вимірюється вона ймовірністю появи помилок у даних.

     Недостовірність даних може не впливати на розмір даних, а може й збільшити, його на відміну від недостовірності інформації, завжди зменшуючи її кількість.

     Цінність інформації - комплексний показник її якості, її міри напрагматичному рівні. 

     2.3. Елементи системи обміну інформацією

     Процес  обміну інформацією в організаціях умовно поділяють на дві категорії: формальну (або таку, що планують) і  неформальну (або таку, що не планують).

     Одним з найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інформація. В багатьох організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих анкет, бланки заяв і офіційних листів. Стандартні форми дають ініціатору інформації переваги, що передається. Якщо людина знову пише текст, який повторюється, то введення в обіг відповідного бланка значно економить час. Бланки вигідні також одержувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме дані йому необхідні в роботі. Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомляє і неправдиву інформацію, якщо матеріал не відповідає формі [15, c. 175].

     Формальна система обміну інформацією має  обмеження. Вона не задовольняє повністю потреб організації - неможливо формалізувати все, що проходить в організації. Встановлені канали не можуть вмістити багаточисленні потреби в обміні інформацією. Крім того, передача інформації по каналах, як правило, не доносить усіх змістових тонкощів того, що необхідно повідомити. Формальний обмін інформацією часто не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість. Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим, ніж офіційна схема.

     Існує багато шляхів неформального поширення  інформації. Але неформальна передача інформації - це в деякій мірі незаконні всередині організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інформацію поза офіційними каналами. В багатьох організаціях більша частина інформації, яка використовується в прийнятті директивних рішень, передається неофіційно. Неформальна передача інформації будує свої головні канали на основі соціальних груп, які визначаються структурою організації. Часте спілкування і ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і                     наслідком структури соціальних груп, які забезпечують засоби для ефективної             передачі інформації [10, c. 163].

     Отже, неформальна передача інформації знаходиться в такому ж співвідношенні з повноваженнями ототожнюючих себе груп і осіб, як і офіційна передача інформації в співвідношенні з ієрархічною структурою повноважень.

     Наслідки  неформальної передачі інформації. Система  неформальної передачі інформації є одночасно необхідною, неминучою та інколи роздратовуючою. Досить часто неофіційно передана інформація буває викривленою і неправдивою, оскільки вона не належить офіційному контролю.

     Один  з найбільш дієвих засобів посилити свій вплив в організації полягає в інтенсивному розвитку каналів неформальних зв'язків. Люди, які використовують неофіційні канали інформації, стають особливо впливовими, коли формальна система передачі перестає відповідати вимогам організації.

     Розвинута система неформальної передачі інформації, яка доповнює формальну, часто дає  можливість організації виконувати свої завдання швидко й                           оперативно [2, c. 132].

     Внутрішні та зовнішні канали обміну інформацією. Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки між своїми штатними співробітниками, а й іншими установами, організаціями населенням. При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських проблем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Розділ 3. Документальне  забезпечення інформаційного менеджменту: характерні ознаки і перспективи

     3.1.Документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації

     Інформація  в менеджменті є важливим ресурсом - вона дозволяє правильно орієнтуватись  у конкурентному середовищі, яке  постійно змінюється, прогнозувати і  аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі. Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа [10, c. 45].