Планування інформаційного менеджменту в організації

     - структура, прийнята в даній  конкретній фірмі, визначає організаційну  поведінку її співробітників, тобто  стиль менеджменту і якість  праці колективу. 

     

4. Загальні  характеристики організацій та складові її успіху

     Усі складні організації мають загальні характеристики. Ці загальні риси допомагають зрозуміти, чому, щоб досягти успіху, організацією необхідно керувати.

     1.Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації вміщує перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією, - це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація [15, c. 155].

     2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією із найважливіших характеристик  організації є її взаємозв'язок  із зовнішнім середовищем. Жодна  із організацій не може бути "острівцем у собі". Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища - як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти.

     Термін "зовнішнє середовище" враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові  акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і залежить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. Найкращі керівники в компанії "IBM" нічого не можуть зробити, щоб утримати маленьку японську компанію від виходу на ринок з новою інтегральною схемою, яка робить деякі види продукції "IBM" застарілими.

     З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість факторів зовнішнього середовища. Щоб досягти успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині.

     3. Горизонтальний розподіл праці.  Найбільш наочною характеристикою  організації є розподіл праці.  Якщо дві особи працюють для  досягнення однієї мети, вони  повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл великого обсягу роботи на багаточисленні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації виробляти значно більше продукції, ніж якби та ж кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонтального розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, маркетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які повинні бути успішно здійснені, щоб фірма досягла поставлених цілей [16, c. 212].

     4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви.

     Як  і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи - це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, за своєю суттю великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взаємопов'язаних організацій і багаточисельних неформальних груп, які виникають спонтанно.

     Вертикальний  розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить суть управління.

     Необхідність  управління. Для того, щоб організація  могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації. Вважається, що організація діє успішно лише тоді, коли досягла своєї мети.

     Які ж складові успіху організації?

     1. Виживання. Деякі організації  планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь запланованих завдань. Прикладом може служити будь-яка урядова комісія, яка створювалася для досягнення конкретної мети. Але виживання, можливість існувати якомога довше є первинним завданням більшості організацій. Це може продовжуватися нескінченно. Рекорд встановила римська католицька церква, яка діє уже протягом 2000 років.

     2. Результативність і ефективність. Щоб успішно господарювати протягом тривалого часу, вижити й досягти мети, організація повинна бути як ефективною, так і результативною [15, c. 158].

     3. Продуктивність. Ефективність можна  виміряти і виразити кількісно, тому що є можливість визначити грошову оцінку ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються.

     Відносна  ефективність організації називається  продуктивністю. Вона виражається в кількісних одиницях. Ключовою складовою продуктивності є якість [15, c.159].

     4. Практична реалізація. Управлінські  рішення, як би добре вони не були обґрунтовані з точки зору теорії і підкріплені дослідженнями, це лише ідеї, думки. А виробничі організації мета управління - це виконання реальної роботи реальними людьми. Рішення є успішними тоді, коли вони реалізуються практично, результативно і ефективно, перетворюються в дію.

     На  теперешньому етапі розвитку створюється велика кількість нових організацій. Нова організація сучасного промислового або сільськогосподарського виробництва повинна відповідати таким вимогам:

     - невеликі організаційні підрозділи з невеликою кількістю працівників, але вони повинні мати більш високий, ніж раніше, кваліфікаційний і освітній рівні;

     - небагато рівнів управлінської ієрархії;

     - бригадні організаційні структури;

     - орієнтація виробництва на обслуговування споживача;

     - гнучкий, який може швидко змінюватись, асортимент продукції;

     - мінімум запасів і гнучкі виробничі системи;

     - більш високий рівень виробництва і якомога менші йоговитрати.

     Нові виробництва повинні будуватися на певних принципах.

     Не  можна будувати організацію враховуючи тільки здібності наявних людей: її потрібно будувати як інструмент для досягнення чітко визначеної мети і підбирати людей, здатних забезпечити досягнення цієї мети.

     Принцип єдиноначальності: жодна людина не повинна звітуватися більш ніж одному керівнику і повинна одержувати накази тільки від одного керівника.

     Принцип спеціалізації у сфері управління: всі дії, які регулярно повторюються, слід твердо розподіляти між працівниками апарату управління і не дублювати їх.

     Принцип діапазону управління: рекомендується мати не більше 6-12 підлеглих.

     Постійне  обмеження числа ієрархічних  щаблів у структурі організації (чим більше підприємство, тим складніше ним управляти).

     Принцип делегування повноважень: керівник ніколи не повинен сам робити те, що може зробити його підлеглий.

     Сучасні менеджери повинні знати, що в  рамках нового управлінського мислення будь-яка виробнича система розглядається як соціотехнічна. Вона складається з двох підсистем:                                                                                                                                            а) технічної, до якої входять не тільки машини, верстати, обладнання, всі види технологій, а й управлінські знання, організаційні структури, методи планування, організація робочих місць та рівень кваліфікації та підготовки робочої сили, технологічні прийоми та навички роботи;

     б) соціальної, яка містить усі форми  морального та матеріального стимулювання праці, стиль управління, участь робочих і службовців у процесі прийняття рішень, створення кар'єри та просування по службі, організаційну культуру та ін. Таким чином, усі проблеми повинні вирішуватися в рамках єдиної соціальної системи.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Розділ 2. Роль і значення інформації в управлінській діяльності

     2.1.Структура,  форми подання  та відображення економічної інформації

     Термін  «інформація» означає пояснення, викладання, повідомлення. Відомо багато визначень  цього поняття, які даються за різних підходів до нього в різних наукових галузях. Під інформацією розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт [10, c. 67].

     Економічна  інформація є інструментом управління і водночас належить до його елементів, її потрібно розглядати як один із різновидів управлінської інформації, яка забезпечує розв'язування задач організаційно-економічного управління народним господарством. Отже, економічна інформація - сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвитку народного господарства та його ланок. В управлінні виробництвом вирізняють інформаційні процеси, в яких інформація виконує роль предмета праці («сира інформація») і продукту праці («оброблена інформація»). Якщо підійти до поняття економічної інформації з кібернетичних позицій, то інформаційний процес управління можна кваліфікувати як перетво-рення первинних відомостей (вхідних даних) на економічну інформацію, необхідну для прийняття рішень, які спрямовані на забезпечення заданого стану народного господарства й оптимального його розвитку.

     Економічна  інформація невіддільна від інформаційного процесу управління, який відбувається у виробничій або невиробничій сфері. Тому економічна інформація використовується в усіх галузях народного господарства й у всіх органах загальнодержавного управління [5, c. 96].

     Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають із її сутності. Найважливішими з них є:

     -   залежність від об'єкта управління;

     - переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних із зображенням числових величин у дискретному вигляді;

     -    провідна значущість операцій автоматизованої обробки даних (арифметичних і логічних) при забезпеченні високої точності результатів обчислень;

     -   необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки даних;

     -    значні розміри оброблюваної інформації у випадку використання її в процесах обробки поряд зі змінними і сталими (постійними) даними;

     -   необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і тих самих даних за різними критеріями;

     -   необхідність стиснення розмірів при передачі з нижчої ланки управління до вищої;

     -    необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо.

     Властивості економічної інформації слід брати  до уваги при розробці комп'ютерних  систем обробки даних, при визначенні вимог до всіх видів даних систем. Економічну інформацію розрізняють за належністю до сфери матеріального виробництва і невиробничої сфери, за галузями народного господарства і підгалузями згідно з прийнятим групуванням господарства.

     Структурою  економічної інформації визначається її будова, виділення тих чи інших  елементів. Ці елементи називаються інформаційними одиницями. Із простих інформаційних одиниць утворюються складні. Дуже часто серед таких одиниць встановлюється ієрархічна залежність від простих до складних і навпаки.

     Найбільшими інформаційними одиницями (одиницями  найвищого рангу) є ті, які співвідносяться передусім з поняттям об'єкта управління. За такий об'єкт у сфері економіки беруть народне господарство та його ланки. Тому об'єктом управління вважають галузь народного господарства, галузь промисловості, промислове об'єднання (підгалузь), підприємство, комерційну структуру тощо.

     З позицій комерційної структури (підприємства) уся сукупність інформації є одиницею вищого рангу (рівня). Такою самою одиницею вищого рівня є сукупність інформації будь-якого іншого об'єкта управління. Ця одиниця відома під назвою інформаційна база (ІБ) відповідного об'єкта і тлумачиться досить вільно. Крім об'єктів управління ними можуть бути будь-які інші, наприклад планування, облік і аналіз господарської діяльності як функціональні управлінські роботи. Тому доречно говорити і про їх ІБ. Інформаційна база становить основу інформаційної системи будь-якого об'єкта, передусім об'єкта управління, тому вона є частиною інформаційної системи (ІС). ІС, крім інформаційної бази, містить у собі ще і й організацію в реальних умовах, її зазначене функціонування. Інформаційною системою передбачається склад джерел формування ІБ, її взаємодія з іншими ІБ, цільове призначення [16, c. 183].